“Een geweldige tool voor ons bedrijf”

Waarom Create Business vertrouwt op de Order Manager voor het invoeren van nieuwe normen m.b.t. de distributie van onderdelen in de Iberische regio

Create Business, de Portugese distributeur van auto-onderdelen, maakt al meer dan 10 jaar gebruik van de Order Manager. Voor de Chief Information Officer Marcelo Lopes, heeft de koppeling met het B2B-platform tot een doorslaggevende doorbraak en aanzienlijke verbeteringen van alle ordergerelateerde bedrijfsprocessen geleid. Er werd niet alleen op de kosten bespaard, maar ook stegen de verkopen explosief.

Toen Create Business 16 jaar geleden in Portugal werd opgericht, was men vooral gefocust op diensten met een toegevoegde waarde op de onafhankelijke onderdelenmarkt, bedoeld voor onderdelenfabrikanten tot werkplaatsen. “We wilden vooral veel vertrouwen tussen alle partijen wekken. En bovendien wilden we de zaken anders aanpakken om ze beter te maken”, zo herinnert Marcelo Lopes, CIO van Create Business zich.

De zakelijke activiteiten verbeteren door middel van digitalisering

Meer dan tien jaar geleden begon Create Business met het gebruik van het Order Manager-platform en integreerde alle ordergerelateerde processen in hun eigen ERP-systeem. “Toen we met het bedrijf begonnen constateerden we hiaten in de verbinding met onze providers in de markt. En er was sprake van een trend naar digitalisering. Daarom zijn we vanuit dat oogpunt begonnen. Deelnemen aan het B2B-platform Order Manager was één van onze eerste stappen. Het was heel gemakkelijk en bood de mogelijkheid om de workshops, de wederverkopers en ook een deel van de fabrikanten met elkaar te verbinden. Dit was een hele verandering voor ons, omdat we in één keer vele wijzigingen in ons bedrijfsmodel hebben ingevoerd, evenals voor de mensen die de inkomende orders van de klanten moesten afhandelen”, vertelt Marcelo Lopes.

“Voordat we met de Order Manager begonnen werkten we net als iedere andere traditionele distributeur. De opdrachten kwamen per telefoon binnen en wij moesten met de leveranciers overleggen of het product beschikbaar was. Daarna namen we weer contact op met de klant, vertelden hem dat het product beschikbaar was en over een of twee dagen geleverd zou worden. Vervolgens namen we weer contact op met de leverancier om de order te plaatsen. De leverancier voerde de order handmatig in en de goederen werden afgeleverd bij ons magazijn. Daarbij werden regelmatig fouten gemaakt en het betekende bovendien dat het zeker een dag langer duurde in vergelijking met tegenwoordig”, zegt Marcelo Lopes.

“Als een klant ons belt of naar het internet portal gaat om de beschikbaarheid van een onderdeel te controleren, krijgt hij onmiddellijk antwoord.”

Marcelo Lopes, CIO, Create Business AG

Korte responsetijden en snellere leveringen

“De logistieke keten van de onderdelenmarkt is bijzonder veeleisend. Steeds meer mensen vragen om een betere service, snellere leveringen of goedkopere transportkosten. Vaak ontstaan er vervoersproblemen”, zegt Marcelo Lopes. Om deze problemen op te lossen, ontwikkelde Create Business een online portal voor haar zakelijke klanten, met een onderdelencatalogus met onderdelen van meerdere merken, zodat de voorraad en prijs direct gecontroleerd en een order onmiddellijk geplaatst kon worden. Dit portal is verbonden met het Order Manager-platform en helpt de werkplaatsen met extra hulpmiddelen, zodat ze meer tijd in de zakelijke relatie met hun klanten kunnen steken. De gedigitaliseerde en geautomatiseerde verwerking van zakelijke documenten zorgt ervoor dat de leveranciers sneller op verzoeken van hun klanten kunnen reageren.

