A partire dal 2025, tutte le imprese in Germania dovranno adottare la fatturazione elettronica. Per supportare questa transizione, il 28 novembre 2024 abbiamo organizzato un webinar con il nostro cliente TMD Friction.
I partecipanti all'evento hanno ricevuto:
- Aggiornamenti chiave sul mandato per la fatturazione elettronica del 2025.
- Suggerimenti per la pianificazione del progetto, la configurazione IT e le migliori pratiche.
- Spunti pratici dal viaggio di TMD nella fatturazione elettronica.
Di seguito trovate una sintesi del webinar. Qui è possibile guardare la registrazione e scarica le diapositive del webinar (entrambi in tedesco).
Aggiornamento sulla fatturazione elettronica: inizia ma non finisce nel 2025
A partire dal 1° gennaio 2025, in Germania la fatturazione elettronica diventa facoltativa per i mittenti ma obbligatoria per i destinatari. I formati accettati includono standard conformi alla norma EN16931 come CII, UBL, XRechnung e ZUGFeRD. Entro il 2027, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per le imprese con ricavi annuali superiori a 800.000 euro. A partire dal 2028, tutte le aziende dovranno emettere fatture elettroniche. Inoltre, il periodo di archiviazione delle fatture sarà ridotto a otto anni.
A livello europeo, il ViDA L'iniziativa mira a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica in tutti i Paesi dell'UE entro il 2030, aprendo la strada a standard armonizzati di fatturazione digitale.
6 passi per la conformità
Molte aziende hanno già iniziato ad attuare la riforma della fatturazione elettronica. Un sondaggio condotto durante il nostro webinar ha rivelato quanto segue:
- 21% non hanno ancora iniziato,
- 53% sono in fase di valutazione e pianificazione,
- 17% sono in fase avanzata di implementazione,
- 9% sono quasi terminati.
Secondo la nostra esperta di fatturazione elettronica Lisa Zvonetskaya, sei passi fondamentali sono la chiave per raggiungere la conformità. È convinta che "seguendo questi passaggi, non solo sarete ben preparati per i cambiamenti imminenti in Germania, ma sfrutterete anche i vantaggi della riforma per guidare il vostro successo aziendale".
1. Nominare un responsabile di progetto dedicato
L'implementazione della fatturazione elettronica richiede una struttura e una pianificazione chiare. Un project manager dedicato assicura che le modifiche normative, i requisiti dei clienti e le scadenze siano affrontati in tempo. Il project manager coordina gli stakeholder interni ed esterni e riunisce le competenze necessarie da aree come l'IT, l'ERP, la contabilità e la fiscalità.
Data la complessità, che dipende dai sistemi in uso e dal livello di digitalizzazione, una pianificazione tempestiva è fondamentale. Il project manager assicura un'implementazione tempestiva e riduce al minimo i rischi.
2. Ottenere una panoramica di clienti e fornitori
Una chiara visione d'insieme è essenziale per definire con precisione la portata di un progetto di fatturazione elettronica ed evitare sorprese dopo l'avvio. Individuate subito i formati di fatturazione e i canali di invio utilizzati e chiedete quando i vostri partner intendono passare al nuovo formato. Considerate anche le richieste speciali e i diversi tipi di fatture (nazionali, UE, export, sconti, note di credito, fatture collettive).
Questa analisi aiuta a definire con precisione l'ambito del progetto, ad affrontare e digitalizzare tutti gli scenari di costo e di cliente rilevanti e a minimizzare i rischi. Inoltre, è necessario assicurarsi che i dati anagrafici dei clienti e dei fornitori siano completi e accessibili all'interno dell'azienda.
3. Decidere se acquistare o comprare
Una volta definita a grandi linee la portata del progetto di implementazione della fatturazione elettronica, è necessario decidere quali parti si vogliono gestire internamente e quali invece necessitano di un supporto esterno. Considerate se vi serve solo il software o se avete bisogno anche dell'esperienza di mercato e della consulenza di un fornitore di servizi. Volete un fornitore per ogni Paese o una soluzione per tutte le vostre fatture internazionali? Queste domande vi aiuteranno a trovare il fornitore giusto che soddisfi i vostri requisiti e a prendere una decisione informata.
