Con la obligatoriedad de la facturación electrónica en 2025, una pregunta se cierne sobre los profesionales de las finanzas, la contratación y la contabilidad: ¿Estaremos preparados?
Como expertos en digitalización del mercado posventa, ayudamos a los clientes no solo a cumplir la normativa, sino también a agilizar la facturación electrónica dentro de sus procesos de pedidos y cadena de suministro.
Para hacer frente a las complejidades que se avecinan, hemos reunido las 10 preguntas más frecuentes de nuestros clientes. Descubra a continuación las respuestas a preguntas que también podría hacerse usted.
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Aquí tiene: Guía de preguntas y respuestas sobre 2025
1. ¿Qué pasa si no estamos listos a tiempo?
La facturación electrónica obligatoria en Alemania se introduce en diferentes fases a partir del 1 de enero de 2025. Dependiendo del tamaño de su empresa, deberá estar preparado para cumplir diferentes hitos en determinados momentos. Si no está preparado a tiempo, tendrá que enfrentarse a una serie de problemas:
- Riesgos legales: Las facturas no conformes (por ejemplo, en PDF) pueden ser rechazadas, y usted podría enfrentarse a multas o a la denegación de deducciones del IVA.
- Retrasos en los pagos: Las facturas que no cumplen las nuevas normas pueden retrasar o bloquear los pagos.
- Problemas operativos: Las correcciones manuales y el aumento de la carga de trabajo ralentizan sus procesos.
- Pérdida de socios: Los socios comerciales pueden recurrir a empresas que cumplen la normativa.
- Mayores costes: La aplicación a última hora conlleva mayores costes y errores.
En cualquier caso, prepararse a tiempo adoptando un sistema de facturación electrónica que cumpla las normas es una buena estrategia para evitar todo lo anterior.
2. ¿Qué está cambiando 2025 con la facturación en Alemania?
Trece países europeos, entre ellos Alemania, introducirán la facturación electrónica obligatoria en 2025 y 2026, y cada país tendrá sus propios requisitos de formato.
En Alemania, a partir del 1 de enero de 2025, los destinatarios deberán aceptar facturas electrónicas si así lo solicita el remitente, aunque el envío de facturas electrónicas seguirá siendo opcional. Esto requerirá ajustes en los actuales procesos y flujos de trabajo de recepción de facturas.
Los PDF ya no se considerarán facturas electrónicas; se exigirán formatos estructurados que cumplan la norma EN-16931, como CII, UBL, X-Rechnung o ZUGFeRD.
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Facturación electrónica TecCom es totalmente compatible con ZUGFeRD y X-Rechnung.
3. ¿Afecta a mi empresa la obligación de facturación electrónica?
Sí, su empresa recibe facturas con regularidad. Como receptor, debe estar preparado para procesar facturas electrónicas que cumplan la normativa fiscal desde el primer día.
Si su volumen de negocios anual supera los 800.000 euros, deberá enviar facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2027. Las empresas con un volumen de negocios inferior deberán cumplir esta obligación antes del 1 de enero de 2028. Solo las facturas inferiores a 250 euros y las ventas de billetes de transporte público quedan excluidas indefinidamente del mandato de facturación electrónica.
Esta reforma afecta prácticamente a todas las empresas alemanas y extranjeras que hacen negocios en Alemania. Los plazos para su cumplimiento son ajustados, por lo que es necesario actuar con rapidez, sobre todo si su empresa aún no está equipada con un software de facturación electrónica.
Acuérdate:
No hay periodo de transición para la recepción de facturas. Debe estar listo para el 1 de enero.
4. ¿Cómo mantenerse informado sobre los requisitos legales y los cambios en la facturación electrónica?
La base jurídica de la obligación de facturación electrónica es la Directiva europea 2014/55/UE. Alemania ha aplicado los requisitos de la UE a través de la reglamento federal sobre facturación electrónica. Además, el legislador ha introducido modificaciones en la Ley alemana del IVA (UStG) y en el Reglamento de aplicación del IVA (UStDV) como parte de la llamada Ley de Oportunidades de Crecimiento.
He aquí algunos sitios web y boletines informativos que pueden resultarle útiles para mantenerse al día:
- Actualización del IVA
- Páginas de la Comisión Europea (CE)
- Asociación Alemana de Facturación Electrónica - VeR Verband - boletín
- Ministerio Federal de Hacienda de Alemania - boletín
Nuestros asesores comerciales TecCom Por supuesto, también estaremos encantados de ponerle al día en cualquier momento. Haga clic aquí para concertar una llamada.
5. ¿Cuándo debo iniciar la transición a la facturación electrónica?
Empiece ahora, o lo antes posible. Este cambio fundamental afectará a varios departamentos, como Contabilidad, TI, Compras y Ventas. Tendrá que informar a sus equipos, crear un plan y determinar las áreas que requieren medidas. Lo ideal sería implicar desde el principio a sus proveedores, clientes y empleados para garantizar una gestión fluida del cambio.
Según nuestra experiencia en TecCom, Un proyecto de implantación de facturación electrónica dura al menos 2 meses. Si se requiere integración informática, tarda entre 3 y 5 meses.
6. ¿Cuál es la mejor manera de prepararse a tiempo?
En primer lugar, evalúe el desfase entre su proceso de facturación actual y los próximos requisitos obligatorios. ¿Puede su software actual generar y enviar facturas electrónicas en formatos como ZUGFeRD 2.X y cumplir la normativa alemana X-Rechnung, que es una ampliación de la norma europea EN 16931? ¿Puede procesar las facturas electrónicas entrantes?
