Mit der Richtlinie über die Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA), die am 5. November 2024 verabschiedet wurde und auf die Zustimmung des Europäischen Parlaments wartet, verändert die EU die Einhaltung der Steuervorschriften. Diese Richtlinie zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung in der EU zu vereinfachen und zu harmonisieren, um ein effizienteres Mehrwertsteuersystem zu schaffen.
Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Änderungen, die ViDA und die lokalen Vorschriften mit sich bringen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Frankreich, Deutschland, Polen, Spanien und Belgien, wo die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Zeitraum 2025-2026 beginnt.
Was ist ViDA?
Mit der ViDA-Richtlinie wird die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Meldung von Mehrwertsteuerdaten in allen EU-Mitgliedstaaten im nächsten Jahrzehnt verbindlich eingeführt. Sie stützt sich auf drei Säulen, wobei sich die erste auf Reformen der elektronischen Rechnungsstellung zur Modernisierung der Mehrwertsteuerberichterstattung konzentriert. Zu den wichtigsten Punkten gehören:
- Abschaffung des Erfordernisses der vorherigen Genehmigung durch den Käufer, das ein großes Hindernis für die breite Einführung der elektronischen Rechnungsstellung war.
- Genehmigung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich, Abschaffung der Notwendigkeit von EU-Ausnahmen und Vereinfachung der Umsetzung in allen Mitgliedstaaten in den nächsten fünf Jahren.
- Obligatorische elektronische Rechnungsstellung und elektronische MwSt.-Erklärung für grenzüberschreitende Umsätze ab 1. Juli 2030.
- EN16931 Standardnorm für alle inländischen und grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen ab 2030.
- Harmonisierung der elektronischen Rechnungs- und Meldesysteme, wahrscheinlich nach einem Fünf-Ecken-Modell (wie in Frankreich), bis 2035.
Diese Richtlinie wird erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Europäische Union haben. Einige Länder, wie Italien, werden bestehende Reformen anpassen müssen, während andere die ViDA als Grundlage für ihre Regulierungsinitiativen und die Vorbereitung auf das Jahr 2030 nutzen werden.
Wie wird die elektronische Rechnungsstellung auf den wichtigsten europäischen Märkten umgesetzt?
Mehrere EU-Länder haben bereits vor der ViDA mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung begonnen. Fünf Länder werden die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2025 oder 2026 verpflichtend einführen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Details zu diesen Entwicklungen.
FRANKREICH
Zeitleiste:
- 1. September 2026: Obligatorischer Rechnungsempfang für alle Unternehmen und Rechnungsausstellung für große Unternehmen (Umsatz > 50 Mio. € und > 250 Mitarbeiter).
- 1. September 2027: Obligatorische Rechnungsausstellung für alle Unternehmen.
System einrichten:
- Umfang:
- Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle inländischen B2B-Rechnungen.
- Die elektronische Meldepflicht gilt für alle anderen mehrwertsteuerrelevanten Umsätze (internationales B2B und B2C).
- Formate:
- Europäische Norm EN16931 (XML UBL und CII) und Factur-X (PDF und XML CII).
- Andere Formate können verwendet werden, wenn beide Parteien einverstanden sind und die erforderlichen Daten extrahiert werden können.
- Börsenmodell - Dezentrales Fünf-Ecken-Modell:
- Das System stützt sich auf private Plattformen ("PDPs" = Plateformes de Dématérialisation Partenaires), die bei den französischen Steuerbehörden registriert sind.
- Die PDPs übermitteln Daten in Echtzeit für inländische B2B-Transaktionen oder in regelmäßigen Abständen für internationale B2B- und B2C-Transaktionen an die zentrale Plattform des Staates namens PPF" (Portail Public de Facturation).
Dezentrales 5-Ecken-Modell in Frankreich
DEUTSCHLAND
Die elektronische Rechnungsstellung ist seit November 2020 für B2G-Transaktionen verpflichtend (für die föderale Regierung und fünf Regionen; für andere wird nur die Verpflichtung zum Erhalt elektronischer Rechnungen durchgesetzt). Mit der neuen Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird die Verpflichtung auf B2B-Transaktionen ausgedehnt, und es wird erwartet, dass die elektronische Berichterstattung bald einbezogen wird.
Zeitleiste:
- 1. Januar 2025: Obligatorischer Rechnungsempfang für alle Unternehmen.
- 1. Januar 2027: Verpflichtende Rechnungsstellung für KMU und große Unternehmen (Umsatz > 800 T€).
- 1. Januar 2028: Obligatorische Rechnungsausstellung für alle Unternehmen.
System einrichten
- Anwendungsbereich: Die neue Verpflichtung gilt für inländische B2B-Rechnungen, ausgenommen Rechnungen mit geringem Wert (< 250 €) und Reisekosten.
- Formate:
- Übereinstimmung mit der europäischen semantischen Norm EN16931 (XML UBL und CII).
- Formate wie ZUGFeRD, X-Rechnung, Peppol BIS 3.0 werden ebenfalls akzeptiert.
- Andere Formate sind zulässig, wenn beide Parteien zustimmen und die erforderlichen Standarddaten extrahiert werden können.