4. Verifica del set di dati per l'interoperabilità EN 16931
Identificare le lacune che non sono conformi alla normativa fiscale e che devono essere affrontate con urgenza, così come quelle che possono essere eliminate e implementate in un secondo momento. Questa analisi non è rilevante solo per la Germania, ma anche per il commercio all'interno dell'UE e sarà importante in futuro per Paesi come Spagna e Francia.
5. Aggiornare il software
Assicuratevi che l'infrastruttura IT e il software siano aggiornati. Se il vostro fornitore offre aggiornamenti, dovreste implementarli, poiché anche i fornitori di servizi devono adattare il loro software ai nuovi requisiti. Un aggiornamento è spesso necessario per mantenere la piena funzionalità ed essere preparati alla riforma.
Per i nostri clienti TecCom che utilizzano moduli SAP, ciò potrebbe significare l'aggiornamento a TecRM 3.1, mentre per i clienti non SAP potrebbe essere necessario passare da Dispatch e Pull client a Connect 5. Assicuratevi di affrontare la questione con il vostro fornitore in anticipo.
6. Sfruttare la riforma come vantaggio competitivo
Implementate la fatturazione elettronica in modo proattivo, senza aspettare che gli altri si mettano al passo. Questo vi aiuterà a far pagare le fatture più velocemente, a migliorare il flusso di cassa e a incrementare la liquidità. Ciò porta a una maggiore flessibilità finanziaria e a un risparmio sui costi. Con la maggior parte dei documenti disponibili in formato elettronico strutturato, eliminerete la necessità di stampa, inchiostro e lavoro manuale grazie a un'elaborazione senza interruzioni.
Ottenete una trasparenza totale sullo stato delle vostre fatture e offrite ai vostri clienti il vantaggio aggiuntivo di automatizzare l'elaborazione delle fatture senza sforzi manuali. Apprezzeranno questo valore.
Il coinvolgimento di tutte le parti interessate è fondamentale per il successo
Il nostro cliente TMD Friction è un pioniere nel campo della fatturazione elettronica, avendo iniziato già nel 2009. Nel corso del webinar, Sarah Schwarz, Business Process Development Manager di TMD, ha condiviso le preziose intuizioni del progetto di implementazione della fatturazione elettronica. TMD ha utilizzato la soluzione TecCom per implementare la fatturazione elettronica per i clienti dell'Aftermarket in tutto il mondo.
La motivazione principale è stata la preoccupazione per l'ambiente: ridurre l'uso della carta e migliorare l'efficienza attraverso i processi digitali. "Inizialmente è stato necessario convincere le persone, soprattutto per quanto riguarda il riconoscimento normativo e l'affidabilità", afferma Sarah Schwarz. I clienti sono stati per lo più favorevoli alla transizione e il contatto diretto ha permesso a TMD di rispondere alle domande e risolvere i dubbi.
Un fattore chiave per il successo del progetto è stato il coinvolgimento di tutti i reparti interni interessati, dal servizio clienti ai team logistici. È fondamentale informare regolarmente tutti i dipendenti che entrano in contatto con la fatturazione elettronica e integrare il progetto in tutta l'azienda. Inoltre, la scelta del partner giusto gioca un ruolo importante per il successo del progetto.
Oggi, 98% delle fatture TMD vengono inviate elettronicamente, in modo sicuro, firmato e con i registri delle transazioni. Questo non solo aiuta l'ambiente, ma aumenta anche l'efficienza.
Sommario: Trasformare una sfida in un'opportunità
In sostanza, il webinar evidenzia tre punti chiave su come gestire con successo un progetto di fatturazione elettronica.
- Assegnare subito le risorse: Cogliere l'opportunità di allocare le risorse in modo tempestivo e gettare le basi per il successo.
- Trasformare le sfide in opportunità: Trasformare i requisiti necessari in un vantaggio competitivo per la vostra azienda.
- Scegliete un partner a prova di futuro: Collaborate con un fornitore affidabile e innovativo per una collaborazione sostenibile e a lungo termine.
Siete pronti per iniziare? Siamo qui per aiutarvi a cogliere le opportunità del passaggio alla fatturazione elettronica e a rendere la vostra attività a prova di futuro. Un ottimo punto di partenza è l'analisi GAP di TecCom.
Contattateci per saperne di più.
