Odliczanie do e-fakturowania w Niemczech: 10 najczęstszych pytań klientów
)
Wraz z obowiązkowym e-fakturowaniem stającym się poważnym tematem w 2025 roku, jedno pytanie wisi nad profesjonalistami finansów, pozyskiwania i księgowości: czy będziemy gotowi?
Jako eksperci cyfryzacji rynku części zamiennych pomagamy klientom nie tylko spełniać regulacje, ale również usprawniać e-fakturowanie w ich procesach zamówień i łańcucha dostaw.
Aby zająć się złożonościami przed nami, zebraliśmy 10 najczęściej zadawanych pytań od naszych klientów. Odkryj poniżej odpowiedzi na pytania, które ty również możesz sobie zadawać.
Chcesz wyprzedzać zmiany? Znajdź więcej aktualizacji, wskazówek i analiz klientów na temat „Opanowywanie e-fakturowania w Niemczech” w podsumowaniu naszego najnowszego webinaru. Przeczytaj teraz!
Oto: twój niezbędny przewodnik Q&A na 2025 rok
1. Co się stanie, jeśli nie będziemy gotowi na czas?
Obowiązkowe e-fakturowanie w Niemczech jest wprowadzane w różnych fazach począwszy od 1 stycznia 2025 roku. W zależności od rozmiaru twojej firmy musisz być gotowy na spełnienie różnych kamieni milowych w określonych czasach. Jeśli nie jesteś gotowy na czas, będziesz musiał:
Ryzyka prawne: niezgodne faktury (np. PDF-y) mogą zostać odrzucone i możesz stanąć przed grzywnami lub odmową odliczeń VAT.
Opóźnienia płatności: faktury, które nie spełniają nowych standardów, mogą opóźnić lub zablokować płatności.
Problemy operacyjne: ręczne korekty i zwiększone obciążenie pracą spowalniają twoje procesy.
Utrata partnerów: partnerzy biznesowi mogą zwrócić się ku firmom zgodnym.
Wyższe koszty: wdrożenie w ostatniej chwili prowadzi do zwiększonych kosztów i błędów.
W każdym przypadku wczesne przygotowanie poprzez przyjęcie zgodnych systemów e-fakturowania jest dobrą strategią, by uniknąć wszystkich powyższych.
2. Co zmienia się w 2025 roku z fakturowaniem w Niemczech?
Trzynaście krajów europejskich, w tym Niemcy, wprowadzi obowiązkowe e-fakturowanie w 2025 i 2026 roku, z każdym krajem mającym własne wymagania dotyczące formatu.
W Niemczech od 1 stycznia 2025 odbiorcy muszą akceptować faktury elektroniczne, jeśli wymaga tego nadawca, choć wysyłanie e-faktur pozostaje opcjonalne. Wymagać to będzie dostosowań istniejących procesów przyjmowania faktur i przepływów pracy.
PDF-y nie będą już kwalifikować się jako faktury elektroniczne; wymagane będą ustrukturyzowane formaty zgodne ze standardem EN-16931, takie jak CII, UBL, X-Rechnung lub ZUGFeRD.
Kliknij tutaj, by przeczytać więcej.
TecCom e-Invoicing w pełni wspiera ZUGFeRD i X-Rechnung.
3. Czy moja firma jest objęta obowiązkiem e-fakturowania?
Tak, twoja firma regularnie otrzymuje faktury. Jako odbiorca musisz być gotowy do przetwarzania zgodnych podatkowo faktur elektronicznych od pierwszego dnia.
Jeśli twoje roczne obroty przekraczają 800 000 €, jesteś zobowiązany wysyłać e-faktury począwszy od 1 stycznia 2027 roku. Firmy z niższymi obrotami muszą być zgodne do 1 stycznia 2028 roku. Tylko faktury poniżej 250 € i sprzedaż biletów transportu publicznego są na czas nieokreślony wyłączone.
