Con l'entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria nel 2025, una domanda incombe sui professionisti della finanza, degli acquisti e della contabilità: Saremo pronti?
In qualità di esperti di digitalizzazione dell'aftermarket, aiutiamo i clienti non solo a rispettare le normative, ma anche a snellire la fatturazione elettronica all'interno dei loro processi di ordini e supply chain.
Per affrontare le complessità che ci attendono, abbiamo raccolto le 10 domande più frequenti dei nostri clienti. Scoprite di seguito le risposte alle domande che potreste porvi anche voi.
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Ecco a voi: La vostra guida alle domande e risposte sul 2025
1. Cosa succede se non siamo pronti in tempo?
La fatturazione elettronica obbligatoria in Germania viene introdotta in diverse fasi a partire dal 1° gennaio 2025. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, dovrete essere pronti a rispettare diverse tappe in determinati momenti. Se non sarete pronti per tempo, dovrete affrontare una serie di problemi:
- Rischi legali: Le fatture non conformi (ad esempio, i PDF) possono essere rifiutate e potreste incorrere in multe o nel rifiuto di detrarre l'IVA.
- Ritardi nei pagamenti: Le fatture non conformi ai nuovi standard possono ritardare o bloccare i pagamenti.
- Problemi operativi: Le correzioni manuali e l'aumento del carico di lavoro rallentano i processi.
- Perdita di partner: i partner commerciali potrebbero rivolgersi a società conformi.
- Costi più elevati: L'implementazione all'ultimo minuto comporta un aumento dei costi e degli errori.
In ogni caso, prepararsi per tempo adottando un sistema di fatturazione elettronica conforme è una buona strategia per evitare tutto ciò.
2. Cosa sta cambiando nel 2025 con la fatturazione in Germania?
Tredici Paesi europei, tra cui la Germania, introdurranno l'obbligo di fatturazione elettronica nel 2025 e nel 2026, e ogni Paese avrà i propri requisiti di formato.
In Germania, a partire dal 1° gennaio 2025, i destinatari dovranno accettare le fatture elettroniche se richiesto dal mittente, anche se l'invio di fatture elettroniche rimane facoltativo. Ciò richiederà un adeguamento dei processi di ricezione delle fatture e dei flussi di lavoro esistenti.
I PDF non saranno più considerati fatture elettroniche; saranno necessari formati strutturati conformi allo standard EN-16931, come CII, UBL, X-Rechnung o ZUGFeRD.
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Fatturazione elettronica TecCom supporta pienamente ZUGFeRD e X-Rechnung.
3. La mia azienda è interessata dall'obbligo di fatturazione elettronica?
Sì, la vostra azienda riceve regolarmente fatture. In qualità di destinatari, dovete essere pronti a elaborare fatture elettroniche conformi alle norme fiscali fin dal primo giorno.
Se il vostro fatturato annuo supera gli 800.000 euro, siete tenuti a inviare le fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2027. Le aziende con un fatturato inferiore dovranno adeguarsi entro il 1° gennaio 2028. Solo le fatture inferiori a 250 euro e le vendite di biglietti per il trasporto pubblico sono escluse a tempo indeterminato dal mandato di fatturazione elettronica.
Questa riforma ha un impatto praticamente su tutte le aziende tedesche e sulle aziende straniere che operano in Germania. I tempi di adeguamento sono stretti, quindi è necessario agire rapidamente, soprattutto se la vostra azienda non è ancora dotata di un software di fatturazione elettronica.
Ricorda:
Non esiste un periodo di transizione per la ricezione delle fatture. Dovete essere pronti per il 1° gennaio.
