La UE está transformando el cumplimiento de las obligaciones fiscales con la Directiva sobre el IVA en la era digital (ViDA), adoptada el 5 de noviembre de 2024 y pendiente de aprobación por el Parlamento Europeo. Esta directiva pretende simplificar y armonizar la facturación electrónica en toda la UE para lograr un sistema de IVA más eficiente.
He aquí una guía rápida de los cambios clave que implica la ViDA y las normativas locales que se están aplicando, centrándose en Francia, Alemania, Polonia, España y Bélgica, donde los despliegues obligatorios comienzan en 2025-2026.
¿Qué es ViDA?
La Directiva ViDA introduce la facturación electrónica obligatoria y la declaración electrónica de los datos del IVA en todos los Estados miembros de la UE a lo largo de la próxima década. Se basa en tres pilares: el primero se centra en las reformas de la facturación electrónica para modernizar la declaración del IVA. Entre los aspectos más destacados figuran los siguientes:
- Eliminación del requisito de aprobación previa del comprador, que era un obstáculo importante para la adopción generalizada de la facturación electrónica.
- Autorización de la facturación electrónica B2B obligatoria, eliminando la necesidad de exenciones de la UE y simplificando la aplicación en todos los Estados miembros en los próximos cinco años.
- Obligatoriedad de la facturación electrónica y de la declaración electrónica del IVA para las transacciones transfronterizas, a partir del 1 de julio de 2030.
- Norma EN16931 por defecto para todas las transacciones B2B nacionales y transfronterizas a partir de 2030.
- Armonización de los sistemas de facturación y notificación electrónicas, probablemente siguiendo un modelo de cinco esquinas (como en Francia), para 2035.
Esta directiva tendrá importantes repercusiones en toda la Unión Europea. Algunos países, como Italia, tendrán que adaptar las reformas existentes, mientras que otros utilizarán la ViDA como base para lanzar sus iniciativas reguladoras y prepararse para 2030.
¿Cómo se aplica la facturación electrónica en los principales mercados europeos?
Varios países de la UE ya han empezado a aplicar la facturación electrónica antes de la ViDA. Cinco países introducirán la facturación electrónica obligatoria en 2025 o 2026. He aquí los detalles clave de estos avances.
FRANCIA
Calendario:
- 1 de septiembre de 2026: recepción obligatoria de facturas para todas las empresas y emisión para las grandes empresas (ingresos > 50 millones de euros y > 250 empleados).
- 1 de septiembre de 2027: Emisión obligatoria de facturas para todas las empresas.
Configuración del sistema:
- Alcance:
- La obligación de facturación electrónica se aplica a todas las facturas nacionales B2B.
- La obligación de declaración electrónica se aplica a todas las demás transacciones relacionadas con el IVA (B2B y B2C internacionales).
- Formatos:
- Norma europea EN16931 (XML UBL y CII) y Factur-X (PDF y XML CII).
- Pueden utilizarse otros formatos si ambas partes están de acuerdo y pueden extraerse los datos necesarios.
- Modelo de intercambio - Modelo descentralizado de cinco esquinas:
- El sistema se basa en plataformas privadas ("PDP" = Plateformes de Dématérialisation Partenaires) inscrita en el registro fiscal francés.
- Los PDP transmiten los datos en tiempo real para las transacciones B2B nacionales o periódicamente para las transacciones B2B y B2C internacionales a la plataforma central del Estado llamada "PPF" (Portail Public de Facturation).
Modelo descentralizado de 5 esquinas en Francia
ALEMANIA
La facturación electrónica es obligatoria para las transacciones B2G desde noviembre de 2020 (para el Gobierno federal y cinco regiones; para los demás, solo se aplica la obligación de recibir facturas electrónicas). La nueva reforma de la facturación electrónica amplía la obligación a las transacciones B2B, y se espera que pronto se incluya la notificación electrónica.
Calendario:
- 1 de enero de 2025: Recepción obligatoria de facturas para todas las empresas.
- 1 de enero de 2027: Emisión obligatoria de facturas para PYME y grandes empresas (ingresos <800.000 euros).
- 1 de enero de 2028: Emisión obligatoria de facturas para todas las empresas.
Configuración del sistema
- Ámbito de aplicación: La nueva obligación se aplica a las facturas B2B nacionales, excluidas las facturas de escasa cuantía (<250 euros) y los gastos de viaje.
- Formatos:
- Cumplimiento de la norma semántica europea EN16931 (XML UBL y CII).
- También se aceptan formatos como ZUGFeRD, X-Rechnung, Peppol BIS 3.0.
- Se admiten otros formatos si ambas partes están de acuerdo y se pueden extraer los datos estándar necesarios.
