Lees nu deel 3 van het interview over de afwikkeling van returns in de onderdelenmarkt

Returnprocessen zijn duur, arbeidsintensief en de bijbehorende transporten zijn schadelijk voor het milieu. In het eerste delen van ons interview lieten de experts van TecAlliance Moritz Mahler, producteigenaar van de module Warranty & Returns, en bedrijfsconsultant Masato Dünßer zien hoe verbeterde returnprocessen kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf en rechtstreeks bijdragen aan de bescherming van het milieu. Ze hebben uitgelegd waarom de Order Manager module Warranty & Returns werd ontwikkeld en hoe deze module alle spelers op de onderdelenmarkt kan helpen. In dit laatste deel praten ze over nieuwe functies waardoor de returnprocessen nog verder zullen verbeteren.

U vertelde dat “Warranty & Returns” als een oplossing voor de gehele onderdelenmarkt was ontwikkeld en hebt uitgelegd welke voordelen een dergelijke benadering met zich meebracht. Maar hoe kan een groothandel klachten indienen bij een onderdelenfabrikant die niet met de Order Manager is verbonden?

Moritz Mahler: Warranty & Returns is een module van ons internationale B2B-platform Order Manager. En hoewel er al meer dan 280 onderdelenfabrikanten wereldwijd bij het platform zijn aangesloten, zijn er ook nog steeds leveranciers die niet via deze oplossing bereikbaar zijn. Om dit probleem het hoofd te bieden, moeten we garanderen dat een groothandelaar met Warranty & Returns klachten voor iedere leverancier kan maken – ongeacht of deze op ons platform is aangesloten of niet.

Hierdoor weet de groothandelaar dat hij alle klachten op dezelfde plaats kan maken. In een duidelijk gestructureerde lijst waar hij de status van alle klachten in een oogopslag kan zien. Dit zorgt voor transparantie en geeft hem continu de juiste feedback als een klant naar de status van zijn klacht vraagt.

Masato Dünßer: Elke leverancier die de Order Manager gebruikt heeft onmiddellijk toegang tot Warranty & Returns, net als alle handelaars. Klachten die door handelaars worden ingediend, worden in ieder geval opgenomen in de klachtenlijst van de leverancier en kunnen door de leverancier worden afgehandeld.

Ook als een leverancier niet met de Order Manager is verbonden, werkt dat vrijwel hetzelfde. Het enige verschil is dat de handelaar het adres van de leverancier handmatig moet invoegen en de klacht per e-mail moet versturen.

Maar hoe zit het met de garages? Hoe kan een groothandelaar zeker weten dat de klachten via Warranty & Returns werden verzonden?

Moritz Mahler: Wij hebben een functie ontwikkeld die „Garage Link“ heet. De groothandelaar kan links maken die hij bijvoorbeeld op zijn website kan plaatsen, of in zijn eigen onderdelencatalogus, webshop, eBay shop, in een e-mail of zelfs als een QR-code afgedrukt op afleveringsbonnen enz. De garage heeft geen Order Manager-account nodig. Als hij op de link klikt, kan hij onmiddellijk een klacht aanmaken en deze naar de betreffende groothandel sturen.

Wat zijn uw plannen voor de toekomst om de afhandeling van returns and warranty-gevallen nog verder te verbeteren en te ondersteunen?

Moritz Mahler: Wij willen de klanten helpen om tijd en geld te besparen! Daarom werken wij elke dag aan een eenvoudiger proces voor het retourneren van onderdelen. Wij willen het de afhandelingen van warrenty and returns-claims zo gemakkelijk mogelijk maken voor garages, de groothandel en de onderdelenfabrikanten.

In de afgelopen weken hebben we al verschillende nuttige functies ontwikkeld: gebruikers kunnen nu met de multi-upload-functie meerdere klachten in één keer uploaden. En ze kunnen ook heel veel beslissingen nemen in de klachtenlijst. Dat bespaart heel veel tijd!

Masato Dünßer: Als een medewerker in de werkplaats of van de handelaar een foto of video van een defect onderdeel maakt, doet hij dat meestal met zijn smartphone. De vraag is dan: hoe krijgt hij het op de computer waarop de klachten worden aangemaakt? We zijn nu bezig met het maken van een QR-code in het digitale klachtenformulier. De gebruiker kan deze code dan met zijn smartphone op de monitor scannen, de mediabestanden kiezen of een foto maken en de bestanden rechtstreeks naar de claim uploaden. Wij hebben hierover al heel veel positieve reacties van gebruikers ontvangen. Soms zijn het de kleine dingen die een groot verschil maken.

Moritz Mahler: Op dit moment werken wij aan verschillende functies waarmee de processen nog soepeler en gestroomlijnder verlopen. Als een onderdelenfabrikant de code op het verzendetiket van een geretourneerd product scant, wordt de status van de klacht automatisch bijgewerkt en weet de groothandelaar onmiddellijk dat de goederen gearriveerd zijn.

Ook willen wij het nog gemakkelijker maken om een klacht aan te maken en daarom gaan wij de klachtenlijst aanpassen zodat deze nog gebruiksvriendelijker wordt en eventueel op maat gemaakt kan worden.

En tot slot: We zijn bezig met een optie voor integratie in ERP, want daardoor zal het proces voor de fabrikanten nog verder verbeteren. Dat brengt ons weer een stap dichter bij ons ideaal van een optimaal returnproces.

Maakt u al gebruik van de Order Manager, heeft u al een TecCom-ID en wilt u de Warranty & Returns module testen? Ga naar het Order Manager Online Portal, log in met uw gebruikersaccount en stel uw eerste claim samen!