Ta reforma wpływa praktycznie na wszystkie niemieckie firmy i zagraniczne firmy prowadzące działalność w Niemczech. Harmonogram zgodności jest napięty, więc szybkie działanie jest konieczne, szczególnie jeśli twój biznes nie jest jeszcze wyposażony w oprogramowanie e-fakturowania.
Pamiętaj:
Nie ma okresu przejściowego dla przyjmowania faktur. Musisz być gotowy do 1 stycznia.
4. Jak mogę być informowany o wymogach prawnych i zmianach w e-fakturowaniu?
Podstawą prawną obowiązku e-fakturowania jest Dyrektywa Europejska 2014/55/UE. Niemcy wdrożyły wymogi UE poprzez federalne rozporządzenie o e-fakturowaniu. Dodatkowo ustawodawca dokonał zmian w niemieckiej Ustawie o VAT (UStG) i Rozporządzeniu Wykonawczym VAT (UStDV) w ramach tzw. Growth Opportunities Act.
Oto kilka stron internetowych i newsletterów, które możesz uznać za przydatne, by być na bieżąco:
Strony Komisji Europejskiej (EC)Cyfrowe e-fakturowanie w UE
Nasi doradcy sprzedaży TecCom są oczywiście również chętni, by w każdej chwili udzielić ci aktualizacji. Kliknij tutaj, aby umówić rozmowę.
5. Kiedy muszę rozpocząć przejście na zgodne e-fakturowanie?
Zacznij teraz – lub tak szybko, jak to możliwe. Ta fundamentalna zmiana wpłynie na wiele działów, w tym księgowość, IT, pozyskiwanie i sprzedaż. Będziesz musiał poinformować swoje zespoły, stworzyć plan i wskazać obszary wymagające działania. Idealnie.
W naszym doświadczeniu TecCom projekt wdrożenia e-fakturowania trwa co najmniej 2 miesiące. Jeśli wymagana jest integracja IT, trwa to od 3 do 5 miesięcy.
6. Jakie jest najlepsze podejście, by być gotowym na czas?
Najpierw oceń lukę między twoim obecnym procesem fakturowania a nadchodzącymi obowiązkowymi wymogami. Czy twoje istniejące oprogramowanie może generować i wysyłać e-faktury w formatach takich jak ZUGFeRD 2.X i być zgodne z niemieckim X-Rechnung, które jest rozszerzeniem standardu UE EN 16931? Czy może przetwarzać przychodzące e-faktury?
Gdy ocenisz swój system, możesz rozpocząć przygotowania do reformy. Obejmuje to opracowanie planu, utworzenie zespołu projektowego z członkami ze wszystkich dotkniętych działów oraz wybór odpowiedniego partnera oprogramowania.
Wcześnie zaangażuj swoich dostawców i klientów. Poinformuj ich, kiedy zaczną otrzymywać e-faktury od ciebie i kiedy oczekujesz ich w zamian.
Wreszcie, z tak wieloma interesariuszami zaangażowanymi, upewnij się, że twoi pracownicy są dobrze przeszkoleni do przejścia.
Analiza luk TecCom jest dobrym punktem wyjścia. Skontaktuj się z nami po więcej informacji.
7. Jakie wymagania techniczne musi spełniać e-faktura?
Zgodna podatkowo e-faktura musi:
Zawierać wszystkie obowiązkowe szczegóły wymagane przez § 14 (4) niemieckiej Ustawy o VAT (UStG).
Być utworzona w czytelnym maszynowo, ustrukturyzowanym formacie XML, który umożliwia automatyczne elektroniczne przetwarzanie przez odbiorcę.
Być zgodna ze standardem UE EN 16931 lub umożliwiać pełne i dokładne wyodrębnianie istotnych danych. Formaty takie jak ZUGFeRD i niemieckie rozszerzenie standardu EN 16931, X-Rechnung, spełniają te wymagania, podczas gdy PDF-y lub dokumenty Word nie.
PDF-y nie będą już spełniać kryteriów. Jako odbiorca nadal możesz otrzymywać takie faktury, ale począwszy od 1 stycznia 2025 roku, jeśli dostawca wysyła zgodne e-faktury, jesteś zobowiązany do ich przyjęcia i przetwarzania.
