L'obligation de facturation électronique devenant sérieuse en 2025, une question se pose aux professionnels de la finance, de l'approvisionnement et de la comptabilité : Serons-nous prêts ?
En tant qu'experts en numérisation du marché de l'après-vente, nous aidons nos clients non seulement à se conformer aux réglementations, mais aussi à rationaliser la facturation électronique au sein de leurs processus de commande et de chaîne d'approvisionnement.
Pour faire face aux complexités qui nous attendent, nous avons rassemblé les 10 questions les plus fréquemment posées par nos clients. Découvrez ci-dessous les réponses aux questions que vous vous posez peut-être aussi.
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Nous y voilà : Le guide des questions-réponses sur 2025 à connaître absolument
1. Que se passe-t-il si nous ne sommes pas prêts à temps ?
La facturation électronique obligatoire en Allemagne est introduite en plusieurs phases à partir du 1er janvier 2025. En fonction de la taille de votre entreprise, vous devez être prêt à franchir différentes étapes à certains moments. Si vous n'êtes pas prêt à temps, vous devrez faire face à un certain nombre de problèmes :
- Risques juridiques : Les factures non conformes (par exemple, les PDF) peuvent être rejetées, ce qui peut entraîner des amendes ou le refus de déduire la TVA.
- Retards de paiement : Les factures qui ne répondent pas aux nouvelles normes peuvent retarder ou bloquer les paiements.
- Problèmes opérationnels : Les corrections manuelles et la charge de travail accrue ralentissent vos processus.
- Perte de partenaires : les partenaires commerciaux peuvent se tourner vers des entreprises conformes.
- Des coûts plus élevés : Une mise en œuvre de dernière minute entraîne une augmentation des coûts et des erreurs.
En tout état de cause, se préparer à l'avance en adoptant un système de facturation électronique conforme est une bonne stratégie pour éviter tous les problèmes susmentionnés.
2. Qu'est-ce qui change en 2025 dans la facturation en Allemagne ?
Treize pays européens, dont l'Allemagne, introduiront la facturation électronique obligatoire en 2025 et 2026, chaque pays ayant ses propres exigences en matière de format.
En Allemagne, à partir du 1er janvier 2025, les destinataires devront accepter les factures électroniques si l'expéditeur le demande, même si l'envoi de factures électroniques reste facultatif. Cela nécessitera d'adapter les processus de réception des factures et les flux de travail existants.
Les PDF ne seront plus considérés comme des factures électroniques ; des formats structurés conformes à la norme EN-16931, tels que CII, UBL, X-Rechnung ou ZUGFeRD, seront exigés.
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3. Mon entreprise est-elle concernée par l'obligation de facturation électronique ?
Oui, votre entreprise reçoit régulièrement des factures. En tant que destinataire, vous devez être prêt à traiter des factures électroniques conformes à la législation fiscale dès le premier jour.
Si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 800 000 euros, vous êtes tenu d'envoyer des factures électroniques à partir du 1er janvier 2027. Les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur doivent s'y conformer au plus tard le 1er janvier 2028. Seules les factures inférieures à 250 euros et les ventes de billets de transport public sont indéfiniment exclues de l'obligation de facturation électronique.
Cette réforme concerne pratiquement toutes les entreprises allemandes et les entreprises étrangères qui font des affaires en Allemagne. Le délai de mise en conformité est court, il faut donc agir rapidement, surtout si votre entreprise n'est pas encore équipée d'un logiciel de facturation électronique.
Rappelez-vous :
Il n'y a pas de période de transition pour la réception des factures. Vous devez être prêt pour le 1er janvier.
4. Comment rester informé des exigences légales et des changements relatifs à la facturation électronique ?
La base juridique de l'obligation de facturation électronique est la directive européenne 2014/55/UE. L'Allemagne a mis en œuvre les exigences de l'UE par le biais de la règlement fédéral sur la facturation électronique. En outre, le législateur a apporté des modifications à la loi allemande sur la TVA (UStG) et à l'ordonnance d'application de la TVA (UStDV) dans le cadre de la loi sur les opportunités de croissance.