- Modelo - modelo abierto (por el momento): No hay plataforma central ni sistema impuesto; se admiten todos los modelos (por ejemplo, red Peppol, conexiones EDI tradicionales, correo electrónico) siempre que permitan documentar una pista de auditoría completa.
POLONIA
Para las transacciones B2G, hasta ahora sólo se ha implantado la obligación de recibir facturas.
La nueva reforma de la facturación electrónica introduce la facturación electrónica obligatoria para todas las transacciones B2B y B2G.
Calendario:
- 1 de febrero de 2026: Obligación para las empresas con ingresos superiores a 200 millones de PLN.
- 1 de abril de 2026: Obligación para todas las demás empresas.
Configuración del sistema:
- Ámbito de aplicación: Obligatorio para todas las facturas B2B y B2G nacionales (opcional para las transacciones B2C).
- Formatos: XML "FA(3)" específico para Polonia.
- Modelo de intercambio: Modelo centralizado de autorización previa
- A través de una plataforma central denominada "KSeF" (Krajowy System e-Faktur) se aplica un modelo centralizado de despacho previo (similar al sistema italiano), que exige un recibo "UPO" por cada factura presentada.
- Para las transacciones B2G, también puede utilizarse la plataforma "PEF" (Platformy Elektronicznego Fakturowania), conectada a la red Peppol.
- La declaración electrónica a las autoridades fiscales se automatiza a través de la facturación electrónica.
Modelo centralizado de autorización previa en Polonia
BÉLGICA
La facturación electrónica para B2G es obligatoria en Bélgica desde 2020, facilitada a través del portal Mercurius y la red Peppol.
La nueva reforma de la facturación electrónica amplía esta obligación a las transacciones B2B.
Calendario: 1 de enero de 2026: Facturación electrónica B2B obligatoria para todas las empresas.
Configuración del sistema:
- Ámbito de aplicación: La obligación se aplica exclusivamente a las facturas B2B.
- Formatos: Factura Peppol BIS 3.0 (conforme a la norma EN16931) a través de la red Peppol, u otros formatos a través de canales alternativos si ambas partes están de acuerdo.
- Modelo de intercambio - Red B2B descentralizada:
- Se anima a las empresas a elegir operadores conectados a la red Peppol, pero también pueden intercambiar directamente.
- Inicialmente, una plataforma pública llamada "Hermes", vinculada a la red Peppol, estará disponible gratuitamente por defecto para los receptores de facturas. Estos últimos recibirán por correo electrónico un PDF y el archivo XML de la factura.
- Alternativamente, los receptores pueden migrar a una plataforma privada de su elección capaz de gestionar facturas electrónicas.
Red B2B descentralizada en Bélgica
ESPAÑA
España introdujo la facturación electrónica B2G obligatoria en 2015 a través de la plataforma "FACe", y la mayoría de las regiones la han adoptado, excepto el País Vasco, que sigue su propio calendario. La declaración electrónica obligatoria (SII) es obligatoria desde 2017 para las empresas con ingresos superiores a 6 millones de euros.
Un nuevo mandato de facturación electrónica B2B estaba prevista para las pequeñas empresas en julio de 2025, pero es probable que se retrase. Un nuevo decreto aclarará el calendario de esta reforma.
Calendario: Inicialmente prevista para el 1 de enero de 2024 y el 1 de enero de 2025, la obligación se ha aplazado indefinidamente (probablemente no antes de 2026-2027).
Configuración del sistema:
- Ámbito de aplicación: El nuevo mandato de facturación electrónica se aplica a las facturas B2B e incluye la declaración electrónica a la administración fiscal central.
- Formatos: Formato FacturaE (XML) a través de la plataforma pública, u otros formatos (por ejemplo, XML UBL, EDIFACT o XML CII conforme a la norma europea EN16931) para los intercambios entre plataformas privadas.
- Modelo - Descentralizado de 5 esquinas: Similar al modelo inicial francés, el sistema español contará con una plataforma central, "SPFE" (Solución Pública de Facturación Electrónica), y plataformas privadas certificadas que comuniquen los datos requeridos a la Administración Tributaria.
Modelo descentralizado de 5 esquinas en España
¿Cómo puede prepararse?
- Entender el calendario: Identifique cuándo se aplican las nuevas normas de facturación electrónica en los países en los que opera.
- Adopte las normas: Familiarízate con la norma EN16931 y otros formatos aceptados.
- Asóciese con expertos: Trabaje con un proveedor de confianza para garantizar el cumplimiento y agilizar sus procesos de facturación electrónica.
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ViDA representa un cambio radical en la forma en que las empresas gestionan la declaración del IVA. Tanto si ya opera en un país con obligaciones de facturación electrónica como si se prepara para los próximos cambios, la adopción temprana es clave para cumplir la normativa.
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