“Tegenwoordig is alles geïntegreerd, van werkplaats tot leverancier. Dankzij deze oplossing is onze klantenservice en zijn onze verkopers in staat om onze klanten snel en accuraat te adviseren, zonder eerst contact met de leverancier op te hoeven nemen. Als een klant ons belt of naar het internet portal gaat om de beschikbaarheid van een onderdeel te controleren, krijgt hij onmiddellijk antwoord. En hij kan niet alleen zien of een onderdeel op voorraad is, maar ook wie de onderdelenfabrikant is, wat een groot voordeel is voor de klant”, aldus Marcelo Lopes.

Vooral de zogeheten feedback-berichten, zoals orderbevestigingen, afleveringsinformatie en elektronische facturen zijn heel belangrijk voor de distributeur omdat ze nodig zijn voor de verbetering en automatisering van het proces. “Sommige leveranciers vinden dat feedback-berichten niet zo belangrijk zijn omdat het hun probleem niet is. Maar in feite is het wel hun probleem. Als we de documentatie niet zo snel mogelijk binnen hebben raakt de distributieketen achter op schema. Er zullen problemen voor de ontvangst van de goederen ontstaan, omdat het vervoer van de goederen langer gaat duren en de hoeveelheid aanspraken op de garantie en retouren zullen stijgen. En het vermindert de tevredenheid van de werkplaatsen. Met als gevolg dat klanten op zoek gaan naar andere leveranciers. Alles is met elkaar verbonden, van het checken van de beschikbaarheid tot de aflevering van de goederen in de werkplaats. En alles kan worden vertaald naar winst of verlies voor het bedrijf”, benadrukt hij.

De weg naar internationaal succes

Sinds de oprichting in 2016 is het bedrijf voortdurend gegroeid en verkoopt tegenwoordig ook onderdelen in Angola, Mozambique en Spanje. Het internationale B2B-platform van TecAlliance heeft Create Business geholpen bij de afwikkeling van alle order-to-invoice processen, ook over de grenzen, en daarmee het internationale succes van het bedrijf gestimuleerd.

“De Order Manager is een belangrijke tool voor onze activiteiten. Ca. 70% van onze onderdelen kopen wij met behulp van de Order Manager in. Omdat wij kunnen beschikken over één, gestandaardiseerde en volledig geïntegreerde tool voor het grootste deel van onze leveranciers, wordt het dagelijkse werk zoveel gemakkelijker. Het zou geweldig zijn als alle onderdelenfabrikanten bij het platform aangesloten zouden zijn. Dat zou echt een win-winsituatie zijn, want in deze zeer geconcentreerde markt zie je meteen dat degene die niet is aangesloten veel minder snel groeit”, zegt Marcelo Lopes.

Als een onderdelenleverancier is verbonden met het Order Manager-platform, heeft hij toegang tot het klantenplatform van meer dan 25.000 gebruikers over de hele wereld. Nieuwe tools zoals Entry Supply Web, de Rollout Tool en het beheer van zakelijke relaties maken het nog gemakkelijker voor zowel de leveranciers als de kopers om al hun zakelijke partners in het platform op te nemen.

Voor Create Business is verbondenheid een van de doorslaggevende factoren tot succes op de onderdelenmarkt. “Tegenwoordig hebben al onze klanten toegang tot ons online portal. En de Order Manager is een belangrijke tool om klanten en fabrikanten met elkaar te verbinden. Deze keten is heel belangrijk als wij ook in de toekomst succesvol willen zijn. Als wij willen groeien zijn deze soort tools nog veel belangrijker, want zonder de tools zou het onmogelijk zijn om zaken te doen”, aldus Marcelo Lopes.

Bent u ook geïnteresseerd in de automatisering van uw order-to-invoice-processen om uw kosten te verlagen en uw verkoopcijfers te verhogen? Neem dan contact met ons op zodat wij samen naar de beste oplossing kunnen zoeken.

Download Success Story
MEER NIEUWS OVER ORDER MANAGER