Voici quelques sites web et bulletins d'information qui pourraient vous être utiles pour vous tenir au courant :
- Mise à jour de la TVA
- Pages de la Commission européenne (CE)
- Association allemande pour l'e-facturation - VeR Verband - (en anglais) bulletin d'information
- Ministère fédéral des finances de l'Allemagne - bulletin d'information
Nos conseillers de vente TecCom sont, bien sûr, heureux de vous donner des informations à tout moment. Cliquez ici pour organiser un appel.
5. Quand dois-je commencer la transition vers une facturation électronique conforme ?
Commencez maintenant - ou dès que possible. Ce changement fondamental affectera de nombreux services, notamment la comptabilité, l'informatique, l'approvisionnement et les ventes. Vous devrez informer vos équipes, élaborer un plan et identifier les domaines qui nécessitent une action. L'idéal est d'impliquer très tôt vos fournisseurs, vos clients et vos employés afin de garantir une gestion harmonieuse du changement.
D'après notre expérience TecCom, un projet de mise en œuvre de la facturation électronique prend au moins 2 mois. Si l'intégration informatique est nécessaire, il faut compter entre 3 et 5 mois.
6. Quelle est la meilleure approche pour être prêt à temps ?
Tout d'abord, évaluez l'écart entre votre processus de facturation actuel et les exigences obligatoires à venir. Votre logiciel actuel peut-il générer et envoyer des factures électroniques dans des formats tels que ZUGFeRD 2.X et se conformer à la norme allemande X-Rechnung, qui est une extension de la norme européenne EN 16931 ? Peut-il traiter les factures électroniques entrantes ?
Une fois que vous avez évalué votre système, vous pouvez commencer à préparer la réforme. Cela implique l'élaboration d'un plan, la formation d'une équipe de projet composée de membres de tous les services concernés et la sélection du partenaire logiciel adéquat pour soutenir votre transformation et respecter les délais.
Impliquez dès le départ vos fournisseurs et vos clients. Informez-les de la date à laquelle ils commenceront à recevoir des factures électroniques de votre part et de la date à laquelle vous vous attendez à les recevoir en retour.
Enfin, compte tenu du grand nombre d'acteurs concernés, veillez à ce que vos employés soient bien formés à la transition.
Une analyse TecCom GAP est un bon point de départ. Contactez-nous pour plus d'informations.
7. Quelles sont les exigences techniques auxquelles une facture électronique doit répondre ?
Une facture électronique conforme à la législation fiscale doit :
- Inclure tous les détails obligatoires conformément à l'article 14 (4) de la loi allemande sur la TVA (UStG).
- être créé dans un format XML structuré et lisible par une machine, permettant un traitement électronique automatique par le destinataire.
- être conformes à la norme européenne EN 16931 ou permettre l'extraction complète et précise des données pertinentes. Les formats tels que ZUGFeRD et l'extension allemande de la norme EN 16931, X-Rechnung, répondent à ces exigences, ce qui n'est pas le cas des PDF ou des documents Word.
Les PDF ne répondent plus aux critères. En tant que destinataire, vous pouvez encore recevoir de telles factures, mais à partir du 1er janvier 2025, si un fournisseur envoie des factures électroniques conformes, vous êtes tenu de les accepter et de les traiter.
En tant qu'expéditeur, si votre chiffre d'affaires dépasse 800 000 euros, vous devez envoyer des factures électroniques conformes à partir du 1er janvier 2027. Pour tous les autres, la date limite est le 1er janvier 2028.
En tant que client de TecCom vous utilisez probablement déjà TecCom e-Invoicing pour envoyer des factures au format TXML ou PDF. En fonction de la configuration, tous les destinataires de vos factures ne recevront peut-être pas les deux, certains ne recevront peut-être que la facture au format PDF. En fin de compte, le fait de ne recevoir qu'un PDF ne répondra plus aux exigences légales. Vérifier avec nous pour savoir où vous en êtes et quelles sont les prochaines étapes à franchir.
