Het werken op afstand brengt veel veranderingen met zich mee, zowel voor de medewerkers als de klanten. Het is niet alleen de wisseling van persoonlijk contact naar een videochat, maar ook het creëren en in stand houden van een werkplek die geschikt is voor de dagelijkse werkzaamheden.

In onze huidige serie interviews nemen wij de aspecten van het werken op afstand wat nader onder de loep. Hoe gaan onze vestigingen in de verschillende landen om met de huidige situatie? En hoe zit het met het teamwork? Wij verzamelden waardevolle informatie bij ons team in India! Met de opening van ons kantoor in Chennai in februari 2019 hebben we een van de laatste hiaten in de dekking van onze Aziatische locaties gedicht. Sindsdien voorzien wij de Indiase onderdelenmarkt van gedigitaliseerde en gestandaardiseerde data voor de hele waardeketen.

Hoe organiseert u uw teamwork?

“Tegenwoordig zijn er vele samenwerkingstools op de markt waardoor het redelijk gemakkelijk is om productief en verbonden te blijven, ook al werken wij thuis. We proberen de hoeveelheid tools tot een minimum te beperken. Onze baas, Vats Srivatchan, gebruikt de online Outlook agenda om het hele team aan te sturen en een task manager om zichzelf en het hele team te organiseren. Voor de communicatie en de nodige contacten hebben we veel voordeel van Microsoft Teams Meeting. Wij geven de voorkeur aan Skype voor zakelijke gesprekken en GTM om met de klanten te praten. Alle teamleden moeten garanderen dat zij over een snelle, veilige en efficiënte internetaansluiting beschikken. Door het gebruik van software voor het werken op afstand hebben we toegang tot onze systemen en bestanden op de netwerkstations en werken gewoon op afstand met de desktop applicaties. Ze centraliseren de communicatie en maken het voor iedereen bij TecAlliance gemakkelijker om toegang te krijgen tot alles wat men nodig heeft, zoals documenten en spreadsheets”, zegt Suresh Venkatachalam, Technical Consultant bij TecAlliance India.

Heeft u een recept voor succes?

“Het belangrijkste element bij een complete werkomgeving op afstand is een open en regelmatige communicatie. Ons recept voor succes is dat wij hart voor de zaak hebben, dat we dicht bij elkaar staan en samenwerken als een intern team. Het is belangrijk om informatie te delen, maar nog belangrijker om naar elkaar te luisteren”, vertelt Vats Srivatchan, directeur van TecAlliance India.” Het is belangrijk om een gezonde relatie op basis van vertrouwen op te bouwen. Ik ben al twee jaar verantwoordelijk voor de opbouw van de organisatie in India. En in het afgelopen jaar zijn veel jonge mensen het team komen versterken. Ik ben blij dat de jongere mensen leren van de ervaringen van de oudere collega’s, omdat de oudere medewerkers hun kennis graag willen doorgeven. “Om als leider dicht bij de medewerkers te staan, hoef je niet lijfelijk op kantoor aanwezig te zijn. Een sterke leider kan zijn team ook op afstand motiveren en leiden. “

Wat doet u om gezond te blijven?

“Het lijkt wel alsof het moeilijker is om achter het scherm vandaan te komen als je thuis werkt. “In India is het heel gebruikelijk om aan Yoga of Pranayama, een techniek om de ademhaling te controleren, te ontspannen en een bepaalde afstand tussen lichaam en ziel te creëren, te doen. Maar sommigen doen ook aan joggen of rennen de trap in hun huis op en neer. Sommigen wonen in hoge gebouwen met heel veel trappen waar ze dus heel veel sport kunnen beoefenen. Er zijn er zelfs bij die ‘s nachts naar buiten gaan om niet te veel mensen op straat tegen te komen. Dat is allemaal onderdeel van de sociale afstand”, zegt Vats.

Wordt er bij het thuiswerken ook meer samengewerkt als team?

Ja, absoluut.” We altijd al op verschillende plaatsen tussen Delhi en Chennai en sommigen wonen op een afstand van 2.500 km. Op een bepaalde manier voelen we ons als team meer met elkaar verbonden – ik bedoel of dat nu fysiek is of niet,” aldus Vats. “Afkomst en afstand doen er niet toe. Het gaat om de relaties van het personeel onderling. Ik krijg altijd feedback van anderen en ondersteun hen. Maar we missen het natuurlijk wel dat we elkaar niet fysiek ontmoeten. Want het is gewoon leuk om elkaar in de keuken tegen te komen om thee te zetten en even te kletsen.”

