À partir de 2025, toutes les entreprises allemandes devront adopter la facturation électronique. Pour soutenir cette transition, nous avons organisé le 28 novembre 2024 un webinaire avec notre client TMD Friction.
Les participants à l'événement ont reçu :
- Principales mises à jour sur le mandat de facturation électronique 2025.
- Conseils pour la planification de projets, l'installation informatique et les meilleures pratiques.
- Perspectives pratiques de l'expérience de TMD en matière d'e-facturation.
Vous trouverez ci-dessous un résumé du webinaire. Ici vous pouvez visionner l'enregistrement et télécharger les diapositives du webinaire (tous deux en allemand).
Mise à jour de l'e-facturation : 2025, c'est le début, mais ce n'est pas la fin
À partir du 1er janvier 2025, la facturation électronique devient facultative pour les expéditeurs mais obligatoire pour les destinataires en Allemagne. Les formats acceptés comprennent les normes conformes à la norme EN16931 telles que CII, UBL, XRechnung et ZUGFeRD. D'ici 2027, la facturation électronique sera obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 800 000 euros. À partir de 2028, toutes les entreprises devront émettre des factures électroniques. En outre, la période d'archivage des factures sera réduite à huit ans.
Au niveau européen, le ViDA vise à rendre la facturation électronique obligatoire dans tous les pays de l'UE d'ici à 2030, ouvrant ainsi la voie à des normes de facturation numérique harmonisées.
6 étapes vers la conformité
De nombreuses entreprises ont déjà commencé à mettre en œuvre la réforme de la facturation électronique. Une enquête menée lors de notre webinaire a révélé ce qui suit :
- 21% n'a pas encore commencé,
- 53% sont en phase d'évaluation et de planification,
- 17% sont bien avancés dans leur mise en œuvre,
- 9% sont presque terminées.
Selon Lisa Zvonetskaya, notre experte en facturation électronique, six étapes critiques sont indispensables pour se mettre en conformité. Elle est convaincue qu'"en suivant ces étapes, vous serez non seulement bien préparé aux changements à venir en Allemagne, mais vous tirerez également parti des avantages de la réforme pour assurer la réussite de votre entreprise".
1. Nommer un chef de projet dédié
La mise en œuvre de la facturation électronique nécessite une structure et une planification claires. Un chef de projet spécialisé veille à ce que les changements réglementaires, les exigences des clients et les délais soient respectés. Il coordonne les parties prenantes internes et externes et rassemble les compétences nécessaires dans des domaines tels que l'informatique, l'ERP, la comptabilité et la fiscalité.
Compte tenu de la complexité, qui dépend des systèmes utilisés et du niveau de numérisation, il est essentiel de planifier à l'avance. Le gestionnaire de projet veille à ce que la mise en œuvre se fasse dans les délais et à ce que les risques soient réduits au minimum.
2. Obtenir une vue d'ensemble des clients et des fournisseurs
Il est essentiel d'avoir une vue d'ensemble claire pour définir avec précision l'étendue d'un projet de facturation électronique et éviter les surprises après la mise en service. Dès le début, identifiez les formats de facturation et les canaux de soumission utilisés, et demandez à vos partenaires quand ils prévoient de passer au nouveau format. Tenez également compte des demandes spéciales et des différents types de factures (domestiques, UE, exportations, remises, notes de crédit, factures groupées).
Cette analyse permet de définir précisément la portée du projet, d'aborder et de numériser tous les scénarios pertinents en matière de coûts et de clients, et de minimiser les risques. Il faut également s'assurer que les données de base des clients et des fournisseurs sont complètes et accessibles au sein de l'entreprise.
3. Décider de fabriquer ou d'acheter
Une fois que la portée du projet de mise en œuvre de la facturation électronique est à peu près définie, vous devez décider des parties que vous souhaitez gérer en interne et de celles pour lesquelles vous avez besoin d'un soutien externe. Demandez-vous si vous avez seulement besoin d'un logiciel ou si vous avez également besoin de l'expertise du marché et des conseils d'un prestataire de services. Souhaitez-vous un fournisseur pour chaque pays ou une solution pour toutes vos factures internationales ? Ces questions vous aideront à trouver le bon fournisseur qui répond à vos besoins et à prendre une décision en connaissance de cause.
