Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend. Für Fachleute aus den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Buchhaltung stellt sich dabei eine zentrale Frage: Sind wir bereit?
Als Experten für die Digitalisierung im Aftermarket unterstützen wir unsere Kunden nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch bei der effizienten Integration und Optimierung der elektronischen Rechnungsstellung in ihre Bestell- und Lieferkettenprozesse.
Um Sie bei der Bewältigung der bevorstehenden komplexen Herausforderungen zu unterstützen, haben wir die 10 häufigsten Fragen unserer Kunden zusammengestellt. Nachfolgend finden Sie Antworten auf Fragen, die auch für Sie relevant sein könnten.
Möchten Sie den Änderungen immer einen Schritt voraus sein? In der Zusammenfassung unseres letzten Webinars finden Sie weitere Aktualisierungen, Tipps und Kundeneinblicke zum Thema „Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland meistern“. Jetzt lesen!
Bitte sehr: Ihr unverzichtbarer Q&A-Leitfaden für 2025
1. Was passiert, wenn wir nicht rechtzeitig fertig sind?
Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung wird in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens sind dabei verschiedene Meilensteine zu bestimmten Zeitpunkten zu erreichen. Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert eine Vielzahl von Herausforderungen:
- Rechtliche Risiken: Nicht konforme Rechnungen (z. B. PDFs) können zurückgewiesen werden, und es drohen Geldstrafen oder die Verweigerung des Vorsteuerabzugs.
- Zahlungsverzögerungen: Rechnungen, die nicht den neuen Standards entsprechen, können Zahlungen verzögern oder blockieren.
- Betriebliche Probleme: Manuelle Korrekturen und erhöhter Arbeitsaufwand verlangsamen Ihre Prozesse.
- Partnerverlust: Geschäftspartner könnten zu Unternehmen wechseln, die die neuen Vorschriften zuverlässig einhalten.
- Steigende Kosten: Eine kurzfristige Umsetzung erhöht das Risiko von Fehlern und führt zu unnötig hohen Kosten.
Eine frühzeitige Vorbereitung durch die Implementierung eines konformen Systems für die elektronische Rechnungsstellung ist in jedem Fall eine sinnvolle Strategie, um sämtliche der oben genannten Herausforderungen zu vermeiden.
2. Was ändert sich 2025 bei der Rechnungsstellung in Deutschland?
Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in 13 europäischen Ländern, darunter Deutschland, verpflichtend, mit länderspezifischen Formatvorgaben.
In Deutschland müssen Rechnungsempfänger ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen annehmen, wenn der Absender dies fordert. Die Übermittlung bleibt jedoch freiwillig, was Anpassungen in Rechnungseingangsprozessen erforderlich macht.
Wichtig: PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen. Zulässig sind nur strukturierte Formate gemäß EN-16931, wie CII, UBL, X-Rechnung oder ZUGFeRD.
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TecCom e-Invoicing unterstützt ZUGFeRD und X-Rechnung vollständig.
3. Ist mein Unternehmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen?
Ja, wenn Ihr Unternehmen Rechnungen empfängt, müssen Sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, steuerlich konforme elektronische Rechnungen zu verarbeiten.
Wenn Ihr Jahresumsatz 800.000 € übersteigt, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz müssen dies bis zum 1. Januar 2028 tun. Lediglich Rechnungen unter 250 EUR und der Verkauf von Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel sind auf unbestimmte Zeit von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.
Diese Reform betrifft praktisch alle deutschen Unternehmen und ausländische Unternehmen, die in Deutschland tätig sind. Der Zeitrahmen für die Einhaltung der Vorschriften ist knapp bemessen, so dass schnelles Handeln erforderlich ist, insbesondere wenn Ihr Unternehmen noch nicht mit einer Software für die elektronische Rechnungsstellung ausgestattet ist.
Zur Erinnerung:
Für den Empfang von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Sie müssen bis zum 1. Januar bereit sein.
4. Wie kann ich mich über rechtliche Anforderungen und Änderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung informieren?
Die Rechtsgrundlage für die E-Invoicing-Verpflichtung ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland regelt die EU-Anforderungen durch die E-Invoicing-Verordnung des Bundes. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber im Rahmen des so genannten Wachstumschancengesetzes Änderungen am deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen.
Hier finden Sie einige Websites und Newsletter, die für Sie nützlich sein könnten, um auf dem Laufenden zu bleiben:
- Mehrwertsteuer-Update
- Seiten der Europäischen Kommission (EC)
- Deutscher Verband für elektronische Rechnungsstellung - VeR Verband - Newsletter
- Bundesministerium der Finanzen für Deutschland - Newsletter
Unsere TecCom Berater sind natürlich auch jederzeit gerne bereit, Ihnen ein Update zu geben. Klicken Sie hier, um einen Anruf zu vereinbaren.
5. Wann muss ich mit der Umstellung auf eine konforme elektronische Rechnungsstellung beginnen?
Handeln Sie jetzt – oder so bald wie möglich. Diese Änderung betrifft mehrere Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Beschaffung und Vertrieb. Informieren Sie Ihre Teams, erstellen Sie einen Plan und identifizieren Sie notwendige Maßnahmen. Beziehen Sie idealerweise frühzeitig Ihre Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Nach unserer Erfahrung bei TecCom dauert ein Projekt zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mindestens 2 Monate. Ist eine IT-Integration erforderlich, kann der Prozess zwischen 3 und 5 Monaten in Anspruch nehmen.