Hoe krijgt u informatie van het management? Hoe deelt Vats zijn informatie met het team?

“Vats informeert ons regelmatig door middel van een wekelijkse bijeenkomst. Onze baas werkt bijna altijd thuis en komt alleen zo nu en dan naar kantoor. We zijn eraan gewend om op deze manier te werken en het komt bij het thuiswerken vanaf het begin aan op een goede werkmentaliteit. En we konden ons zelfs voorstellen hoe het zou zijn om thuis te werken en niet langer op kantoor,“ zegt Suresh. “Een stevige duw in de rug bij het werken op afstand kan er echt voor zorgen dat je vanaf iedere plek kunt werken en volgens je eigen schema. Op deze manier hebben we geen last van de files op de Indiase wegen, kunnen we veel tijd en geld besparen en hebben we minder last van stress. We zijn tenslotte een land waarin bijna 1,4 miljard mensen wonen. In vergelijking met India is Duitsland maar klein.”

Hoe worden belangrijke mijlpalen in het leven gevierd? Zoals de verjaardag van Vat of Suresh?

“Als je niet op kantoor werkt kan het zomaar gebeuren dat je belangrijke gebeurtenissen van je collega’s mist. De verjaardag van Vat werd gevierd door het zingen en overbrengen van onze felicitaties via internet. “Happy birthday” mag dan een klein gebaar zijn, maar het zijn reminders zoals deze die het verschil uitmaken en voelen alsof je gewoon op kantoor werkt. Elke collega stuurde een korte video met zijn of haar felicitaties en allerbeste wensen en goede gezondheid naar Vats”, vertelt Suresh. ”Dus ook als we ver van elkaar gescheiden zijn voelen we ons toch dicht bij elkaar.”

Welke lessen kunnen worden getrokken: welke voordelen ziet u in het telewerken vanuit huis?

„Na verloop van tijd, als er een band met de collega’s is ontstaan, kan het gevoel van een echte werkplek thuis echt worden verbeterd. Men voelt zich prettig in zijn of haar eigen ruimte, geniet van de flexibiliteit en verhoogt tegelijkertijd de productiviteit en creativiteit. Naar mij mening is gezelligheid belangrijk bij de communicatie met de klanten en het voorkomt gevoelens van isolatie. Het komt aan op vertrouwen, een goed communicatie, en bedrijfsmatige ondersteuning om de gezamenlijke doelstellingen te realiseren”, zegt Vats. “Vooral hier in India brengen we een heleboel werktijd samen door, die we anders als reistijd van en naar kantoor zouden hebben doorgebracht. Sommigen hebben het geluk dat ze maar 25 minuten rijden van kantoor wonen, maar de gemiddelde reistijd van huis naar kantoor in India bedraagt al gauw meer dan een uur. Het is een beetje afhankelijk van waar je woont en werkt. Delhi is ook heel anders dan Chennai en heeft een grotere luchtvervuiling als je ‘s morgens onderweg bent,” vertelt Monhish Kanojia, Business Development Specialist. Kesava Ram, National Manager BD & CS, voegt eraan toe: “Een groot voordeel is dat we op deze manier meer tijd met onze familie kunnen doorbrengen. “We hebben geleerd om flexibeler om te gaan met werktijden en ons leven beter te verdelen in privé en werk”. Omdat ik weet dat ik ook tijd voor mijn gezin heb, ben ik veel productiever omdat ik niet bang hoef te zijn dat ik mijn lunch mis of wel veilig thuiskom.”

De wereldwijde pandemie heeft te midden van de tragedie een kans geboden: namelijk de mogelijkheid om alle medewerkers op een andere manier nieuwe bevoegdheden te geven. TecAlliance als een wereldwijde familie heeft heel veel ervaring in het werken op afstand en samenwerking. Wij geven de digitale toekomst van de onderdelenmarkt vorm. Wij zijn blij dat ons team van experts in India op het goede spoor zit!