Countdown für die e-Rechnung in Deutschland: Die 10 wichtigsten Kundenfragen

Angesichts der Tatsache, dass die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2025 verpflichtend wird, stellt sich für Finanz-, Beschaffungs- und Buchhaltungsfachleute eine wichtige Frage: Werden wir bereit sein?

Als Experten für die Digitalisierung des Aftermarkets unterstützen wir unsere Kunden nicht nur bei der Einhaltung von Vorschriften, sondern auch bei der Optimierung der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb ihrer Bestell- und Lieferkettenprozesse.

Wir haben die 10 am häufigsten gestellten Fragen unserer Kunden zusammengetragen, um Sie bei der Bewältigung der anstehenden komplexen Aufgaben zu unterstützen. Im Folgenden finden Sie Antworten auf Fragen, die Sie sich vielleicht auch selbst stellen.

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Hier ist er: Ihr Leitfaden für Fragen und Antworten zum Jahr 2025 

1. Was passiert, wenn wir nicht rechtzeitig fertig sind?

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird in verschiedenen Phasen ab dem 1. Januar 2025 eingeführt. Je nach Größe Ihres Unternehmens müssen Sie bereit sein, verschiedene Meilensteine zu bestimmten Zeitpunkten zu erreichen. Wenn Sie nicht rechtzeitig bereit sind, werden Sie mit einer Reihe von Problemen zu kämpfen haben:

  • Rechtliche Risiken: Nicht konforme Rechnungen (z. B. PDFs) können zurückgewiesen werden, und es drohen Geldstrafen oder die Verweigerung des Vorsteuerabzugs.
  • Zahlungsverzögerungen: Rechnungen, die nicht den neuen Standards entsprechen, können Zahlungen verzögern oder blockieren.
  • Betriebliche Probleme: Manuelle Korrekturen und erhöhter Arbeitsaufwand verlangsamen Ihre Prozesse.
  • Partnerverlust: Geschäftspartner können sich an konforme Unternehmen wenden.
  • Höhere Kosten: Die Umsetzung in letzter Minute führt zu höheren Kosten und Fehlern.

In jedem Fall ist eine frühzeitige Vorbereitung durch die Einführung eines konformen Systems für die elektronische Rechnungsstellung eine gute Strategie, um alle oben genannten Probleme zu vermeiden.

2. Was ändert sich 2025 bei der Rechnungsstellung in Deutschland?

Dreizehn europäische Länder, darunter auch Deutschland, werden die elektronische Rechnungsstellung in den Jahren 2025 und 2026 verpflichtend einführen, wobei jedes Land seine eigenen Anforderungen an das Format hat.

In Deutschland müssen die Empfänger ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen akzeptieren, wenn sie vom Absender dazu aufgefordert werden; die Übermittlung elektronischer Rechnungen bleibt jedoch freiwillig. Dies erfordert Anpassungen der bestehenden Rechnungseingangsverfahren und Arbeitsabläufe.

PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen; es werden strukturierte Formate verlangt, die der Norm EN-16931 entsprechen, wie CII, UBL, X-Rechnung oder ZUGFeRD.
Klicken Sie hier, um mehr zu lesen.

TecCom e-Invoicing unterstützt ZUGFeRD und X-Rechnung vollständig.

3. Ist mein Unternehmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen?

Ja, Ihr Unternehmen erhält regelmäßig Rechnungen. Als Rechnungsempfänger müssen Sie vom ersten Tag an in der Lage sein, steuerlich konforme elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Wenn Ihr Jahresumsatz 800.000 € übersteigt, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz müssen dies bis zum 1. Januar 2028 tun. Lediglich Rechnungen unter 250 EUR und der Verkauf von Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel sind auf unbestimmte Zeit von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.

Diese Reform betrifft praktisch alle deutschen Unternehmen und ausländische Unternehmen, die in Deutschland tätig sind. Der Zeitrahmen für die Einhaltung der Vorschriften ist knapp bemessen, so dass schnelles Handeln erforderlich ist, insbesondere wenn Ihr Unternehmen noch nicht mit einer Software für die elektronische Rechnungsstellung ausgestattet ist.

Erinnern Sie sich:

Für den Empfang von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Sie müssen bis zum 1. Januar bereit sein.

