Dem weltweiten Trend zur Einführung eines Rechnungsstellungsmodells folgend, ist Polen nach Italien und Frankreich das nächste europäische Land, das ein Rechnungsstellungsmodell für alle inländischen Rechnungen einführt.
Ab dem 1. Februar 2026 müssen Unternehmen in Polen, die im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) erwirtschaftet haben, alle Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) elektronisch abwickeln. Ab dem 1. April 2026 gilt diese Verpflichtung auch für alle anderen Steuerzahler. Der direkte Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist nicht mehr zulässig.
Unternehmen, die ihren eingetragenen Sitz oder eine ständige Niederlassung in Polen haben, müssen elektronische Rechnungen in einem bestimmten XML-Format ausstellen und sie dem nationalen System KSeF (Krajowy System e-Faktur) zur Abrechnung vorlegen.
Im Rahmen des Mandats kann die Integrität und Authentizität der Rechnung durch das KSeF sichergestellt werden. Eine zusätzliche Unterschrift wird nicht benötigt. Die KSeF wird auch ein Langzeitarchiv zur Verfügung stellen, es wird jedoch empfohlen, dass die Steuerzahler im Falle von Streitigkeiten mit den Steuerbehörden ihr eigenes Archiv verwenden. In jedem Fall müssen die Rechnungen mit der von der KSeF zur Verfügung gestellten eindeutigen ID 10 Jahre lang aufbewahrt werden, einschließlich einer Visualisierung, die außerhalb des nationalen Systems erstellt wurde.
Unternehmen, die die strengen polnischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nicht erfüllen, müssen mit Geldstrafen rechnen.
Es ist möglich, das System bereits während der freiwilligen Phase ab September 2023 zu nutzen. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen und rechtzeitig mit den Vorbereitungen für das Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung beginnen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Je nach dem heutigen Rechnungsprozess bedeutet dies, dass die Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware aufgerüstet, von der Papierrechnung auf den elektronischen Rechnungsprozess umgestellt und von PDF auf ein strukturiertes Datenformat wie tXML2.5 umgestellt werden muss.
Den Link zum Gesetzesentwurf finden Sie hier: Projekt (rcl.gov.pl)
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