8. Existe-t-il des exigences en matière de facturation électronique spécifiques au marché de l'après-vente ?
Non, il n'y a pas d'exemptions spécifiques à un secteur - les exigences en matière de facturation s'appliquent de la même manière à tous les secteurs. Toutefois, l'intervention d'un expert du secteur peut s'avérer précieuse, car la facturation est souvent étroitement liée à d'autres processus de commande. Comme presque chaque facture correspond à une preuve de livraison (DESADV), en fournissant un flux de travail complet de la commande à la facture, TecCom offre la possibilité de valider cette dépendance entre la facture et la notification d'expédition.
Chez TecAlliance, nous apportons 25 ans d'expérience dans la numérisation des processus de la chaîne d'approvisionnement avec notre suite de produits TecCom, où la facturation a toujours été au cœur des préoccupations. Nous aidons nos clients dans le monde entier à atteindre l'efficacité grâce à la transformation numérique et à l'automatisation. Notre plateforme TecCom Order facilite le commerce en continu pour des centaines de fournisseurs et des dizaines de milliers d'acheteurs.
Pour les clients de TecComGrâce à notre expertise, ils peuvent intégrer la facturation électronique en toute transparence dans leurs processus de commande, se connecter avec les expéditeurs et les destinataires de factures dans le monde entier et bénéficier de notre vaste expérience en matière de projets d'intégration des technologies de l'information. Nous sommes le partenaire idéal en matière de facturation électronique pour le marché secondaire de l'automobile et au-delà.
9. Comment puis-je m'attaquer à la facturation électronique à l'échelle internationale et pour l'ensemble de mes clients et fournisseurs ?
L'Allemagne n'est qu'un des nombreux pays à passer à la facturation électronique. Pour assurer l'avenir de votre entreprise, vous avez besoin d'une solution logicielle qui offre une couverture mondiale - s'adaptant aux réglementations des différents pays, aux options de mise en œuvre et fonctionnant de manière transparente sur toutes les plates-formes.
TecCom e-Invoicing vous permet d'harmoniser toutes les informations relatives aux factures, que vous soyez un expéditeur ou un destinataire de TecCom, en utilisant un format XML commun ainsi que divers autres formats. Pour assurer la conformité, nous proposons également des mappings, par exemple de et vers ZUGFeRD, afin de garantir le respect des exigences légales locales. Ce format unique sert de base à l'automatisation avancée et à la réduction des coûts. De nombreux fournisseurs étant déjà présents sur la plateforme, vous pouvez vous connecter à tous les destinataires en tant qu'expéditeur, sans avoir besoin de fournisseurs de services supplémentaires. En savoir plus.
10. Comment intégrer une solution de facturation électronique dans mon paysage informatique et à quel coût ?
L'intégration d'une nouvelle solution de facturation électronique dans votre paysage informatique actuel est un défi de taille.
TecCom propose plusieurs scénarios d'intégration SAP, permettant aux entreprises d'utiliser leur format SAP existant tout en tirant parti de notre moteur de mappage pour une valeur ajoutée. De nombreux fabricants sont confrontés à des défis informatiques lorsque leurs systèmes ERP ne sont pas prêts pour les factures électroniques ou les formats XML5.0, mais nos solutions permettent de combler ces lacunes grâce à un déploiement et à une assistance faciles.
Nous sommes conscients que le prix peut être un problème pour les petites et moyennes entreprises, c'est pourquoi nous proposons des options flexibles et des remises pour rendre nos services plus accessibles. Les grossistes peuvent bénéficier de solutions presque gratuites, réalisant des économies significatives grâce à des processus automatisés.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour un devis et découvrez comment TecCom peut rationaliser votre facturation électronique et votre gestion des commandes.
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