Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung einführen. Um diese Umstellung zu unterstützen, veranstalteten wir am 28. November 2024 ein Webinar in Zusammenarbeit mit unserem Kunden TMD Friction.
Die Teilnehmer der Veranstaltung erhielten:
- Aktuelle Informationen über das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung 2025.
- Tipps für Projektplanung, IT-Einrichtung und bewährte Verfahren.
- Praktische Einblicke in die E-Invoicing-Reise von TMD.
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung des Webinars. Hier können Sie die Aufzeichnung ansehen und die Webinar-Folien downloaden (beides auf Deutsch).
E-Invoicing 2025: Der Anfang, nicht das Ende
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für Versender fakultativ, für Empfänger jedoch obligatorisch. Zu den akzeptierten Formaten gehören EN16931-konforme Standards wie CII, UBL, XRechnung und ZUGFeRD. Ab 2027 ist e-Rechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend. Ab 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen. Außerdem wird die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen auf acht Jahre verkürzt.
Auf europäischer Ebene zielt die ViDA-Initiative darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung bis 2030 in allen EU-Ländern verbindlich vorzuschreiben und so den Weg für harmonisierte digitale Rechnungsstellungsstandards zu ebnen.
6 Schritte zur Einhaltung der Vorschriften
Viele Unternehmen haben bereits mit der Umsetzung der E-Invoicing-Reform begonnen. Eine während unseres Webinars durchgeführte Umfrage ergab Folgendes:
- 21% haben noch nicht begonnen,
- 53% befinden sich in der Bewertungs- und Planungsphase,
- 17% sind in der Umsetzung weit fortgeschritten,
- 9% sind fast fertig.
Laut unserer TecCom e-Invoicing-Expertin, Lisa Zvonetskaya, sind sechs Schritte für die Einhaltung der Vorschriften entscheidend: "Wenn Sie diese Schritte befolgen, sind Sie nicht nur gut auf die bevorstehenden Änderungen in Deutschland vorbereitet, sondern können auch die Vorteile der Reform nutzen, um Ihren Geschäftserfolg zu steigern."
1. Ernennen Sie einen dedizierten Projektleiter
Die fristgerechte Umsetzung der Reform erfordert eine klare Struktur und Planung. Ein Projektleiter sorgt dafür, dass gesetzliche Änderungen, Kundenanforderungen und Fristen eingehalten werden. Er koordiniert die internen und externen Beteiligten und stellt das erforderliche Fachwissen aus Bereichen wie IT, ERP, Rechnungswesen und Steuern zusammen.
Angesichts der Komplexität, die von den verwendeten Systemen und dem Grad der Digitalisierung abhängt, ist eine frühzeitige Planung entscheidend. Der Projektleiter sorgt für eine rechtzeitige Umsetzung und minimiert die Risiken.
2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Kunden und Lieferanten
Ein klarer Überblick ist unerlässlich, um den Umfang eines E-Invoicing-Projekts genau zu definieren und Überraschungen nach dem Go-Live zu vermeiden. Ermitteln Sie frühzeitig die vo Ihren Partnern verwendeten Rechnungsformate und Übermittlungskanäle und fragen Sie, wann diese die Umstellung auf das neue Format planen. Berücksichtigen Sie auch Sonderwünsche und verschiedene Arten von Rechnungen (Inland, EU, Export, Rabatte, Gutschriften, Sammelrechnungen).
Diese Analyse hilft, den Projektumfang genau zu definieren, für alle alle relevanten Kosten- und Kundenszenarien gewappnet zu sein, sowie Risiken zu minimieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die erforderlichen Kunden- und Lieferantenstammdaten vollständig und im Unternehmen zugänglich sind.
3. Entscheiden Sie sich: Make-or-Buy
Sobald der Projektumfang grob definiert ist, müssen Sie entscheiden, welche Teile Sie intern übernehmen wollen und wo Sie externe Unterstützung benötigen. Überlegen Sie, ob Sie nur Software benötigen oder auch Marktkenntnisse und Beratung von einem Dienstleister erforderlich ist. Wollen Sie einen Anbieter für jedes Land oder eine Lösung für alle Ihre internationalen Rechnungen? Diese Fragen helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.und den richtigen Anbieter zu finden.
