Lees nu deel 2 van het interview over de afwikkeling van returns in de onderdelenmarkt

Garantieclaims en het terugsturen van auto-onderdelen vormen een steeds grotere belasting voor de onderdelenmarkt. TecAlliance biedt sinds april 2019 in haar nieuwe Order Manager-module de optie Warranty & Returns waarbij returnprocessen gestandaardiseerd en aanzienlijk verbeterd zijn. In het eerste deel van ons interview lieten onze experts Moritz Mahler, producteigenaar van de module Warranty & Returns, en bedrijfsconsultant Masato Dünßer zien hoe verbeterde returnprocessen kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf en rechtstreeks bijdragen aan de bescherming van het milieu. In dit tweede deel van het interview vertellen zij waarom de nieuwe module werd ontwikkeld en wat de klanten op de onafhankelijke auto-onderdelenmarkt van onze oplossing mogen verwachten.

Waarom heeft TecAlliance de module Warranty & Returns geïntroduceerd?

Masato Dünßer: Al meer dan 25 jaar bieden wij gestandaardiseerde data, digitale processen en geïntegreerde oplossingen voor de onderdelenmarkt aan.

Onze Order Manager-oplossing werd in 2000 geïntroduceerd en bood fabrikanten en groothandels van onderdelen de mogelijkheid hun orders over de gehele leveringsketting efficiënter uit te voeren. Hiermee konden zij alle ordergerelateerde processen gemakkelijk en efficiënt uitvoeren, van de vraag naar de beschikbaarheid tot het verzenden van elektronische facturen.

Er ontbrak echter nog steeds een stukje van de puzzel, omdat het geen oplossing bood voor de afwikkeling van returns. Returns brengen helaas altijd afwikkelingskosten en logistieke kosten met zich mee, en vormen bovendien een belasting voor het milieu. Daarom hebben we goed naar onze klanten geluisterd en een oplossing ontwikkeld die perfect op de behoeften van de onderdelenmarkt is afgestemd.

Moritz Mahler: Onze module Warranty & Returns is een digitale oplossing die alle spelers op de onderdelenmarkt helpt om te besparen op de transport- en afwikkelingskosten. Bovendien zijn veel minder inspanningen voor de voorbereiding en afwikkeling nodig. De oplossing vermindert bovendien het risico op fouten en verkeerde beslissingen – en last but not least – zorgt voor een vermindering van de CO2-uitstoot.

Ik ken het proces door en door omdat ik jarenlang bij een groothandel heb gewerkt. Daarom weet ik ook zeker dat de module Warranty & Returns het veel gemakkelijker maakt om een klacht in te dienen! Het kost minder dan drie minuten – in vergelijking met de op papier gebaseerde afwikkeling die meer dan 10 minuten duurt. Onze tool ondersteunt hen zoveel mogelijk.

Iedere groothandel kan in het Order Manager Online Portal onmiddellijk klachten en return claims genereren en versturen – helemaal gratis en zonder extra installatiewerk. Bij het invullen van het digitale klachtenformulier wordt de aanvrager ondersteund door de integratie van de TecDoc-artikel- en voertuigdata. Daarmee wordt het veel gemakkelijker om het juiste onderdeel te identificeren, waardoor nog meer tijd wordt bespaard. Ze kunnen foto’s, video’s en andere bijbehorende documenten uploaden, zodat het probleem nog duidelijker kan worden uitgelegd.

Door de universele toegangsmogelijkheid heeft iedereen binnen het bedrijf, die kan inloggen in de Order Manager, toegang tot het overzicht van alle klachten en de actuele status. Zo is het heel gemakkelijk om klanten een update van hun klacht te geven, zodra ze hierom vragen. Is de klant zelf ook verbonden met het Order Manager-platform, dan kan hij de status natuurlijk zelf ook controleren.

De voordelen zijn heel duidelijk: groothandels kunnen hun afwikkelingskosten met ca. 50% verlagen en de tevredenheid van hun klanten al vanaf de eerste seconde verhogen.

Dus Warranty & Returns biedt vele voordelen voor groothandels. Maar hoe zit het met de onderdelenfabrikanten?

Masato Dünßer: Natuurlijk zijn er ook veel voordelen voor onderdelenfabrikanten. Warranty & Returns helpt hen om het aantal daadwerkelijke returns te verminderen en bespaart hen veel tijd, kosten en handmatige inspanningen. Zo kunnen digitale formulieren voor returns op maat gemaakt en perfect op hun behoeften en wensen afgestemd worden.

