TMD Friction

verbetert de orderverwerking met handelspartners en internationale vestigingen

Samen meer bereiken – zo zou het motto van onze 25-jarige samenwerking met TMD Friction  kunnen luiden. Telkens weer heeft de remvoeringspecialist eigen ideeën voor de verdere ontwikkeling van onze oplossingen aangedragen en waardevolle kennis uit de branche met ons gedeeld. Ook het nieuwe Online-Portal Entry Supply Web is gebaseerd op een eis van TMD Friction en maakt zo een verbetering van het Order-to-Invoice-proces met vestigingen van TMD mogelijk. Gebaseerd op individuele eisen heeft TecAlliance een brancheoplossing ontwikkeld waarmee alle leveranciers van reserveonderdelen eenvoudig en voordelig toegang kunnen krijgen tot de volledige klantenkring van de Order Manager. 

TMD Friction, één van ‘s werelds grootste remvoeringproducenten, is al vanaf de oprichting lid en partner van TecAlliance. De onderdelenmerken van de Certified Data Supplier zijn in de TecDoc-catalogus opgenomen en TMD Friction gebruikt al bijna 20 jaar het B2B-platform Order Manager voor de orderverwerking.  

Tegenwoordig verwerkt TMD Friction via het Order Manager-platform meer dan 95% van alle opdrachten elektronisch en geautomatiseerd. Van de vraag naar de beschikbaarheid tot aan de verzending van belastingtechnisch correcte elektronische facturen worden alle processen door middel van een volledige integratie in het eigen SAP-systeem aangestuurd – transparant, efficiënt en in een doorlopend proces. 

Behalve de modules Order en e-Invoicing zijn onlangs twee andere Order Manager-modules geïntroduceerd: met CMD (Collaborative Managed Data) worden informatie over artikelen en prijzen evenals materiaalstamgegevens doelgericht en persoonlijk aan onderdelenleveranciers ter beschikking gesteld, met Warranty & Returns wordt de afhandeling van klachten en retourzendingen vereenvoudigd. 

Samen innovatieve ideeën realiseren 

In de loop van de jarenlange samenwerking heeft TMD Friction steeds weer actief oplossingen ten behoeve van de verdere ontwikkeling en verbetering aangedragen. Een voorbeeld daarvan is de ontwikkeling van de Order Manager-app, die op eisen uit de racewereld gebaseerd zijn en tegenwoordig alle Order Manager-gebruikers de mogelijkheid biedt, hun winkelwagen vanaf iedere willekeurige locatie te vullen en voor de verdere verwerking aan het Order Manager-account over te dragen.  

Een ander voorbeeld van de gezamenlijke realisatie van innovatieve ideeën is het op de cloud gebaseerde online portaal Entry Supply Web, dat wij halverwege 2019 op de markt hebben gebracht. Sarah Schwarz, Global Business Process & Project Manager bij TMD Friction, zocht naar een mogelijkheid om de zakelijke betrekkingen met de internationale TMD-vestigingen te verbeteren. „Wij hebben in de afgelopen jaren met onze handelspartners zoveel positieve ervaringen met de Order Manager opgedaan en konden de orderverwerking steeds verder verbeteren“, vertelt Sarah Schwarz. „Maar als wij de bestelling hebben ontvangen en wij deze aan ons internationaal leveranciersnetwerk hebben doorgegeven, zag de situatie er heel anders uit. Daar hadden onze partners vaak niet de beschikking over de benodigde IT-infrastructuur om vervolgdocumenten zoals opdracht- of verzendbevestigingen elektronisch op te stellen of datarecords van bestellingen te verwerken. Hierin hebben wij een belangrijke aanknopingspunt gezien, hoe wij onze Time-2-Market-tijden verder konden verkorten en onze processen nog efficiënter konden vormgeven“, zegt Sarah Schwarz. 

„Wij hebben in de afgelopen jaren met onze handelspartners zoveel positieve ervaringen met de Order Manager opgedaan en konden de orderverwerking steeds verder verbeteren“

Sarah Schwarz, Global Business Process & Project Manager, TMD Friction

Van een individuele eis tot een branchegerichte oplossing 

„Van de vestigingen ontvingen wij dan weliswaar een opdrachtbevestiging of aankondiging van de levering, maar dat gebeurde veelal in Excel-tabellen. Wij moesten deze tabellen downloaden, de inhoud vergelijken en overdragen en de lijsten vervolgens weer uploaden“, vertelt Sarah Schwarz. „Dat was een grote handmatige inspanning en natuurlijk is een dergelijk proces ook zeer gevoelig voor fouten. Daarom wilden wij het liefst een online portaal hebben waarin onze partners deze bevestigingen en reacties konden invoeren en uploaden, waarna wij deze dan in een geautomatiseerd proces aan onze klanten kunnen doorgeven.“  

Met dit idee namen wij contact op met Bryan Marschall, Product Lead Order Manager bij TecAlliance, die hierin uitermate geïnteresseerd bleek te zijn. „Wij liepen al langer met plannen rond om voor kleinere leveranciers een eenvoudige en snelle koppeling met het Order Manager-platform via WebEDI te realiseren. Toen TMD Friction met dit idee naar voren kwam was dat voor ons het ideale moment, gebaseerd op deze concrete vraag om een passende oplossing te ontwikkelen“, herinnert Bryan Marschall zich. 

