A partir de 2025, todas las empresas alemanas deberán adoptar la facturación electrónica. Para apoyar esta transición, el 28 de noviembre de 2024 organizamos un seminario web con nuestro cliente TMD Friction. Fricción TMD.
Los asistentes al acto recibieron:
- Principales novedades sobre el mandato de facturación electrónica de 2025.
- Consejos sobre planificación de proyectos, configuración informática y buenas prácticas.
- Perspectivas prácticas de la facturación electrónica de TMD.
A continuación encontrará un resumen del seminario web. Aquí podrá ver la grabación y descargar las diapositivas del webinar (ambos en alemán).
Facturación electrónica: empieza pero no acaba en 2025
A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica será opcional para los remitentes, pero obligatoria para los destinatarios en Alemania. Entre los formatos aceptados figuran las normas EN16931, como CII, UBL, XRechnung y ZUGFeRD. En 2027, la facturación electrónica será obligatoria para las empresas con ingresos anuales superiores a 800.000 euros. A partir de 2028, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas. Además, el periodo de archivo de las facturas se reducirá a ocho años.
A escala europea, la ViDA tiene como objetivo hacer obligatoria la facturación electrónica en todos los países de la UE para 2030, allanando el camino para la armonización de las normas de facturación digital.
6 pasos hacia el cumplimiento
Muchas empresas ya han empezado a aplicar la reforma de la facturación electrónica. Una encuesta realizada durante nuestro seminario web reveló lo siguiente:
- 21% aún no han comenzado,
- 53% están en fase de evaluación y planificación,
- 17% están muy avanzados en su aplicación,
- 9% están casi terminados.
Según nuestra experta en facturación electrónica Lisa Zvonetskaya, hay seis pasos fundamentales para lograr la conformidad. Ella confía en que "siguiendo estos pasos, no solo estará bien preparado para los próximos cambios en Alemania, sino que también aprovechará las ventajas de la reforma para impulsar el éxito de su negocio."
1. Nombrar a un gestor de proyectos
La implantación de la facturación electrónica requiere una estructura y una planificación claras. Un gestor de proyectos especializado garantiza que los cambios normativos, los requisitos de los clientes y los plazos se aborden a tiempo. Coordina a las partes interesadas internas y externas y reúne la experiencia necesaria de áreas como TI, ERP, contabilidad y fiscalidad.
Dada la complejidad, que depende de los sistemas en uso y del nivel de digitalización, una planificación temprana es crucial. El gestor del proyecto garantiza la ejecución a tiempo y minimiza los riesgos.
2. Obtener una visión general de clientes y proveedores
Una visión de conjunto clara es esencial para definir con precisión el alcance de un proyecto de facturación electrónica y evitar sorpresas después de la puesta en marcha. Desde el principio, identifique los formatos de facturación y los canales de presentación utilizados, y pregunte a sus socios cuándo tienen previsto cambiar al nuevo formato. Asimismo, tenga en cuenta las solicitudes especiales y los distintos tipos de facturas (nacionales, de la UE, de exportación, descuentos, notas de crédito, facturas colectivas).
Este análisis ayuda a definir con precisión el alcance del proyecto, abordar y digitalizar todos los escenarios relevantes de costes y clientes, y minimizar los riesgos. Asimismo, garantiza que los datos maestros de clientes y proveedores necesarios estén completos y accesibles dentro de la empresa.
3. Decidir si comprar o fabricar
Una vez definido a grandes rasgos el alcance del proyecto de implantación de la facturación electrónica, hay que decidir qué partes se quieren gestionar internamente y cuáles necesitan apoyo externo. Considere si sólo necesita el software o si también necesita la experiencia en el mercado y el asesoramiento de un proveedor de servicios. ¿Quiere un proveedor para cada país o una solución para todas sus facturas internacionales? Estas preguntas le ayudarán a encontrar el proveedor adecuado que cumpla sus requisitos y a tomar una decisión con conocimiento de causa.
