Bosch Polonia

20 años mejorando continuamente la gestión order-to-invoice (pedido-factura) 

El departamento de mercado de postventa automotriz de Robert Bosch en Polonia, ha estado usando nuestra solución Order Manager desde hace casi 20 años. Bosch y sus clientes están altamente satisfechos con el portal en línea actualizado de Order Manager. Todos los procesos de pedidos se gestionan electrónicamente, desde las solicitudes de disponibilidad hasta el envío de facturas electrónicas que cumplen con los requisitos fiscales. Al digitalizar completamente el proceso order-to-invoice, Bosch puede ahorrar tiempo y costos incrementando la satisfacción del cliente, condiciones ideales para aumentar las ventas.  

Cuando se implementó inicialmente la solución Order Manager, en el año 2001, Bosch Automotive Aftermarket Poland fue uno de los primeros clientes que decidió usar la plataforma B2B para el procesamiento electrónico de pedidos. Alrededor de 700 clientes instalaron el software TecLocal y, aunque la solución aún estaba en sus inicios, ya facilitaba considerablemente el trabajo diario. Sin embargo, la gestión de las instalaciones locales causaba mucho trabajo administrativo y problemas técnicos ocasionales, especialmente para los clientes pequeños sin un departamento interno de TI. 

Por ello, con el tiempo, la tendencia ha ido cambiando del software instalado a las soluciones en línea. En el 2017 se lanzó el portal en línea Order Manager con una serie de funciones nuevas y mejoras. Con esta solución basada en la web, los compradores pueden revisar la disponibilidad y los precios de las refacciones, realizar pedidos, recibir confirmaciones de envío y facturas electrónicas. Siempre tienen una visión general de todos los procesos en el diario. La información de estado transparente garantiza un procesamiento fiable de los pedidos y permite una respuesta rápida a sus clientes. La aplicación Order Manager ha estado disponible desde el año 2018, permitiendo llenar el carrito de compra desde cualquier ubicación global y transferirlo a la cuenta de Order Manager para su posterior procesamiento. 

Trabajamos juntos para la solución perfecta 

Klaudia Uszyńska, responsable del departamento de procesos del cliente para Europa de Robert Bosch Automotive Aftermarket en Polonia, ha sido responsable de la gestión de perdidos desde el 2007, primero usando TecLocal y después TecWeb 4.0. Cuando se lanzó el nuevo portal en línea Order Manager, Bosch Polonia y sus clientes comenzaron a probarlo. “Estábamos muy interesados en cambiar al nuevo portal en línea. Pero había algunos puntos críticos que debían ser aclarados primero”, menciona Klaudia Uszyńska. Recopiló todos los requisitos de su departamento y sus clientes y los discutió con el Dr. Loïc Winterhalter, responsable del portal en línea Order Manager de TecAlliance. “El intercambio directo de información y comentarios fueron muy valiosos para nosotros”, menciona el Dr. Loïc Winterhalter. “Priorizamos los requerimientos y comprobamos qué podíamos implementar y cuándo podíamos hacerlo”. 

Para Bosch, la estrecha cooperación y el soporte técnico sentaron las bases para el éxito futuro. “TecAlliance ha experimentado un gran cambio en años recientes. Existe una línea directa de soporte para Polonia y Hungría para todas las cuestiones técnicas y estamos en estrecho contacto con la sede central. Realmente sentimos que los empleados de TecAlliance nos escuchan y apoyan activamente”, recuerda Klaudia Uszyńska. 

Realmente sentimos que los empleados de TecAlliance nos escuchan y apoyan activamente.”

Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe, Bosch Automotive Aftermarket Poland

Desarrollo ágil: más cerca de nuestros clientes y más rápido en el Mercado 

Desde finales del 2018, la unidad de negocio Order Manager de TecAlliance ha sido reestructurada completamente, basándonos en los principios de agilidad. Varios equipos interdisciplinarios y multifuncionales están trabajando en el desarrollo y mejoramiento de la solución Order Manager. Los propietarios de productos, maestros Scrum, personal de ventas y consultores trabajan codo con codo, todos ellos confiando en el desarrollo ágil con el método Scrum. Se están desarrollando nuevas características y funcionalidades en periodos de una a dos semanas. “El desarrollo ágil nos permite estar más cerca de nuestros clientes y traer nuevas e innovadoras funciones más rápido al mercado”, explica Bryan Marschall, responsable de productos Order Manager de TecAlliance. 

Exitosa conversión a la plataforma en línea 

Paso a paso, el Dr. Loïc Winterhalter y su equipo implementaron los requerimientos y optimizaron el portal en línea Order Manager en estrecha cooperación con Bosch y sus clientes en Polonia. “Uno de las claves fue que el Diario donde nuestros clientes reciben los ‘mensajes de retorno’ de sus proveedores, es decir, las confirmaciones de pedidos, de envíos y de facturas”, menciona Klaudia Uszyńska. “Por nombrar algunos ejemplos: nuestros clientes querían que se incluyera el número de factura de su proveedor y poder usarlo como un criterio de filtrado. También nos pidieron un icono que mostrara de un vistazo si ya se había exportado una factura. Otra característica importante que implementó TecAlliance para nosotros fue la opción de restringir el acceso al Diario. A veces existen cientos de usuarios en una organización, pero solo algunos de ellos (p.ej., contabilidad) deben tener acceso a las facturas. Ahora podemos ocultar precios y documentos de retorno y mostrarlos solo a ciertos usuarios dentro de la misma organización”.  

Conforme el software va mejorando, cada vez más clientes están cambiando a la plataforma en línea. “Todos los talleres de Bosch Car Service en Polonia y la gran mayoría de nuestros clientes usan ya la plataforma en línea Order Manager. ¡Están muy satisfechos y nosotros también!”, asegura Klaudia Uszyńska. “Animamos a todos nuestros clientes a cambiar del antiguo software TecLocal a la plataforma en línea, porque estamos convencidos de que es la mejor solución. Esta plataforma simplifica y mejora todos los procesos relacionados con los pedidos, permite ahorrar en materia de costos y acorta los tiempos de respuesta”. 

Una larga historia de éxito 

Desde el comienzo de la cooperación, Bosch ha logrado pasos importantes con las soluciones y soporte de TecAlliance. “Hemos trabajado codo con codo junto a TecAlliance desde hace casi 20 años. Gracias a las soluciones de TecAlliance, ahora podemos ofrecer a nuestros clientes todo lo que necesitan para su trabajo diario. Todos ellos usan el TecDoc Catalogue y Order Manager, y esto facilita enormemente su trabajo. ¡Obtienen cualquier información que necesitan cuando la necesita, 24 horas al día, los 7 días de la semana! No necesitan llamarnos o escribirnos por correo electrónico: encuentran la pieza correcta, pueden saber si está disponible, cuánto cuesta y pueden pedirla. Además, TecAlliance está trabajando siempre en nuevas mejoras: existen nuevas funciones cada mes. Siempre me llevo una grata sorpresa cuando abro la sección de noticias en Order Manager y veo que se han implementado nuevas funciones. Estamos verdaderamente satisfechos con la cooperación, el soporte y las soluciones de TecAlliance”, concluye Klaudia Uszyńska. 

¿Está usted también interesado en optimizar sus procesos order-to-invoice? Póngase en contacto con nosotros y trabajaremos juntos hasta encontrar la mejor solución para usted.  

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