In de soepele organisatiestructuur van onze Business Unit Order Manager werken ontwikkelaars, testers, productverantwoordelijken, Consulting en verkoop hand in hand. Onze klanten worden actief bij de Sprints en planningsbijeenkomsten betrokken. Dankzij onze flexibele werkwijze kunnen onze klanten direct en intensief aan de ontwikkeling meehelpen. Geen klant is hetzelfde en iedere onderneming heeft zijn eigen specifieke eisen. Maar wij willen geen afzonderlijke oplossingen ontwikkelen. Wij houden de behoeften van de internationale onderdelenmarkt altijd in de gaten. Bij de ontwikkeling zorgen wij ervoor, dat wij standaardoplossingen aanbieden die bij alle marktdeelnemers passen en een meerwaarde voor de hele branche vormen, vertelt Bryan Marschall. 

Snel en succesvol naar het doel 

Christian Drexler, Senior Technical Consultant Order Manager, nam het project over en begeleidde het nieuwe product vanaf het idee tot aan de introductie. „In het begin hebben wij de eisen van TMD Friction als uitgangspunt genomen en hen exact laten uitleggen waar de problemen in het bestaande proces zich voordeden. Toen hebben we deze met onze bestaande overwegingen omtrent de ontwikkeling van een op EDI-gebaseerde online-oplossingen vergeleken. Daarna ging het eigenlijk best wel snel. Gedurende het hele proces, van de eerste gesprekken tot de rollout van de uiteindelijke oplossing hebben wij telkens weer om feedback gevraagd en zowel de reacties van TMD Friction en hun partners, evenals van andere klanten in de ontwikkeling opgenomen“, zegt Christian Drexler. Ook de integratie in het SAP-systeem van TMD Friction werd met succes uitgevoerd.   

„Wij hebben dit gezamenlijke ontwikkelingsproces als zeer positief ervaren. Het overleg was altijd zeer efficiënt en het team van TecAlliance heeft snel goede resultaten geleverd“, zegt Sarah Schwarz verheugd. „Voor ons was het belangrijk dat wij de tussentijdse resultaten telkens weer met onze internationale partners konden afstemmen. Toen de oplossing in juni 2019 werd geïntroduceerd, was deze niet meer nieuw – we waren al bekend met de oplossing en deze voldeed echt aan al onze eisen.“ 

Op dit moment gebruikt TMD Friction Entry Supply Web met een partner die aan de fabrieken in Dubai, Moskou en het hoofdvestiging in Leverkusen levert. De ervaringen van de eerste weken zijn uitermate veelbelovend en Sarah Schwarz trekt nu al voorzichtig een positieve conclusie: „We hebben werkelijk een efficiëntiestijging gerealiseerd, omdat alle handmatige stappen van de ontvangst van een opdracht tot het afsluiten van de levering nu allemaal zijn weggevallen. E-mails en Excel-tabellen behoren tot het verleden. Alles gaat sneller, geautomatiseerd en alle procedures lopen centraal via ons SAP-systeem. Zo hebben we meer tijd voor onze handelspartners en kunnen het altijd de best mogelijke service bieden. We controleren nu bij welke andere partners Entry Supply Web eventueel ook gebruikt kan worden. Vooral in niet-Europese landen zien wij daar nog veel mogelijkheden.“ 

Internationaal nieuwe klantenkringen ontsluiten 

Kleinere en middelgrote onderdelenleveranciers kunnen gebruik maken van de op internet gebaseerde oplossing Entry Supply Web en voordelig deel van ons internationale B2B-platform Order Manager worden. Zo wordt onmiddellijk een klantenkring ontsloten met wereldwijd meer dan 25.000 groothandelaren.  

Met Entry Supply Web kunnen de leveranciers bestellingen uit voorraad van alle bij het platform aangesloten handelspartners ontvangen en exporteren. Een integratie in eigen IT-systemen of andere implementatie-inspanningen is niet nodig. De gestandaardiseerde berichtformaten voor de gegevensoverdracht zorgen voor een probleemloze en vlotte samenwerking. De administratieve taken en het risico op fouten bij het opnemen van de bestelling worden aanzienlijk verminderd. En de snellere levertijden zorgen bij de groothandel voor meer omzet en een hogere klanttevredenheid. 

Wilt u ook graag uw Order-to-Invoice-processen met uw handelspartners of leveranciers verbeteren of wit u nieuwe klantenkringen ontsluiten? Neem dan contact met ons op, dan zoeken we samen naar de oplossing die voor u het beste is! 

Meer over order manager