6. Was ist der beste Ansatz, um rechtzeitig vorbereitet zu sein?
Überprüfen Sie zunächst die Lücke zwischen Ihrem aktuellen Rechnungsstellungsprozess und den kommenden Anforderungen. Kann Ihre bestehende Software elektronische Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD 2.X erstellen und die deutsche X-Rechnung (Erweiterung der EU-Norm EN 16931) verarbeiten? Ist sie in der Lage, eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten?
Nach der Systembewertung können Sie mit den Vorbereitungen beginnen. Entwickeln Sie einen Plan, stellen Sie ein Projektteam aus allen betroffenen Abteilungen zusammen und wählen Sie einen geeigneten Softwarepartner, der die Umstellung unterstützt und Fristen einhält.
Beziehen Sie frühzeitig Ihre Lieferanten und Kunden ein. Informieren Sie sie darüber, ab wann sie elektronische Rechnungen von Ihnen erhalten und wann Sie deren Erhalt erwarten.
Und schließlich sollten Sie bei so vielen Beteiligten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter für den Übergang gut geschult sind.
Eine TecCom GAP-Analyse ist ein guter Einstieg. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
7. Welche technischen Anforderungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen?
Eine steuerlich konforme e-Rechnung muss:
- Alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
- Im maschinenlesbaren, strukturierten XML-Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
- Der EU-Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und genaue Extraktion der relevanten Daten erlauben. Formate wie ZUGFeRD und X-Rechnung (die deutsche Erweiterung der EN 16931) erfüllen diese Anforderungen, PDFs oder Word-Dokumente jedoch nicht.
PDFs erfüllen ab 2025 nicht mehr die Anforderungen. Als Empfänger müssen Sie dann elektronische Rechnungen annehmen, wenn der Lieferant sie vorschriftsmäßig versendet.
Wenn Ihr Umsatz über 800.000 € liegt, müssen Sie ab 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen versenden. Für alle anderen gilt die Frist bis 1. Januar 2028.
Als TecCom-Kunde nutzen Sie wahrscheinlich bereits TecCom e-Invoicing, um Rechnungen im TXML- oder PDF-Format zu versenden. Je nach Einstellung erhalten nicht alle Empfänger beide Formate, einige nur PDFs. Da PDF-Rechnungen künftig nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, prüfen Sie mit uns, wo Sie stehen und welche nächsten Schritte erforderlich sind.
8. Gibt es spezielle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für den Ersatzteilmarkt?
Nein, es gibt keine branchenspezifischen Ausnahmen - die Anforderungen an die Es gibt keine branchenspezifischen Ausnahmen – die Anforderungen an die Rechnungsstellung gelten für alle Branchen. Ein Branchenexperte kann jedoch von großem Nutzen sein, weil Rechnungsstellung häufig mit anderen Bestellprozessen verbunden ist. Da nahezu jede Rechnung mit einem Liefernachweis (DESADV) korrespondiert, bieten wir bei TecCom einen vollständigen Auftrags-Rechnungs-Workflow, der diese Verbindung validiert.
TecAlliance verfügt über 25 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Supply-Chain-Prozessen. Mit unserer TecCom-Produktsuite, die die Rechnungsstellung von Anfang an fokussiert, helfen wir Kunden weltweit, ihre Effizienz durch digitale Transformation und Automatisierung zu steigern. Unsere TecCom-Order-Plattform ermöglicht einen reibungslosen Handel zwischen Hunderten von Lieferanten und Tausenden von Käufern.
Für TecCom-Kundenbedeutet dies, die elektronische Rechnungsstellung nahtlos in ihre Bestellprozesse zu integrieren, sich global zu vernetzen und von unserer umfassenden Erfahrung in IT-Integrationsprojekten zu profitieren. Wir sind der ideale E-Invoicing-Partner, insbesondere im Automotive Aftermarket.
9. Wie setze ich die elektronische Rechnungsstellung international für alle meine Kunden und Lieferanten um?
Deutschland ist nur eines von vielen Ländern, die auf elektronische Rechnungsstellung umsteigen. Für eine zukunftssichere Lösung benötigen Sie eine Software, die weltweit einsetzbar ist, sich an die länderspezifischen Vorschriften anpasst und plattformübergreifend funktioniert.
TecCom e-Invoicing harmonisiert alle Rechnungsdaten, unabhängig davon, ob Sie Sender oder Empfänger sind, und verwendet ein gemeinsames XML-Format sowie weitere Formate. Zur Sicherstellung der Compliance bieten wir Mappings, z. B. nach ZUGFeRD, an. Dies erfüllt lokale Anforderungen und ermöglicht fortschrittliche Automatisierung und Kostensenkungen. Da viele Lieferanten bereits auf der Plattform sind, können Sie ohne zusätzliche Dienstleister mit allen Empfängern vernetzen. Mehr erfahren.
10. Wie integriere ich eine e-Invoicing-Lösung in meine IT-Landschaft und welche Kosten entstehen?
Die Integration einer e-Invoicing-Lösung in Ihre IT-Infrastruktur ist eine anspruchsvolle Aufgabe.
TecCom bietet verschiedene SAP-Integrationsoptionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihr bestehendes SAP-Format zu nutzen und gleichzeitig von unserer Mapping-Engine zu profitieren. Viele Hersteller stehen vor IT-Herausforderungen, wenn ihre ERP-Systeme noch nicht für E-Invoices oder XML 5.0-Formate bereit sind.
Wir verstehen, dass die Kosten für kleine und mittlere Unternehmen eine Hürde darstellen können. Daher bieten wir flexible Preismodelle und Rabatte an, um unsere Lösungen zugänglicher zu machen. Großhändler können von nahezu kostenlosen Lösungen profitieren und durch automatisierte Prozesse signifikante Einsparungen erzielen.
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