4. Vérifier l'interopérabilité de l'ensemble de données avec la norme EN 16931
Identifier les lacunes qui ne sont pas conformes à la législation fiscale et qui doivent être comblées de toute urgence, ainsi que celles qui peuvent être ignorées et mises en œuvre ultérieurement. Cette analyse n'est pas seulement pertinente pour l'Allemagne, mais aussi pour le commerce intra-UE, et sera importante à l'avenir pour des pays tels que Espagne et France.
5. Mettez vos logiciels à jour
Veillez à ce que votre infrastructure informatique et vos logiciels soient à jour. Si votre fournisseur propose des mises à jour, vous devez les mettre en œuvre, car les fournisseurs de services doivent également adapter leurs logiciels aux nouvelles exigences. Une mise à jour est souvent nécessaire pour conserver toutes les fonctionnalités et se préparer à la réforme.
Pour nos clients TecCom qui utilisent des modules SAP, cela peut signifier une mise à niveau vers TecRM 3.1, tandis que les clients non-SAP peuvent avoir besoin de passer du client Dispatch et Pull à Connect 5. Veillez à aborder ce point avec votre fournisseur à l'avance.
6. Faire de la réforme un avantage concurrentiel
Mettez en œuvre la facturation électronique de manière proactive - n'attendez pas que tout le monde vous rattrape. Cela vous permettra d'obtenir le paiement de vos factures plus rapidement, d'améliorer votre flux de trésorerie et d'augmenter vos liquidités. Elle vous permettra de bénéficier d'une plus grande souplesse financière et de réaliser des économies. La plupart des documents étant disponibles dans un format électronique structuré, vous n'aurez plus besoin d'imprimer, d'utiliser de l'encre et de faire du travail manuel grâce à un traitement transparent.
Bénéficiez d'une transparence totale sur le statut de vos factures et offrez à vos clients l'avantage supplémentaire d'automatiser le traitement des factures sans effort manuel. Ils apprécieront cette valeur.
L'adhésion de toutes les parties prenantes est essentielle à la réussite
Notre client TMD Friction est un précurseur dans le domaine de la facturation électronique, ayant commencé dès 2009. Lors du webinaire, Sarah Schwarz, responsable du développement des processus d'affaires chez TMD, a partagé des informations précieuses sur leur projet de mise en œuvre de l'e-facturation. TMD a utilisé la solution TecCom pour déployer la facturation électronique pour ses clients du secteur des pièces détachées dans le monde entier.
Les préoccupations environnementales en étaient le principal moteur : réduction de l'utilisation du papier et amélioration de l'efficacité grâce aux processus numériques. "Au début, il a fallu convaincre les gens, notamment en ce qui concerne la reconnaissance réglementaire et la fiabilité", explique Sarah Schwarz. Les clients se sont montrés majoritairement favorables à la transition, et le contact direct a permis à la DGT de répondre aux questions et de résoudre les problèmes.
L'implication de tous les services internes concernés - du service clientèle aux équipes logistiques - a été un facteur clé de la réussite du projet. Il est essentiel d'informer régulièrement tous les employés qui sont en contact avec la facturation électronique et d'intégrer le projet à grande échelle dans l'entreprise. En outre, le choix du bon partenaire joue un rôle important dans la réussite du projet.
Aujourd'hui, 98% des factures de la DGT sont envoyées par voie électronique - en toute sécurité, signées et accompagnées d'un journal des transactions. Cela contribue non seulement à la protection de l'environnement, mais aussi à l'efficacité.
Résumé : Transformer un défi en opportunité
En substance, le webinaire met en évidence trois points clés sur la manière de gérer avec succès un projet de facturation électronique.
- Affecter les ressources dès maintenant : Saisissez l'occasion d'allouer des ressources en temps utile et de jeter les bases de la réussite.
- Transformer les défis en opportunités : Transformez les exigences nécessaires en un avantage concurrentiel pour votre entreprise.
- Choisissez un partenaire à l'épreuve du temps : Associez-vous à un fournisseur fiable et innovant pour une collaboration durable et à long terme.
Prêt à commencer ? Nous sommes là pour vous aider à saisir les opportunités qu'offre le passage à la facturation électronique et à préparer l'avenir de votre entreprise. Une analyse TecCom GAP constitue un excellent point de départ.
Contactez-nous pour en savoir plus.
