In de eerste periode na de lancering van onze onderdelenmarkt-podcast begin april 2020, rapporteerde Matthias Moritz, onze Managing Director Asia, over de impact van de uitbraak van het coronavirus op de lokale markt en hoe de medewerkers deze pandemie hebben ervaren. Het sprak over de ervaringen van de medewerkers bij het thuiswerken en de virtuele samenwerking. Inmiddels zijn de medewerkers weer terug op kantoor, waar zij zich nu echter wel aan passende veiligheidsmaatregelen moeten houden.

Om de situatie beter te begrijpen, vroegen we onze Chinese collega Emeline Xie, Marketing & Communication Manager, hoe zij het werken op afstand heeft ervaren en of het thuiswerken wellicht het overwegen waard is voor de toekomst.

Emeline Xie, Marketing & Communication Manager

Emeline Xie, Marketing & Communication Manager

# Voor- en nadelen van het werken op afstand.

Het werken op afstand is geboren uit noodzaak. Enerzijds omdat er vaak een grote afstand bestond tussen huis en kantoor. Vele medewerkers waren dagelijks uren lang onderweg van en naar het werk. Het thuiswerken stelde iedereen in staat om tijd te besparen op de lange reis; dit werd zeker als een echt persoonlijk voordeel ervaren. Het tijdmanagement tussen werk en vrije tijd werd flexibeler.

Er werd meer vrije tijd aan werkuren besteed, omdat de pauzes vaak georganiseerd waren. Het praten met mensen aan de telefoon of het communiceren via Microsoft Teams werd vaak als een pauze beschouwd. Als er niets anders gedaan hoefde te worden, bleef de computer waarop werd gewerkt ingeschakeld.

Doordat men minder vaak door anderen werd onderbroken, gebeurde het werk doelgerichter en geconcentreerder. Alhoewel de uitkomst iets minder efficiënt leek te zijn. Als men van tijd tot tijd even met elkaar wilde praten, werden tools zoals instant messenger gebruikt. Maar het kost meer tijd om te typen, de tekst te controleren, opnieuw te typen, nogmaals te controleren enz. dan een gesprek van aangezicht tot aangezicht. Bovendien was het aantal discussies binnen het team veel minder.

# Werken op afstand, maar altijd verbonden met de It-infrastructuur op kantoor

Voor de meeste medewerkers was het heel vreemd om thuis op een bedrijfscomputer te werken. Omdat TecAlliance een digitaal bedrijf is, maakt het geen verschil in de IT-omgeving of iemand op kantoor werkt of op afstand. De notebook werkte via WIFI en veel medewerkers gebruikten schermen en printers thuis, zoals ze anders op kantoor deden.

Een gesprek van aangezicht tot aangezicht was prettig voor iedereen, om ideeën en kennis uit te wisselen of om te discussiëren. Echter ook samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en WeChat werden voor de communicatie gebruikt, ongeacht of het zakelijk of privé was.  Als er op afstand wordt gewerkt is het aanzetten van camera’s niet absoluut noodzakelijk, maar helpt om dichter bij de collega’s te staan en versterkt de team spirit. Al kunnen ze persoonlijke discussies en de uitwisseling niet vervangen

Om een permanente uitwisseling van kennis tussen alle afdelingen te garanderen, vonden er twee bijeenkomsten per week plaats, één op maandagmorgen en één op vrijdagmiddag. De week begon meestal met een zakelijk overzicht. Het projectschema werd doorlopen, problemen en oplossingen besproken en er werd ondersteuning geregeld. De bijeenkomst op vrijdag was bedoeld om de stand van zaken met alle medewerkers te bespreken.

# Team management en organisatie met zelfdiscipline

Elk team had tot doel bepaalde vastgelegde doelen te realiseren. De controle vond op een regelmatige basis plaats. De teams moesten hun actuele status zelf dagelijks, wekelijks of maandelijks controleren. Elk teamlid werkte met zelfdiscipline, en dat gold voor het hele team.

De lokale marketingafdeling voerde bijvoorbeeld een maandelijkse controle uit van hetgeen gedurende de maand was uitgevoerd en wat er voor de volgende maand(en) op het programma stond, en welke deadlines er golden. Bij het werken op afstand werden de activiteiten voor een hele week gepland en de planning van iedere week werd gecontroleerd en beoordeeld op vrijdag. Natuurlijk deden zich altijd onvoorziene omstandigheden voor.

# De werkverhoudingen blijven stabiel

Ondanks de coronapandemie verminderde de hoeveelheid werk die moest worden uitgevoerd niet. De taken veranderden niet. Het werk was min of meer hetzelfde als voor de crisis en werkrelaties waren bijzonder goed. Het ondersteunen van klanten heeft bij ons altijd prioriteit; dit was ook bij het werken vanuit het eigen huis geen enkel probleem.

Het werken op afstand werd beoordeeld als niet slecht, maar ook niet als heel goed. Wij geven er de voorkeur aan dat de teams dicht bij elkaar zijn in verband met een betere communicatie, hogere productiviteit en hechtere relaties.

# Lessens die kunnen worden getrokken en mogelijkheden voor de toekomst

Het hele team in China was blij dat ze weer naar kantoor mochten.  Want bij het werken op afstand kon soms niet tijdig antwoord worden gegeven op vragen omdat niet iedereen direct beschikbaar was om dit te bespreken. Als men allemaal op kantoor werkt, kunnen besprekingen sneller en efficiënter worden georganiseerd.

Bovendien was het bij het werken op afstand nodig om de maandelijkse planning om te zetten in een wekelijkse. Sommige teams vonden het beter om zo de efficiëntie te verbeteren en op de hoogte te zijn van hetgeen er al klaar was en wat er nog gedaan moest worden. Zij hebben dan ook besloten om hiermee door te gaan.

Het werken op afstand of in quarantaine heeft TecAlliance niet minder actief gemaakt. Met het oog op de toekomst moet TecAlliance zich nu voorbereiden op wat er gaat gebeuren. Het bedrijf is digitaal en moet worden verbeterd. De producten moeten verder worden ontwikkeld om concurrerend te blijven. Dat is een must om digitalisatie op de Chinese onderdelenmarkt in stand te houden.