- Austauschmodell - offenes Modell (vorläufig): Keine zentrale Plattform oder vorgeschriebenes System; alle Modelle sind zulässig (z. B. Peppol-Netz, traditionelle EDI-Verbindungen, E-Mail), solange sie die Dokumentation eines vollständigen Prüfpfads ermöglichen.
POLEN
Für B2G-Transaktionen wurde bisher nur die Verpflichtung zum Erhalt von Rechnungen eingeführt.
Mit der neuen Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B- und B2G-Transaktionen verbindlich eingeführt.
Zeitleiste:
- 1. Februar 2026: Verpflichtung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen PLN.
- 1. April 2026: Verpflichtung für alle anderen Unternehmen.
System einrichten:
- Umfang: Obligatorisch für alle inländischen B2B- und B2G-Rechnungen (optional für B2C-Transaktionen).
- Formate: XML "FA(3)" speziell für Polen.
- Austauschmodell: Zentralisiertes Pre-Clearance-Modell
- Ein zentralisiertes Vorabklärungsmodell (ähnlich dem italienischen System), das für jede eingereichte Rechnung eine "UPO"-Quittung verlangt, wird über eine zentrale Plattform namens "KSeF" (Krajowy System e-Faktur) umgesetzt.
- Für B2G-Transaktionen kann auch die Plattform "PEF" (Platformy Elektronicznego Fakturowania) genutzt werden, die an das Peppol-Netz angeschlossen ist.
- Die elektronische Meldung an die Steuerbehörden erfolgt automatisch über die elektronische Rechnungsstellung.
Zentralisiertes Pre-Clearance-Modell in Polen
BELGIEN
Die elektronische Rechnungsstellung für B2G ist in Belgien seit 2020 obligatorisch und wird durch das Mercurius-Portal und das Peppol-Netzwerk erleichtert.
Mit der neuen Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird diese Verpflichtung auf B2B-Transaktionen ausgedehnt.
Zeitplan: 1. Januar 2026: Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich für alle Unternehmen.
System einrichten:
- Anwendungsbereich: Die Verpflichtung gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen.
- Formate: Peppol BIS 3.0 Rechnung (gemäß der Norm EN16931) über das Peppol-Netz oder andere Formate über alternative Kanäle, wenn beide Parteien zustimmen.
- Exchange Model - Dezentrales B2B-Netzwerk:
- Die Unternehmen werden ermutigt, die an das Peppol-Netz angeschlossenen Betreiber zu wählen, können aber auch direkt wechseln.
- Zunächst wird eine öffentliche Plattform namens "Hermes", die mit dem Peppol-Netz verbunden ist, den Rechnungsempfängern standardmäßig kostenlos zur Verfügung stehen. Letztere erhalten per E-Mail ein PDF und die XML-Datei der Rechnung.
- Alternativ können die Empfänger auf eine private Plattform ihrer Wahl umsteigen, die elektronische Rechnungen verarbeiten kann.
Dezentrales B2B-Netz in Belgien
SPANIEN
Spanien führte 2015 über die Plattform "FACe" die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ein, die von den meisten Regionen übernommen wurde, mit Ausnahme des Baskenlandes, das einen eigenen Zeitplan verfolgt. Die obligatorische elektronische Berichterstattung (SII) ist seit 2017 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 6 Mio. EUR vorgeschrieben.
Ein neues Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich war für kleine Unternehmen bis Juli 2025 geplant, wird sich aber wahrscheinlich verzögern. Ein neues Dekret wird den Zeitplan für diese Reform klären.
Zeitplan: Ursprünglich für den 1. Januar 2024 und den 1. Januar 2025 vorgesehen, wurde die Verpflichtung auf unbestimmte Zeit verschoben (wahrscheinlich nicht vor 2026-2027).
System einrichten:
- Anwendungsbereich: Das neue Mandat für die elektronische Rechnungsstellung gilt für B2B-Rechnungen und schließt die elektronische Meldung an die zentrale Steuerverwaltung ein.
- Formate: FacturaE (XML)-Format über die öffentliche Plattform oder andere Formate (z. B. XML UBL, EDIFACT oder XML CII gemäß der europäischen Norm EN16931) für den Austausch zwischen privaten Plattformen.
- Austauschmodell - dezentralisiertes 5-Ecken-System: Ähnlich wie das ursprüngliche französische Modell wird das spanische System eine zentrale Plattform, "SPFE" (Solución Pública de Facturación Electrónica), und zertifizierte private Plattformen umfassen, die die erforderlichen Daten an die Steuerverwaltung melden.
Dezentrales 5-Ecken-Modell in Spanien
Wie können Sie sich vorbereiten?
- Verstehen Sie den Zeitplan: Ermitteln Sie, wann in den Ländern, in denen Sie tätig sind, neue E-Invoicing-Vorschriften gelten.
- Übernehmen Sie die Normen: Machen Sie sich mit der Norm EN16931 und anderen anerkannten Formaten vertraut.
- Arbeiten Sie mit Experten zusammen: Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Anbieter zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Ihre E-Invoicing-Prozesse zu optimieren.
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ViDA stellt einen massiven Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen die Mehrwertsteuerabrechnung handhaben. Unabhängig davon, ob Sie bereits in einem Land tätig sind, in dem die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, oder ob Sie sich auf bevorstehende Änderungen vorbereiten, ist eine frühzeitige Einführung der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften.
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