4. Wie kann ich mich über rechtliche Anforderungen und Änderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung informieren?

Die Rechtsgrundlage für die E-Invoicing-Verpflichtung ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU. Deutschland hat die EU-Anforderungen durch das E-Invoicing-Verordnung des Bundes. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber im Rahmen des so genannten Wachstumschancengesetzes Änderungen am deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) vorgenommen.

Hier finden Sie einige Websites und Newsletter, die für Sie nützlich sein könnten, um auf dem Laufenden zu bleiben:

Unsere TecCom Verkaufsberater sind natürlich auch jederzeit gerne bereit, Ihnen ein Update zu geben. Klicken Sie hier, um einen Anruf zu vereinbaren.

Möchten Sie den Veränderungen voraus sein? Nehmen Sie an unserem nächsten Webinar teil am 28. November (auf Deutsch) für die neuesten Updates

5. Wann muss ich mit der Umstellung auf eine konforme elektronische Rechnungsstellung beginnen?

Beginnen Sie jetzt - oder so bald wie möglich. Diese grundlegende Veränderung wird mehrere Abteilungen betreffen, darunter Buchhaltung, IT, Beschaffung und Vertrieb. Sie müssen Ihre Teams informieren, einen Plan erstellen und die Bereiche festlegen, in denen Handlungsbedarf besteht. Idealerweise beziehen Sie Ihre Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter frühzeitig mit ein, um einen reibungslosen Ablauf der Veränderungen zu gewährleisten.

Nach unserer TecCom-Erfahrung, ein Projekt zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung dauert mindestens 2 Monate. Wenn eine IT-Integration erforderlich ist, dauert sie zwischen 3 und 5 Monaten.

6. Was ist der beste Weg, um rechtzeitig fertig zu werden?

Prüfen Sie zunächst die Lücke zwischen Ihrem derzeitigen Rechnungsstellungsprozess und den kommenden verbindlichen Anforderungen. Kann Ihre bestehende Software elektronische Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD 2.X erstellen und versenden und die deutsche X-Rechnung, eine Erweiterung der EU-Norm EN 16931, erfüllen? Kann sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten?

Sobald Sie Ihr System bewertet haben, können Sie mit den Vorbereitungen für die Reform beginnen. Dazu gehört die Entwicklung eines Plans, die Bildung eines Projektteams mit Mitgliedern aus allen betroffenen Abteilungen und die Auswahl des richtigen Softwarepartners, der Ihre Umstellung unterstützt und die Fristen einhält.

Beziehen Sie Ihre Lieferanten und Kunden frühzeitig ein. Informieren Sie sie darüber, ab wann sie elektronische Rechnungen von Ihnen erhalten werden und wann Sie mit deren Erhalt rechnen.

Und schließlich sollten Sie bei so vielen Beteiligten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter für den Übergang gut geschult sind.

Eine TecCom GAP-Analyse ist ein guter Ausgangspunkt. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

7. Welche technischen Anforderungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen?

Eine steuerlich konforme e-Rechnung muss:

  • Geben Sie alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG an.
  • Sie müssen in einem maschinenlesbaren, strukturierten XML-Format erstellt werden, das eine automatische elektronische Verarbeitung durch den Empfänger ermöglicht.
  • der EU-Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und genaue Extraktion der relevanten Daten ermöglichen. Formate wie ZUGFeRD und die deutsche Erweiterung der Norm EN 16931, X-Rechnung, erfüllen diese Anforderungen, während PDFs oder Word-Dokumente dies nicht tun.

PDFs werden die Kriterien nicht mehr erfüllen. Als Empfänger können Sie weiterhin solche Rechnungen erhalten, aber ab dem 1. Januar 2025 sind Sie verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten, wenn ein Lieferant sie vorschriftsmäßig versendet.

Wenn Ihr Umsatz 800.000 € übersteigt, müssen Sie als Versender ab dem 1. Januar 2027 konforme elektronische Rechnungen versenden. Für alle anderen ist die Frist der 1. Januar 2028.