Una vez que haya evaluado su sistema, puede empezar a preparar la reforma. Esto implica desarrollar un plan, formar un equipo de proyecto con miembros de todos los departamentos afectados y seleccionar el socio de software adecuado para apoyar su transformación y cumplir los plazos.
Desde el principio, involucre a sus proveedores y clientes. Infórmales de cuándo empezarán a recibir tus facturas electrónicas y cuándo esperas recibirlas tú a cambio.
Por último, con tantas partes implicadas, asegúrese de que sus empleados están bien formados para la transición.
Un análisis TecCom GAP es un buen punto de partida. Más información.
7. ¿Qué requisitos técnicos debe cumplir una factura electrónica?
Una factura electrónica conforme a las normas fiscales debe:
- Incluya todos los datos obligatorios conforme al apartado 4 del artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG).
- Estar creados en un formato XML estructurado y legible por máquina que permita el procesamiento electrónico automático por parte del destinatario.
- Cumplir la norma EN 16931 de la UE o permitir la extracción completa y precisa de los datos pertinentes. Formatos como ZUGFeRD y la extensión alemana de la norma EN 16931, X-Rechnung, cumplen estos requisitos, mientras que los PDF o los documentos de Word no.
Los PDF ya no cumplirán los criterios. Como destinatario, puede seguir recibiendo este tipo de facturas, pero a partir del 1 de enero de 2025, si un proveedor envía facturas electrónicas conformes, usted está obligado a aceptarlas y tramitarlas.
Como remitente, si su volumen de negocios supera los 800.000 euros, deberá enviar facturas electrónicas conformes a partir del 1 de enero de 2027. Para los demás, la fecha límite es el 1 de enero de 2028.
Como cliente de TecCom probablemente ya utiliza TecCom e-Invoicing para enviar facturas en los formatos TXML o PDF. Dependiendo de la configuración, es posible que no todos los destinatarios de sus facturas reciban ambos formatos, sino que algunos sólo reciban la factura en PDF. Eventualmente, recibir sólo un PDF, ya no cubrirá los requisitos legales. Consúltenos para saber a qué atenerse y qué pasos hay que dar a continuación.
8. ¿Existen requisitos de facturación electrónica específicos para el mercado posventa?
No, no hay exenciones específicas para cada sector: los requisitos de facturación se aplican por igual a todos los sectores. Sin embargo, contar con un experto en el sector puede ser muy valioso, ya que la facturación suele estar profundamente relacionada con otros procesos de pedido. Dado que casi todas las facturas se corresponden con un comprobante de entrega (DESADV), al proporcionar un flujo de trabajo completo del pedido a la factura, en TecCom ofrecemos la posibilidad de validar esta dependencia entre la factura y la notificación de envío.
En TecAlliance, aportamos 25 años de experiencia en la digitalización de los procesos de la cadena de suministro con nuestra suite de productos TecCom, donde la facturación siempre ha sido un punto clave. Ayudamos a clientes de todo el mundo a lograr la eficiencia mediante la transformación digital y la automatización. Nuestra plataforma TecCom Order facilita el comercio sin fisuras para cientos de proveedores y decenas de miles de compradores.
Para clientes de TecComEsto significa que pueden integrar perfectamente la facturación electrónica en sus procesos de pedido, conectar con emisores y receptores de facturas de todo el mundo y beneficiarse de nuestra amplia experiencia en proyectos de integración de TI. Somos el socio de facturación electrónica ideal para el mercado de recambios de automoción, y más allá.
9. ¿Cómo puedo abordar la facturación electrónica a escala internacional y en todos mis clientes y proveedores?
Alemania es sólo uno de los muchos países en transición hacia la facturación electrónica. Para que su empresa esté preparada para el futuro, necesita una solución de software que ofrezca cobertura global, adaptándose a las normativas de los distintos países y a las opciones de implantación, y que funcione sin problemas en todas las plataformas.
TecCom e-Invoicing le permite armonizar toda la información de las facturas, tanto si es emisor como receptor de TecCom, utilizando un formato XML común junto con otros formatos. Para facilitar el cumplimiento de la normativa, también ofrecemos mapeos, por ejemplo, desde y hacia ZUGFeRD, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales locales. Este formato único sirve de base para la automatización avanzada y el ahorro de costes. Con muchos proveedores ya en la plataforma, puede conectarse con todos los destinatarios como remitente sin necesidad de proveedores de servicios adicionales. Más información.
10. ¿Cómo puedo integrar una solución de facturación electrónica en mi entorno informático y a qué coste?
Integrar una nueva solución de facturación electrónica en su entorno informático actual es un gran reto.
TecCom ofrece varios escenarios de integración con SAP, lo que permite a las empresas utilizar su formato SAP existente y, al mismo tiempo, aprovechar nuestro motor de mapeo para obtener un valor añadido. Muchos fabricantes se enfrentan a retos informáticos cuando sus sistemas ERP no están preparados para las facturas electrónicas o los formatos XML5.0, pero nuestras soluciones ayudan a salvar estas distancias con una implantación y un soporte sencillos.
Somos conscientes de que el precio puede ser una preocupación para las pequeñas y medianas empresas, por lo que ofrecemos opciones flexibles y descuentos para que nuestros servicios sean más accesibles. Los mayoristas pueden beneficiarse de soluciones casi gratuitas, consiguiendo importantes ahorros gracias a los procesos automatizados.
Póngase en contacto con nosotros para obtener un presupuesto y descubra cómo TecCom puede agilizar su facturación electrónica y la gestión de pedidos.
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