Wij hebben onze teams, processen en IT-omgeving zo vormgegeven, dat we onze klanten flexibeler en doelgerichter kunnen helpen. Bijvoorbeeld door de ontwikkeling van digitale oplossingen (zoals onze TecDoc Catalogue). Maar hoe doen de flexibele teams bij TecAlliance hun werk als de afstand meespeelt?

In het laatste deel van onze reeks interviews spraken we met Bryan Rozman, Agile Coach bij TecAlliance, España SL, waar hij ons ondersteunt in onze missie om de allerbeste voertuig- en onderdelencatalogus aan de klanten ter beschikking te stellen.

Bryan kwam eind 2019 bij TecAlliance.

Van welke flexibele methode maken uw software-ontwikkelingsteams gebruik?

Het front-end-team maakt in een 2-weekse cyclus gebruik van Scrum. Bij onze backend-bestellingen gaat het wat anders. We werken nog steeds met een 2-weekse cyclus, maar ons werk wordt gevolgd met behulp van een Kanban board, omdat we veel meer situaties in ons proces moeten volgen. We slaan ook heel veel bijeenkomsten over die standaard in een flexibel proces plaatsvinden, zoals besprekingen en aanpassingsgesprekken.  Ze kunnen het beste worden gezien als bijeenkomsten die bij hoge uitzondering aan de backend-zijde plaatsvinden.

Werkt u meestal op dezelfde plaats met uw teams als voor Covid-19? Of hebt u vanaf het begin al op afstand gewerkt?

Als nieuwe medewerker werkte ik, heel bewust, in het kantoor op Tenerife. De sfeer is er gemoedelijk, gezellig en het voelt als een tweede familie. Ik verheug me echt op mijn dagelijkse werk. Zelfs toen al hadden we een basisteam op meerdere locaties overal ter wereld, van Duitsland tot Noord-Amerika. De komst van het virus en de verplichte quarantaine hebben de werkomgeving niet echt veranderd, gewoon omdat we dezelfde tools als voorheen bleven gebruiken.

Bent u van mening dat het volledig op afstand werken invloed op de samenwerking heeft en ervoor zorgt dat er minder doelmatig wordt gewerkt?

Dat is denk ik meer een cultureel onderwerp. Ik vind het een beetje tweeledig om op de ene of de andere locatie te werken. In mijn 25 jaar bij het leger in de Verenigde Staten was het hebben van elektriciteit, airconditioning en een directe toegang tot snacks tamelijk vreemd.  De meeste leden uit ons team (vooral onze Spanjaarden) hechten veel waarde aan hun sociale activiteiten.  Sommigen vonden de eerste paar weken van onze quarantaine behoorlijk zwaar en moesten wennen aan het onderhouden van relaties op afstand, maar hun productiviteit heeft er nooit onder geleden.

Mijn teams, stuk voor stuk, voerden hun taken continu uit, ongeacht of dat thuis was of op kantoor. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat de samenwerking en efficiency op het juiste peil blijven, en geen uitzondering worden.  Maar we doen het erg goed, gezien alles wat er is gebeurd rondom het virus.

Wat vindt u van de stelling: “Als de vereiste technologie beschikbaar is, kan een getalenteerd team op afstand evenveel werk verzetten als de meest waardevolle teams ter plaatse”

Daar ben ik het volledig mee eens.  In het leger had ik tientallen jaren ervaring met werkzaamheden in omgevingen die wij VUCA (volatile, uncertain, chaotic and ambiguous [onstabiel, ongewis, chaotisch en onduidelijk) noemden. In feite verwacht ik elke dag dat ik een dergelijk werksituatie tegenkom.  Op het gebied van flexibiliteit probeer ik te allen tijde de noodzakelijke organisatorische ondersteuning en ondersteuning bij de besluitvorming te garanderen (ongeacht de talenten) om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, zelfs als het een VUCA-gebeurtenis is, zoals de coronapandemie.

In feite denk ik dat ik tamelijk ouderwets ben, omdat ik ervan uitga dat het werk moet gebeuren op een kantoor op een vaste locatie. In de Verenigde Staten gold voor medewerkers het motto dat zij thuis moeten kunnen werken, met hun eigen apparaten en randapparatuur, en gesprekken moeten kunnen voeren met behulp van tools zoals Microsoft Teams of Zoom, en dat was al jaren voordat de pandemie een feit werd. Tegenwoordig, met al die maatregelen in verband met de gezondheid, lijkt het mij logischer dat we meer de nadruk leggen op het werken op afstand. De technologie om dat te kunnen doen, is al aanwezig bij TecAlliance, tenminste voor mijn soort werk.

Welke voordelen ziet u in het werken op afstand?

Ik kan tussen de besprekingen door werken, meer tijd met mijn gezin doorbrengen, en ben flexibel in het afhandelen van mijn taken zonder veel tijd en geld aan het reizen te hoeven besteden. Mijn laatste paar jaar bij het leger werkte ik op het Pentagon. De militaire staf had geen concept geformuleerd voor het werken vanuit je eigen huis. En alhoewel ik slechts 25 km van het kantoor woonde, reed ik elke dag met de auto naar het metrostation, stapte vervolgens in de trein naar het busstation, die mij dan voor kantoor afzette. Het was elke keer een reistijd van een uur. Zowel heen als terug. Alles in overweging nemende, is mijn ervaring met het werken op afstand hier wel een stuk beter geworden.