4. Come si può rimanere informati sui requisiti legali e sulle modifiche alla fatturazione elettronica?
La base giuridica dell'obbligo di fatturazione elettronica è la Direttiva europea 2014/55/UE. La Germania ha implementato i requisiti dell'UE attraverso la regolamento federale sulla fatturazione elettronica. Inoltre, il legislatore ha apportato modifiche alla legge tedesca sull'IVA (UStG) e all'ordinanza di attuazione dell'IVA (UStDV) nell'ambito della cosiddetta legge sulle opportunità di crescita.
Ecco alcuni siti web e newsletter che potrebbero esservi utili per rimanere aggiornati:
- Aggiornamento sull'IVA
- Pagine della Commissione europea (CE)
- Associazione tedesca per la fatturazione elettronica - VeR Verband - newsletter
- Ministero federale delle finanze della Germania - newsletter
I nostri consulenti di vendita TecCom sono ovviamente lieti di aggiornarvi in qualsiasi momento. Clicca qui per fissare una telefonata.
5. Quando devo iniziare la transizione verso la fatturazione elettronica conforme?
Iniziate ora, o il prima possibile. Questo cambiamento fondamentale interesserà diversi reparti, tra cui contabilità, IT, acquisti e vendite. Dovrete informare i vostri team, creare un piano e individuare le aree che richiedono un intervento. L'ideale sarebbe coinvolgere tempestivamente i fornitori, i clienti e i dipendenti per garantire una gestione fluida del cambiamento.
Nella nostra esperienza TecCom, un progetto di implementazione della fatturazione elettronica richiede almeno 2 mesi. Se è necessaria un'integrazione informatica, occorrono dai 3 ai 5 mesi.
6. Qual è l'approccio migliore per prepararsi in tempo?
Innanzitutto, valutate il divario tra il vostro attuale processo di fatturazione e i prossimi requisiti obbligatori. Il vostro software attuale è in grado di generare e inviare fatture elettroniche in formati come ZUGFeRD 2.X e di rispettare la X-Rechnung tedesca, che è un'estensione dello standard UE EN 16931? È in grado di elaborare le fatture elettroniche in entrata?
Una volta valutato il vostro sistema, potete iniziare a prepararvi per la riforma. Ciò comporta lo sviluppo di un piano, la formazione di un team di progetto con membri di tutti i reparti interessati e la scelta del partner software giusto per supportare la trasformazione e rispettare le scadenze.
Coinvolgete subito i vostri fornitori e clienti. Informateli quando inizieranno a ricevere le vostre fatture elettroniche e quando vi aspettate di riceverle in cambio.
Infine, con tanti soggetti coinvolti, assicuratevi che i vostri dipendenti siano ben formati per la transizione.
Un'analisi GAP di TecCom è un buon punto di partenza. Contattateci per maggiori informazioni.
7. Quali requisiti tecnici deve soddisfare una fattura elettronica?
Una fattura elettronica conforme alle norme fiscali deve:
- Includere tutti i dati obbligatori come richiesto dal § 14 (4) della legge tedesca sull'IVA (UStG).
- Essere creato in un formato XML strutturato e leggibile a macchina che consenta l'elaborazione elettronica automatica da parte del destinatario.
- Conformi allo standard europeo EN 16931 o che consentano l'estrazione completa e accurata dei dati rilevanti. Formati come ZUGFeRD e l'estensione tedesca dello standard EN 16931, X-Rechnung, soddisfano questi requisiti, mentre i PDF o i documenti Word non lo fanno.
I PDF non soddisfano più i criteri. Come destinatari, potete ancora ricevere tali fatture, ma a partire dal 1° gennaio 2025, se un fornitore invia fatture elettroniche conformi, siete tenuti ad accettarle ed elaborarle.
Se il vostro fatturato supera gli 800.000 euro, dovrete inviare fatture elettroniche conformi a partire dal 1° gennaio 2027. Per tutti gli altri, la scadenza è il 1° gennaio 2028.
