Bosch Polen

20 jaar van doorlopende verbetering van het order-to-invoice management

De afdeling onderdelen van Robert Bosch in Polen maakt nu al meer dan 20 jaar gebruik van onze Order Manager-oplossing. Bosch en haar klanten zijn uitermate tevreden met het verbeterde online portal van Order Manager. Alle orderprocessen worden elektronisch verwerkt, van de vraag naar de beschikbaarheid tot het verzenden van elektronische facturen met BTW. Door het gehele order-to-invoice-proces te ordenen, is Bosch erin geslaagd tijd en kosten te besparen en de tevredenheid van de klanten te verbeteren – ideale voorwaarden om de verkopen te vergroten.  

In het begin van de Order Manager-oplossing, destijds in 2001, was de Bosch Automotive Aftermarket Poland één van de eersten die besloten om voor hun elektronische orderverwerking gebruik van dit B2B-platform te maken. Ca. 700 klanten installeerden de software TecLocal en hoewel de oplossing nog in de kinderschoenen stond, maakte het de dagelijkse werkzaamheden veel eenvoudiger. Maar de verwerking van de lokale installaties bracht nog veel administratieve rompslomp met zich mee en er ontstonden soms zelfs technische problemen, vooral bij kleinere klanten zonder interne IT-afdeling. 

Daarom werd later afgezien van lokaal geïnstalleerde software en stapte men na verloop van tijd over naar online oplossingen In 2017 werd het Order Manager online portal in Polen geïntroduceerd met een scala aan nieuwe functies en verbeteringen. Met deze op internet gebaseerde oplossing kunnen kopers de beschikbaarheid controleren en de prijzen van onderdelen en geplaatste orders bekijken, informatie over de verzending en elektronische facturen ontvangen. Ze hebben altijd een overzicht over alle processen in het logboek. De transparante status van de informatie staat garant voor een betrouwbare orderverwerking en snelle reacties naar de klant. Sinds 2018 is de Order Manager app beschikbaar. Daarmee kan de winkelmand vanaf iedere locatie ter wereld worden gevuld en voor de verdere verwerking aan het Order Manager-account worden overgedragen. 

Samenwerking voor de beste oplossing 

Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe bij Robert Bosch Automotive Aftermarket in Polen is als sinds 2007 verantwoordelijk voor het ordermanagement, eerst met TecLocal, later met TecWeb 4.0. Toen het Order Manager online portal werd geïntroduceerd zijn de mensen van Bosch in Polen en hun klanten al direct begonnen met het testen ervan. “We waren zeer geïnteresseerd in de overstap naar het nieuwe online portal. Maar er waren enkele kritische punten die eerst opgelost moesten worden”, zegt Klaudia Uszyńska. Zij verzamelde alle vragen uit het bedrijf en van de klanten en besprak deze met dr. Loïc Winterhalter, eigenaar van het Order Manager online portal bij TecAlliance. “De directe feedback en informatie was voor ons bijzonder waardevol”, zegt dr. Loïc Winterhalter. “Wij hebben deze vragen met voorrang behandeld en gecontroleerd hoe, waar en wanneer we deze konden implementeren.” 

Voor Bosch heeft de nauwe samenwerking en de technische ondersteuning de basis voor de toekomstige successen gevormd. “TecAlliance heeft in de afgelopen jaren een aantal grote wijzigingen doorgevoerd. Voor alle technische problemen is er nu een hotline die volledig in dienst staat van Polen en Hongarije en men kan nu snel informatie uitwisselen met het hoofdkantoor. Wij voelen dat de medewerkers van TecAlliance naar ons luisteren en ons actief ondersteunen”, vertelt Klaudia Uszyńska. 

Wij voelen dat de medewerkers van TecAlliance naar ons luisteren en ons actief ondersteunen.”

Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe, Bosch Automotive Aftermarket Poland

Levendige ontwikkeling: dichter bij onze klanten en sneller op de markt 

Sinds eind 2018 is de TecAlliance Business Unit Order Manager volledig geherstructureerd, alles gericht op snelheid. Verschillende interdisciplinaire teams werken aan de verdere ontwikkeling en verbetering van de Order Manager-oplossing. Producteigenaren, scrum masters, softwareontwikkelaars, testers, verkoopmedewerkers en adviseurs werken hand in hand, waarbij zij met zijn allen op een snelle ontwikkeling met behulp van de scrum-methode vertrouwen. Nieuwe mogelijkheden en functies worden in sprints van een tot twee weken ontwikkeld. “De levendige ontwikkeling geeft ons de mogelijkheid om dichter bij onze klanten te komen en innovatieve nieuwe mogelijkheden veel sneller in de markt te zetten”, legt Bryan Marschall, productmanager Order Manager bij TecAlliance uit. 

Succesvolle conversie naar het online platform 

Stap voor stap implementeren Dr. Loïc Winterhalter en zijn team in samenwerking met Bosch en hun klanten in Polen, de eisen en optimaliseren het Order Manager online portal. “Een van de belangrijkste onderwerpen was het journaal waarmee onze klanten de ‘antwoordberichten’ van hun leveranciers ontvangen, m.a.w. opdrachtbevestigingen, verzendingsbevestigingen en facturen”, vertelt Klaudia Uszyńska. “Om een paar voorbeelden te noemen: Onze klanten willen het factuurnummer van hun leverancier erin hebben staan en dit als een filtercriterium te gebruiken. Tevens hebben ze om een icoontje gevraagd dat in een oogwenk aangeeft of de factuur al is geëxporteerd. Een andere belangrijke optie die TecAlliance voor ons heeft geïmplementeerd was die waarmee de toegang tot het journaal kon worden beperkt. Soms zijn er binnen een bedrijf honderden gebruikers, maar mag slechts een enkeling (bijv. de boekhouding) de factuur zien. Nu kunnen wij prijzen en documenten van de leverancier verbergen en deze uitsluitend aan een selecte groep van gebruikers in dezelfde organisatie beschikbaar stellen.”  

Waar de software steeds beter en beter wordt, stappen meer en meer klanten over naar het nieuwe online platform. “Alle Bosch Car Service-werkplaatsen in Polen en meeste van onze andere klanten maken nu gebruik van het Order Manager online platform. Ze zijn net als wij zeer tevreden!“, vertelt Klaudia Uszyńska. “Wij moedigen al onze klanten aan om van de oude TecLocal-software over te stappen naar het online platform, omdat wij er werkelijk van overtuigd zijn dat het de beste oplossing is. Het vereenvoudigt en verbetert alle ordergerelateerde processen, maakt kostenbesparingen mogelijk en verkort de responsetijd.” 

Een lang aanhoudend succesverhaal 

Sinds het begin van de samenwerking heeft Bosch veel bereikt met de oplossingen en ondersteuning van TecAlliance. “Wij hebben bijna 20 jaar hand in hand hard met TecAlliance samengewerkt. Dankzij de oplossingen van TecAlliance kunnen wij onze klanten nu al dat aanbieden wat zij voor hun dagelijkse werk nodig hebben. Ze gebruiken allemaal de TecDoc Catalogue en Order Manager hetgeen hun werk zo veel gemakkelijker maakt. Ze hebben op ieder moment toegang tot de informatie die zijn zoeken – 24 uur per dag, 7 dagen in de week! Ze hoeven ons niet te bellen of een e-mailtje te sturen: ze vinden het juiste onderdeel, weten of het beschikbaar is en hoeveel het kost en kunnen het zo bestellen. En TecAlliance blijft continu werken aan verdere verbeteringen – elke maand komen er nieuwe functies bij. Ik was positief verrast toen ik het nieuwe onderdeel in Order Manager opende en zag welke nieuwe functies er nu weer waren toegevoegd. Wij zijn echt heel tevreden met de samenwerking, ondersteuning en oplossingen die TecAlliance biedt“, zegt Klaudia Uszyńska. 

Wilt u uw order-to-invoice-processen ook verbeteren? Neem dan contact met ons op zodat wij samen naar de beste oplossing kunnen zoeken.  

Download Success Story
Meer over order manager