4. Comprobar el conjunto de datos para la interoperabilidad EN 16931
Identificar las lagunas que no cumplen la normativa fiscal y deben abordarse urgentemente, así como las que pueden despriorizarse y aplicarse más adelante. Este análisis no sólo es relevante para Alemania, sino también para el comercio intracomunitario, y será importante en el futuro para países como España y Francia.
5. Actualice su software
Asegúrese de que su infraestructura informática y su software están actualizados. Si su proveedor ofrece actualizaciones, debe aplicarlas, ya que los proveedores de servicios también necesitan adaptar su software a los nuevos requisitos. A menudo es necesaria una actualización para mantener la plena funcionalidad y estar preparado para la reforma.
Para nuestros clientes de TecCom que utilizan módulos SAP, esto puede significar la actualización a TecRM 3.1, mientras que los clientes que no utilizan SAP pueden tener que cambiar del cliente Dispatch and Pull a Connect 5. Asegúrese de tratar este tema con su proveedor con antelación.
6. Aprovechar la reforma como ventaja competitiva
Implemente la facturación electrónica de forma proactiva, no espere a que los demás se pongan al día. Esto le ayudará a que sus facturas se paguen más rápidamente, mejorará el flujo de caja y aumentará la liquidez. Aumenta la flexibilidad financiera y el ahorro de costes. Con la mayoría de los documentos disponibles en formato electrónico estructurado, eliminará la necesidad de impresión, tinta y trabajo manual gracias a un procesamiento sin fisuras.
Obtenga total transparencia sobre el estado de sus facturas y ofrezca a sus clientes la ventaja añadida de automatizar el procesamiento de facturas sin esfuerzo manual. Ellos apreciarán este valor.
Conseguir la participación de todas las partes interesadas es fundamental para el éxito
Nuestro cliente TMD Friction es un pionero en el campo de la facturación electrónica, ya que comenzó en 2009. En el seminario web, Sarah Schwarz, Directora de Desarrollo de Procesos de Negocio de TMD, compartió valiosos puntos de vista sobre su proyecto de implantación de la facturación electrónica. TMD ha utilizado la solución TecCom para implantar la facturación electrónica para sus clientes de Aftermarket en todo el mundo.
El principal motor fue la preocupación por el medio ambiente: reducir el uso de papel y mejorar la eficiencia mediante procesos digitales. "Al principio fue necesario convencer a la gente, sobre todo en lo relativo al reconocimiento normativo y la fiabilidad", dice Sarah Schwarz. Los clientes se mostraron mayoritariamente favorables a la transición, y el contacto directo permitió a TMD responder a las preguntas y resolver las dudas.
Un factor clave para el éxito del proyecto fue implicar a todos los departamentos internos pertinentes, desde el servicio de atención al cliente hasta los equipos de logística. Es fundamental informar periódicamente a todos los empleados que entran en contacto con la facturación electrónica e integrar el proyecto ampliamente en toda la empresa. Además, la elección del socio adecuado desempeña un papel importante en el éxito del proyecto.
En la actualidad, 98% de las facturas de TMD se envían electrónicamente, de forma segura, firmadas y con registros de transacciones. Esto no solo ayuda al medio ambiente, sino que también aumenta la eficiencia.
Resumen: Convertir un reto en una oportunidad
En esencia, el seminario web destaca tres puntos clave sobre cómo gestionar con éxito un proyecto de facturación electrónica.
- Asigne recursos ahora: Aproveche la oportunidad de asignar recursos a tiempo y siente las bases del éxito.
- Convierta los retos en oportunidades: Transforme los requisitos necesarios en una ventaja competitiva para su empresa.
- Elija un socio preparado para el futuro: Asóciese con un proveedor fiable e innovador para una colaboración sostenible a largo plazo.
¿Listo para empezar? Estamos aquí para ayudarle a aprovechar las oportunidades de la transición a la facturación electrónica y preparar su negocio para el futuro. Un buen punto de partida es un análisis TecCom GAP.
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