In de Order Manager kunnen onderdelenfabrikanten de returnprocessen van alle klanten afwikkelen – overal ter wereld. Zelfs als sommige klanten zelf niet over Order Manager beschikken zorgt onze nieuwe uitroltool ervoor dat ze in recordtijd verbonden zijn. Deze tool is reeds opgenomen in de Order Manager-interface en kan door alle fabrikanten worden gebruikt. Om hun klanten met het systeem te verbinden hoeven ze alleen maar een e-mail naar de klant te sturen. Fabrikanten kunnen bovendien hun verkoopmogelijkheden verhogen en het gebruiken om hun order-to-invoice-processen en returnprocessen in slechts één stap te verbeteren.

Warranty & Returns helpt bij het digitaliseren van returnprocessen. Zo kunnen fabrikanten direct beslissen of ze een vrije uitwisseling in real time goedkeuren, of een klacht vergoeden of afwijzen. Iedere klacht die binnenkomt bevat alle relevante informatie, evenals de bijbehorende documenten en kan inclusief foto’s of video’s worden toegestuurd.

Als de fabrikant van mening is dat een retourzending vanuit economisch oogpunt onwenselijk is, kan de klant dit deel overslaan en hoeft dus geen vervoer te regelen of extra kosten te maken. Dit ontziet het milieu omdat er minder CO2 wordt uitgestoten. Natuurlijk kan de leverancier de tool ook gebruiken om producten voor verder onderzoek te laten opsturen en meteen de vereiste vervoersdocumenten klaar te maken.

En er is nog een bijkomend voordeel voor onderdelenfabrikanten. Indien een klacht wordt ingediend in verband met de kwaliteit, kan de fabrikant veel sneller reageren. Ze kunnen de productie van verkeerde onderdelen stopzetten en zo het risico op toekomstige verzoeken tot schadevergoeding en schade aan hun reputatie tot een minimum beperken.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een industriële oplossing ten opzichte van een self-hosted individuele oplossing?

Moritz Mahler: Het is altijd de bedoeling van TecAlliance dat er oplossingen worden gevonden die van toepassing zijn op de gehele onderdelenmarkt. Ons B2B-platform Order Manager maakt de communicatie tussen alle aangesloten partners in de hele leveringsketting veel eenvoudiger en biedt bedrijven de mogelijkheid om op efficiënte wijze digitale zakelijke relaties aan te knopen. Op dit moment zijn er meer dan 35.000 groothandels en 280 onderdelenleveranciers aangesloten op het platform, hetgeen ons op een totaal van 140.000 zakelijke relaties brengt.

Als iedere fabrikant zijn eigen oplossing ontwikkeld, zouden groothandels honderden  verschillende portalen moeten gebruiken, allemaal met een ander klachtenformulier, verschillende inlogsystemen en noem maar op.

Met onze industriële oplossing kunnen alle partijen, bijv. garages, verkopers en leveranciers allemaal met hetzelfde systeem werken. Bovendien is deze oplossing gemakkelijk in gebruik en wereldwijd beschikbaar, 24 uur per dag. Het bevat slechts één standaard klachtenformulier. Het kan aan iedere fabrikant worden aangepast, maar ziet er toch altijd hetzelfde uit voor de handelaar en de procedure is altijd hetzelfde.

Warranty & Returns is gebaseerd op internet, dus intern is geen enkel onderhoud aan het IT-systeem nodig. Verbeteringen en updates van de module worden automatisch gegenereerd. De processen zijn gestandaardiseerd, begrijpelijk en geschikt voor alle aangesloten spelers op de markt, d.w.z. dat klachten vergelijkbaar zijn en alle noodzakelijke informatie bevatten. Hierdoor worden verwerkingstijden verkort en wordt de transparantie verbeterd.

Onze industriële oplossing zorgt voor een aanzienlijk betere afwikkeling van returns. Het haalt het allerbeste uit een proces dat eigenlijk niets toevoegt aan de zakelijke activiteiten. Warranty & Returns digitaliseert en vereenvoudigt de processen zodat de gebruikers kunnen besparen op de kosten en dus veel tevredener zijn.

In het derde deel van het interview zullen onze experts uitleggen welke nuttige functies er onlangs in Warranty & Returns zijn opgenomen en welke verdere verbeteringen er op korte termijn nog in de planning staan.

Maakt u al gebruik van de Order Manager, heeft u al een TecComID en wilt u de Warranty & Returns module testen? Ga naar het Order Manager Online Portal, log in met uw gebruikersaccount en stel uw eerste claim samen!