Als TecCom-Kunde wahrscheinlich nutzen Sie bereits TecCom e-Invoicing, um Rechnungen in den Formaten TXML oder PDF zu versenden. Je nach Einstellung erhalten nicht alle Ihre Rechnungsempfänger beide Formate, manche erhalten nur die PDF-Rechnung. Wenn Sie nur eine PDF-Rechnung erhalten, wird dies den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr genügen. Prüfen Sie mit uns um herauszufinden, wo Sie stehen und welche Schritte als nächstes erforderlich sind.

8. Gibt es spezielle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für den Ersatzteilmarkt?

Nein, es gibt keine branchenspezifischen Ausnahmen - die Anforderungen an die Rechnungsstellung gelten für alle Branchen gleichermaßen. Ein Branchenexperte kann jedoch von unschätzbarem Wert sein, da die Rechnungsstellung oft eng mit anderen Bestellprozessen verbunden ist. Da fast jede Rechnung mit einem Liefernachweis (DESADV) korrespondiert, bieten wir bei TecCom durch die Bereitstellung eines vollständigen Auftrags-Rechnungs-Workflows die Möglichkeit, diese Abhängigkeit zwischen Rechnung und Lieferavis zu validieren.

TecAlliance verfügt über 25 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Supply-Chain-Prozessen mit unserer TecCom-Produktsuite, in der die Rechnungsstellung seit jeher einen Schwerpunkt bildet. Wir helfen unseren Kunden weltweit, ihre Effizienz durch digitale Transformation und Automatisierung zu steigern. Unsere TecCom-Order-Plattform ermöglicht Hunderten von Lieferanten und Zehntausenden von Käufern einen reibungslosen Handel.

Für TecCom-KundenDas bedeutet, dass sie die elektronische Rechnungsstellung nahtlos in ihre Bestellprozesse integrieren, sich mit Rechnungsversendern und -empfängern weltweit verbinden und von unserer umfassenden Erfahrung mit IT-Integrationsprojekten profitieren können. Wir sind der ideale E-Invoicing-Partner für den Automotive Aftermarket - und darüber hinaus.

9. Wie kann ich die elektronische Rechnungsstellung international und für alle meine Kunden und Lieferanten einsetzen?

Deutschland ist nur eines von vielen Ländern, die auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen. Um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, brauchen Sie eine Softwarelösung, die weltweit einsetzbar ist, sich an die Vorschriften und Implementierungsoptionen verschiedener Länder anpasst und nahtlos über verschiedene Plattformen hinweg funktioniert.

TecCom e-Invoicing ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungsinformationen zu harmonisieren, egal ob Sie TecCom-Sender oder -Empfänger sind, indem Sie ein gemeinsames XML-Format neben verschiedenen anderen Formaten verwenden. Zur Unterstützung der Compliance bieten wir auch Mappings, z.B. von und nach ZUGFeRD, an, die sicherstellen, dass die lokalen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dieses einheitliche Format dient als Grundlage für eine fortgeschrittene Automatisierung und Kosteneinsparungen. Da bereits viele Lieferanten auf der Plattform vertreten sind, können Sie sich als Absender mit allen Empfängern verbinden, ohne dass Sie zusätzliche Dienstleister benötigen. Mehr erfahren.

10. Wie kann ich eine e-Invoicing-Lösung in meine IT-Landschaft integrieren und zu welchen Kosten?

Die Integration einer neuen e-Invoicing-Lösung in Ihre aktuelle IT-Landschaft ist eine große Herausforderung.
TecCom bietet verschiedene SAP-Integrationsszenarien, die es Unternehmen ermöglichen, ihr bestehendes SAP-Format zu nutzen und gleichzeitig unsere Mapping-Engine für einen Mehrwert einzusetzen. Viele Hersteller stehen vor IT-Herausforderungen, wenn ihre ERP-Systeme nicht für E-Invoices oder XML5.0-Formate bereit sind.

Wir sind uns bewusst, dass die Preisgestaltung für kleine und mittlere Unternehmen ein Problem darstellen kann, daher bieten wir flexible Optionen und Rabatte an, um unsere Dienstleistungen leichter zugänglich zu machen. Großhändler können von nahezu kostenlosen Lösungen profitieren und durch automatisierte Prozesse erhebliche Einsparungen erzielen.

Kontaktieren Sie uns heute für ein Angebot und entdecken Sie, wie TecCom Ihr E-Invoicing und Ihre Auftragsverwaltung rationalisieren kann.

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