4. Überprüfen Sie Ihren Datensatzes auf Interoperabilität nach EN 16931
Identifizieren Sie Lücken, die nicht steuerkonform sind und dringend angegangen werden müssen, sowie solche, die zurückgestellt und später umgesetzt werden können. Diese Analyse ist nicht nur für Deutschland, sondern auch für den Intra-EU-Handel relevant und wird in Zukunft wichtig sein für Länder wie Spanien und Frankreich.
5. Bringen Sie Ihre IT-Infrastruktur und Software auf den neuesten Stand
Wenn Ihr Anbieter Updates anbietet, sollten Sie diese umsetzen, denn auch Dienstleister müssen ihre Software an neue Anforderungen anpassen. Ein Update ist oft notwendig, um die volle Funktionalität zu erhalten und für die Reform gerüstet zu sein.
Für unsere TecCom-Kunden, die SAP-Module einsetzen, kann dies ein Upgrade auf TecRM 3.1 bedeuten, während es für Nicht-SAP-Kunden ratsam sein kann vom Dispatch- und Pull-Client auf Connect 5 umzusteigen. Klären Sie dies rechtzeitig mit Ihrem Provider ab.
6. Nutzen Sie die Reform als Wettbewerbsvorteil
Führen Sie die elektronische Rechnungsstellung proaktiv ein und warten Sie nicht, bis alle anderen anfangen. So bekommen Sie Ihre Rechnungen schneller bezahlt, können den Cashflow verbessern und die Liquidität steigern. Dies führt zu größerer finanzieller Flexibilität und Kosteneinsparungen. Da die meisten Dokumente in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, entfallen Druckkosten, Tinte und manuelle Arbeit durch eine nahtlose Verarbeitung.
Gewinnen Sie volle Transparenz über den Status Ihrer Rechnungen und bieten Sie Ihren Kunden den zusätzlichen Vorteil einer automatisierten Rechnungsbearbeitung ohne manuellen Aufwand.
Der Erfolg liegt im Miteinander
Unser Kunde TMD Friction ist ein Vorreiter auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung und hat bereits 2009 damit begonnen. In dem Webinar gab Sarah Schwarz, TMD Business Process Development Manager, wertvolle Einblicke in ihr E-Invoicing-Implementierungsprojekt. TMD hat die TecCom-Lösung genutzt, um E-Invoicing für Aftermarket-Kunden weltweit einzuführen.
Den Ausschlag für die frühzeitige Einführung gaben Umweltaspekte, wie die Reduzierung des Papierverbrauchs, sowie die Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse. "Anfangs war Überzeugungsarbeit nötig, vor allem in Bezug auf die behördliche Anerkennung und Zuverlässigkeit", sagte Sarah Schwarz im Webinar. Die Kunden standen der Umstellung überwiegend positiv gegenüber, und der direkte Kontakt ermöglichte es TMD, Fragen zu klären und Bedenken auszuräumen.
Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des Projekts war die Einbeziehung aller relevanten internen Abteilungen - vom Kundendienst bis zu den Logistikteams. Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Mitarbeiter, die mit der elektronischen Rechnungsstellung in Berührung kommen, regelmäßig zu informieren und das Projekt im gesamten Unternehmen zu verankern. Außerdem spielt die Wahl des richtigen Partners eine wichtige Rolle für den Erfolg des Projekts.
Heute werden 98% der TMD-Rechnungen elektronisch versandt - sicher, signiert und mit Transaktionsprotokollen. Das hilft nicht nur der Umwelt, sondern steigert auch die Effizienz.
Fazit: Aus Herausforderung wird Chance
Das Webinar zeigt drei Schlüssel für ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt:
- Weisen Sie jetzt Ressourcen zu und legen Sie den Grundstein für Erfolg.
- Machen Sie Herausforderungen zu Chancen und Anforderungen zum Wettbewerbsvorteil.
- Wählen Sie einen zukunftssicheren, innovativen und zuverlässigen Partner, um eine langfristige und nachhaltige Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Sind Sie bereit loszulegen? Wir helfen Ihnen, die Chancen der Umstellung auf E-Invoicing zu nutzen und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Ein guter Startpunkt ist eine TecCom GAP-Analyse.
Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr.
