Opanowywanie e-fakturowania w Niemczech: aktualizacje, wskazówki i analizy klientów
)
Począwszy od 2025 roku wszystkie firmy w Niemczech muszą przyjąć e-fakturowanie. Aby wesprzeć to przejście, 28 listopada 2024 roku zorganizowaliśmy webinar z naszym klientem TMD Friction.
Uczestnicy wydarzenia otrzymali:
Kluczowe aktualizacje dotyczące nakazu e-fakturowania 2025.
Wskazówki dotyczące planowania projektu, konfiguracji IT i najlepszych praktyk.
Praktyczne analizy z drogi e-fakturowania TMD.
Poniżej znajdziesz podsumowanie webinaru. Tutaj możesz obejrzeć nagranie oraz pobrać slajdy webinaru (oba po niemiecku).
Aktualizacja e-fakturowania: zaczyna się, ale nie kończy w 2025 roku
Począwszy od 1 stycznia 2025 roku e-fakturowanie staje się opcjonalne dla nadawców, ale obowiązkowe dla odbiorców w Niemczech. Akceptowane formaty obejmują standardy zgodne z EN16931, takie jak CII, UBL, XRechnung i ZUGFeRD. Do 2027 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe.
Na poziomie europejskim inicjatywa ViDA ma na celu uczynienie e-fakturowania obowiązkowym we wszystkich krajach UE do 2030 roku, torując drogę do zharmonizowanych standardów cyfrowego fakturowania.
6 kroków do zgodności
Wiele firm już rozpoczęło wdrażanie reformy e-fakturowania. Ankieta przeprowadzona podczas naszego webinaru ujawniła:
21% jeszcze nie zaczęło,
53% jest w fazie oceny i planowania,
17% jest dobrze zaawansowanych we wdrożeniu,
9% jest niemal gotowych.
Według naszej ekspertki e-fakturowania Lisy Zvonetskayi, sześć krytycznych kroków jest kluczem do osiągnięcia zgodności. Jest przekonana, że „postępując zgodnie z tymi krokami, będziesz nie tylko dobrze przygotowany na nadchodzące zmiany w Niemczech, ale również wykorzystasz.
1. Wyznacz dedykowanego kierownika projektu
Wdrożenie e-fakturowania wymaga jasnej struktury i planowania. Dedykowany kierownik projektu zapewnia, że zmiany regulacyjne, wymagania klientów i terminy są adresowane na czas. Koordynują wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
Biorąc pod uwagę złożoność, która zależy od używanych systemów i poziomu cyfryzacji, wczesne planowanie jest kluczowe. Kierownik projektu zapewnia terminowe wdrożenie i minimalizuje ryzyka.
2. Zdobądź przegląd klientów i dostawców
Jasny przegląd jest niezbędny do dokładnego zdefiniowania zakresu projektu e-fakturowania i unikania niespodzianek po go-live. Wcześnie zidentyfikuj używane formaty fakturowania i kanały przesyłania oraz zapytaj, kiedy twoi partnerzy planują przejście.
Ta analiza pomaga precyzyjnie zdefiniować zakres projektu, adresować i cyfryzować wszystkie istotne scenariusze kosztowe i klienckie oraz minimalizować ryzyka. Upewnij się również, że wymagane dane podstawowe klientów i dostawców są kompletne i dostępne.
3. Zdecyduj Make-or-Buy
Gdy zakres projektu wdrożenia e-fakturowania jest z grubsza zdefiniowany, musisz zdecydować, które części chcesz obsłużyć wewnętrznie, a gdzie potrzebujesz zewnętrznego wsparcia. Rozważ, czy potrzebujesz tylko oprogramowania, czy również wymagasz utrzymania.
4. Sprawdź zestaw danych pod kątem interoperacyjności EN 16931
Zidentyfikuj luki, które nie są zgodne podatkowo i muszą być pilnie adresowane, a także te, które można zdeprioryzować i wdrożyć później. Ta analiza jest istotna nie tylko dla Niemiec, ale również dla handlu wewnątrz UE i będzie ważna w przyszłości.Hiszpania i Francja.
5. Aktualizuj swoje oprogramowanie
Upewnij się, że twoja infrastruktura IT i oprogramowanie są aktualne. Jeśli twój dostawca oferuje aktualizacje, powinieneś je wdrożyć, ponieważ dostawcy usług również muszą dostosować swoje oprogramowanie do nowych wymagań. Aktualizacja jest często konieczna do utrzymania.
Dla naszych klientów TecCom używających modułów SAP może to oznaczać aktualizację do TecRM 3.1, podczas gdy klienci nie-SAP mogą potrzebować przejścia z Dispatch i Pull client na Connect 5. Upewnij się, że omawiasz to z dostawcą z wyprzedzeniem.
6. Wykorzystaj reformę jako przewagę konkurencyjną
Wdrażaj e-fakturowanie proaktywnie — nie czekaj, aż wszyscy inni nadrobią. To pomoże ci szybciej otrzymywać zapłatę za faktury, poprawiać przepływ gotówki i zwiększać płynność. Prowadzi to do większej elastyczności finansowej i oszczędności kosztów.
Zdobądź pełną przejrzystość statusu twoich faktur i oferuj swoim klientom dodatkową korzyść automatyzacji przetwarzania faktur bez wysiłku ręcznego. Docenią tę wartość.
Włączenie wszystkich interesariuszy do współpracy jest kluczowe dla sukcesu
Nasz klient TMD Friction jest pionierem w dziedzinie e-fakturowania, rozpoczynając już w 2009 roku. W webinarze Sarah Schwarz, TMD Business Process Development Manager, podzieliła się cennymi analizami z ich wdrożenia e-fakturowania.
Głównym motywatorem były obawy środowiskowe: redukcja zużycia papieru i poprawa efektywności poprzez procesy cyfrowe. „Początkowo przekonywanie ludzi było konieczne, szczególnie w zakresie uznania regulacyjnego i niezawodności” – mówi Sarah Schwarz.
Kluczowym czynnikiem sukcesu projektu było zaangażowanie wszystkich istotnych działów wewnętrznych – od obsługi klienta po zespoły logistyki. Kluczowe jest regularne informowanie wszystkich pracowników mających kontakt z e-fakturowaniem i osadzenie procesu.
Dziś 98% faktur TMD jest wysyłanych elektronicznie – bezpiecznie, podpisanych i z dziennikami transakcji. To nie tylko pomaga środowisku, ale również zwiększa efektywność.
Podsumowanie: zamiana wyzwania w szansę
W istocie webinar podkreśla trzy kluczowe wnioski, jak z powodzeniem zarządzać projektem e-fakturowania.
Zaalokuj zasoby teraz: skorzystaj z okazji, by zaalokować zasoby w odpowiednim czasie i położyć fundament sukcesu.
Zamień wyzwania w szanse: przekształć wymagania regulacyjne w przewagę konkurencyjną dla swojego biznesu.
Wybierz partnera odpornego na przyszłość: nawiąż partnerstwo z niezawodnym i innowacyjnym dostawcą dla długoterminowej, zrównoważonej współpracy.
Gotowy zacząć? Jesteśmy tu, by pomóc ci wykorzystać możliwości przejścia na e-fakturowanie i uodpornić twój biznes na przyszłość. Świetnym punktem wyjścia jest analiza luk TecCom.