Jako nadawca, jeśli twoje obroty przekraczają 800 000 €, musisz wysyłać zgodne e-faktury od 1 stycznia 2027 roku. Dla wszystkich innych termin to 1 stycznia 2028 roku.
Jako klient TecCom prawdopodobnie już używasz TecCom e-Invoicing do wysyłania faktur w formatach TXML lub PDF. W zależności od konfiguracji nie wszyscy twoi odbiorcy faktur mogą otrzymać oba, niektórzy mogą otrzymywać tylko fakturę PDF. Ostatecznie otrzymywanie tylko PDF.Sprawdź u nas, by dowiedzieć się, na jakim etapie się znajdujesz i jakie kroki są wymagane jako następne.
8. Czy są jakieś wymagania e-fakturowania specyficzne dla rynku części zamiennych?
Nie, nie ma wyjątków specyficznych dla branży — wymagania e-fakturowania dotyczą jednakowo wszystkich sektorów. Jednakże posiadanie eksperta branżowego może być bezcenne, ponieważ fakturowanie jest często głęboko połączone z innymi procesami zamówień. Z niemal każdą fakturą.
W TecAlliance wnosimy 25 lat doświadczenia w cyfryzacji procesów łańcucha dostaw dzięki naszej pakietowi produktów TecCom, gdzie fakturowanie zawsze było kluczowym fokusem. Pomagamy klientom na całym świecie osiągać efektywność poprzez cyfrową transformację i automatyzację. Nasza platforma TecCom Order ułatwia płynny handel setkom dostawców i dziesiątkom tysięcy kupujących.
Dla klientów TecCom oznacza to, że mogą płynnie zintegrować e-fakturowanie ze swoimi procesami zamówień, łączyć się z nadawcami i odbiorcami faktur na całym świecie oraz korzystać z naszego rozległego doświadczenia z projektami integracji IT. Jesteśmy idealnym partnerem e-fakturowania dla rynku części zamiennych — i poza nim.
9. Jak mogę zająć się e-fakturowaniem międzynarodowo i u wszystkich moich klientów i dostawców?
Niemcy są tylko jednym z wielu krajów przechodzących na e-fakturowanie. Aby uodpornić swój biznes na przyszłość, potrzebujesz rozwiązania programowego, które oferuje globalne pokrycie — dostosowując się do różnych regulacji krajów, opcji wdrożenia i działając płynnie między platformami.
TecCom e-Invoicing pozwala harmonizować wszystkie informacje fakturowe, niezależnie od tego, czy jesteś nadawcą czy odbiorcą TecCom, używając wspólnego formatu XML obok różnych innych formatów. Aby wspierać zgodność, oferujemy również mapowania, na przykład do.Dowiedz się więcej.
10. Jak mogę zintegrować rozwiązanie e-fakturowania z moim krajobrazem IT i po jakim koszcie?
Integracja nowego rozwiązania e-fakturowania z twoim obecnym krajobrazem IT to duże wyzwanie.
TecCom oferuje kilka scenariuszy integracji SAP, pozwalając firmom używać ich istniejącego formatu SAP, jednocześnie wykorzystując nasz silnik mapowania dla wartości dodanej. Wielu producentów stoi przed wyzwaniami IT, gdy ich systemy ERP nie są gotowe na e-fakturowanie.
Uznajemy, że ceny mogą być problemem dla małych i średnich firm, więc oferujemy elastyczne opcje i zniżki, aby uczynić nasze usługi bardziej dostępnymi. Hurtownicy mogą korzystać z niemal darmowych rozwiązań, osiągając znaczące oszczędności poprzez zautomatyzowane procesy.
Skontaktuj się z nami dziś po wycenę i odkryj, jak TecCom może usprawnić twoje e-fakturowanie i zarządzanie zamówieniami.
Znajdź więcej aktualizacji, wskazówek i analiz klientów na temat „Opanowywanie e-fakturowania w Niemczech” w podsumowaniu naszego najnowszego webinaru. Przeczytaj teraz!