“Onze klanten zijn ook meer tevreden”

Le distributeur espagnol Reynasa optimise son service client avec l’Order Manager

Reynasa,  een distributeur van auto-onderdelen in Spanje, maakt al jarenlang gebruik van de Order Manager. CIO David Valerio praat over de huidige uitdagingen op de Spaanse onderdelenmarkt en legt uit waarom zij tot de overstap naar het Order Manager online portal hebben besloten en hoe het B2B-platform hen helpt om de tevredenheid van de klanten te verbeteren.

Reynasa werd opgericht in 1970 in Madrid en is sindsdien leverancier van onderdelen voor zowel personenwagens als bedrijfsvoertuigen. Het bedrijf is onderdeel van Serca Automoción, één van de belangrijkste organisaties die onderdelen verkopen in Spanje en Portugal, en tevens medeoprichter is van Nexus Automotive International. Reynasa heeft tegenwoordig negen nevenvestigingen in de omgeving van Madrid en Guadalajara, allemaal met een magazijn en een verkooppunt, een wagenpark van meer dan 110 bestelwagens en een team van 300 mensen die in deze sector gespecialiseerd zijn  

“Wij hebben ons altijd voor onze klanten ingezet. Wij willen kwalitatief hoogwaardige producten leveren en bieden de best mogelijke service”, zegt David Valerio, Chief Information Officer bij Reynasa. “We streven altijd naar technologische innovatie en ontwikkelen ons eigen systeem zodat we altijd up-to-date zijn en aan de wensen en eisen van onze klanten en leveranciers tegemoet komen.” 

Uitdagingen op de Spaanse onderdelenmarkt het hoofd bieden 

De onderdelenmarkt verandert in ras tempo, overal ter wereld en dus ook in Spanje. De verwachtingen van de klant veranderen, de technologische innovatie komt in een stroomversnelling en de consolidatie in de sector leidt tot verschuivingen op het gebied van het concurrerend vermogen. David Valerio beschrijft drie belangrijke ontwikkelingen waarmee de verkopers in Spanje tegenwoordig moeten dealen:  

“Ten eerste is er sprake van een daling van het aantal registraties hetgeen duidt op minder auto’s op de markt. Het aantal nationale registraties in Spanje in 2019 laat tot dusver een afname van 10,7% zien.  

Het tweede belangrijke issue is de veroudering van het wagenpark. Dat betekent dat er minder en oudere auto’s in onze markt aanwezig zijn, die niet alleen een commercieel probleem, maar ook een serieus probleem voor het milieu vormen.  

En ten derde zijn er zoveel nieuwe verkoopmodellen. Elke dag verschijnen er nieuwe spelers op de markt, zoals dealers en grote verkoopcentra. Al deze ontwikkelingen dwingen ons tot het implementeren van innovatieve oplossingen om ons bedrijf in stand te houden en op zoek te gaan naar betrouwbare partners die ons daarbij kunnen helpen”, zegt David Valerio.  

“Wij hebben ons altijd voor onze klanten ingezet. Wij willen kwalitatief hoogwaardige producten leveren en bieden de best mogelijke Service”

David Valerio, Chief Information Officer, Reynasa

Orderverwerkingsprocessen snel en gemakkelijk verbeteren 

Een belangrijke stap in dit ontwikkelingsproces was jaren geleden onze keuze voor de Order Manager. Het B2B-platform biedt de onderdelenhandel de mogelijkheid om met alle aangesloten partners te communiceren – ongeacht de eisen aan het formaat en de technische verbinding.” Op dit moment maken ca. 280 van de belangrijkste onderdelenfabrikanten en 25.000 kopers wereldwijd gebruik van de Order Manager. 

“Wij gebruikten het om op vele verschillende manieren met onze leveranciers te communiceren – per telefoon, e-mail of fax. Iedere stap in het orderverwerkingsproces gebeurde handmatig, was tijdrovend en bijzonder vatbaar voor fouten. Met het B2B-platform kunnen wij alle processen met onze belangrijkste leveranciers op een gestandaardiseerd, geautomatiseerde manier afwikkelen”, vertelt David Valerio.  

De journaalfunctie van het Order Manager online portal is heel belangrijk voor Reynasa. Het biedt snel een efficiënt overzicht van alle orders en informatie over de orderverwerkingsprocessen, inclusief orderbevestigingen, afleveringsinformatie en facturen. “De elektronische feedback-berichten die door onze leveranciers aan ons worden teruggestuurd zijn voor ons heel belangrijk. Ik wil zelfs zover gaan door te zeggen dat de feedback-berichten die wij via de Order Manager ontvangen, net zo belangrijk zijn als het plaatsen van orders. Door de elektronische afleveringsinformatie wordt het logistieke proces versneld en de processen voor de goederenontvangst en facturering zorgen voor een snellere financiële afwikkeling, zowel op het gebied van betalingen als het innen van vorderingen. Het online portal biedt ons een gecentraliseerd management van alle documenten met betrekking tot onze leveranciers”, vertelt David Valerio. 

Meer verkopen en tevreden klanten 

“We besloten tot een samenwerking met TecAlliance in verband met hun marktpenetratie in de onderdelensector en omdat we dachten dat dit de snelste manier zou zijn om onze orderverwerkingsprocessen te verbeteren. En trouwens, tegenwoordig wordt meer dan 60 procent van onze inkopen via het Order Manager Online Portal uitgevoerd. Bijna 190.000 transacties, bijv. vragen over de prijs en beschikbaarheid, leveringen uit voorraad en expreszendingen, werden in 2018 via het portal uitgevoerd. Dat betekent dat onze inkoopmedewerkers meer tijd aan andere productieve taken kunnen besteden en niet alleen aan de administratie”, zegt David Valerio.  

De automatisering en digitalisering van het orderverwerkingsproces helpt Reynasa om de foutmarge te verlagen en tijd te besparen. Deze wordt nu besteed aan een betere service. Beide factoren zijn belangrijk voor de tevredenheid van de klanten en dus een ultieme boost van onze verkopen. “Onze klanten zijn absoluut meer tevreden. Dat blijkt wel uit de drastische verlaging van het aantal vragen om ondersteuning”, aldus David Valerio. “En de tool biedt ons tevens te mogelijkheid om zo snel mogelijk op vragen van klanten te reageren en onderdelen in slechts 40 minuten af te leveren. Zij hebben zelfs geen tijd om bij de concurrentie te gaan vragen, mede omdat ze weten dat zij op onze service kunnen vertrouwen. Uiteindelijk betekent dit dat de klanten meer tevreden zijn, waardoor onze verkoopcijfers stijgen.” 

Integratie in ERP maakt het dagelijkse werk gemakkelijker 

Na een jarenlange succesvolle samenwerking is Reynasa nu toe aan de volgende stap. Zij gaan de functies van Order Manager in hun eigen ERP-systeem integreren. “Door de Order Manager in ons ERP-systeem te integreren zullen wij in staat zijn om zowel het aanmaken van verkoopdocumenten als het verzenden van afleveringsbonnen en facturen centraal te beheren. Zo worden onze dagelijkse administratieve processen nog verder verbeterd. En het betekent dat onze inkoopmedewerkers andere taken kunnen uitvoeren die een hogere toegevoegde waarde voor het bedrijf hebben”, zegt David Valerio.  

Bent u ook geïnteresseerd in de automatisering van uw order-to-invoice-processen om uw kosten te verlagen en uw verkoopcijfers evenals de tevredenheid van de klanten drastisch te verhogen? Meld u dan nu aan en wordt deel van de internationale Order Manager-familie.  

Download PDF
Meer nieuws over order manager