Come cliente TecCom probabilmente utilizzate già TecCom e-Invoicing per inviare le fatture nei formati TXML o PDF. A seconda della configurazione, non tutti i destinatari delle fatture possono ricevere entrambi i formati, mentre alcuni possono ricevere solo la fattura in PDF. Alla fine, ricevere solo il PDF non sarà più sufficiente per soddisfare i requisiti legali. Consultaci per sapere a che punto siete e quali sono i passi successivi da compiere.
8. Esistono requisiti di fatturazione elettronica specifici per l'aftermarket?
No, non ci sono esenzioni specifiche per il settore: i requisiti di fatturazione si applicano a tutti i settori. Tuttavia, la presenza di un esperto del settore può essere preziosa, poiché la fatturazione è spesso profondamente connessa ad altri processi d'ordine. Poiché quasi tutte le fatture corrispondono a una prova di consegna (DESADV), TecCom offre la possibilità di convalidare questa dipendenza tra fattura e notifica di spedizione, fornendo un flusso di lavoro completo dall'ordine alla fattura.
TecAlliance vanta 25 anni di esperienza nella digitalizzazione dei processi della supply chain con la sua suite di prodotti TecCom, in cui la fatturazione è sempre stata un punto focale. Aiutiamo i clienti di tutto il mondo a raggiungere l'efficienza attraverso la trasformazione digitale e l'automazione. La nostra piattaforma TecCom Order facilita il commercio senza soluzione di continuità per centinaia di fornitori e decine di migliaia di acquirenti.
Per i clienti TecComQuesto significa che possono integrare perfettamente la fatturazione elettronica nei loro processi di ordinazione, connettersi con i mittenti e i destinatari delle fatture a livello globale e beneficiare della nostra vasta esperienza nei progetti di integrazione IT. Siamo il partner ideale per la fatturazione elettronica nell'aftermarket automobilistico e non solo.
9. Come posso affrontare la fatturazione elettronica a livello internazionale e tra tutti i miei clienti e fornitori?
La Germania è solo uno dei tanti Paesi che stanno passando alla fatturazione elettronica. Per essere a prova di futuro, avete bisogno di una soluzione software che offra una copertura globale, adattandosi alle normative dei diversi Paesi, alle opzioni di implementazione e al funzionamento senza soluzione di continuità tra le varie piattaforme.
TecCom e-Invoicing consente di armonizzare tutte le informazioni relative alle fatture, sia che si tratti di un mittente che di un destinatario TecCom, utilizzando un formato XML comune insieme a vari altri formati. Per supportare la conformità, offriamo anche mappature, ad esempio da e verso ZUGFeRD, per garantire il rispetto dei requisiti legali locali. Questo unico formato funge da base per l'automazione avanzata e il risparmio sui costi. Con molti fornitori già presenti sulla piattaforma, potete connettervi con tutti i destinatari come mittente senza bisogno di ulteriori fornitori di servizi. Per saperne di più.
10. Come posso integrare una soluzione di fatturazione elettronica nel mio panorama IT e a quali costi?
L'integrazione di una nuova soluzione di fatturazione elettronica nell'attuale panorama informatico è una grande sfida.
TecCom offre diversi scenari di integrazione con SAP, consentendo alle aziende di utilizzare il formato SAP esistente e di sfruttare il nostro motore di mappatura per ottenere un valore aggiunto. Molti produttori si trovano ad affrontare sfide informatiche quando i loro sistemi ERP non sono pronti per le fatture elettroniche o per i formati XML5.0, ma le nostre soluzioni aiutano a colmare queste lacune con una facile implementazione e supporto.
Siamo consapevoli che il prezzo può essere un problema per le piccole e medie imprese, quindi offriamo opzioni flessibili e sconti per rendere i nostri servizi più accessibili. I grossisti possono beneficiare di soluzioni quasi gratuite, ottenendo risparmi significativi grazie ai processi automatizzati.
Contattateci oggi stesso per un preventivo e scoprire come TecCom può semplificare la fatturazione elettronica e la gestione degli ordini.
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