Bosch Polonia

20 anni di gestione del processo order-to-invoice costantemente migliorata

Il reparto Automotive Aftermarket di Robert Bosch in Polonia sta utilizzando la nostra soluzione Order Manager da quasi 20 anni. Bosch e i suoi clienti sono pienamente soddisfatti dell’aggiornamento del portale online Order Manager. Tutti i processi di ordinazione vengono gestiti elettronicamente, dalla richiesta di disponibilità all’invio delle fatture elettroniche. Attraverso la digitalizzazione dell’intero processo order-to-invoice, Bosch è in grado di risparmiare tempo e costi e di aumentare il grado di soddisfazione dei clienti, condizioni ideali per incrementare le vendite.  

Quando venne progettata la soluzione Order Manager, nel 2001, Bosch Automotive Aftermarket Polonia fu una delle prime aziende che decise di usare la piattaforma B2B per l’elaborazione elettronica degli ordini. Circa 700 clienti installarono il software TecLocal e, benché la soluzione si trovasse ancora nella fase iniziale, contribuì a rendere il lavoro quotidiano molto più facile. Tuttavia, la gestione delle installazioni locali implicava una notevole mole di lavoro amministrativo e a volte causava problemi tecnici, soprattutto per le aziende più piccole senza un reparto IT interno. 

Di conseguenza, nel corso del tempo la tendenza si è spostata dall’installazione locale del software alle soluzioni online. Nel 2017 è stato lanciato in Polonia il portale online Order Manager, con una serie di funzioni nuove e di miglioramenti. Questa soluzione basata sul web consente agli acquirenti di verificare la disponibilità e i prezzi dei ricambi, emettere ordini e ricevere le conferme di spedizione e le fatture elettroniche. Hanno sempre una panoramica di tutti i processi a portata di mano nel registro. Le informazioni trasparenti sullo stato garantiscono un processo di ordinazione affidabile e consentono di fornire rapide risposte ai clienti. Dal 2018 è disponibile l’app di Order Manager che consente di riempire il carrello da qualsiasi ubicazione e di trasferirlo all’account di Order Manager per l’ulteriore elaborazione. 

Lavorare insieme per la soluzione perfetta 

Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe presso Robert Bosch Automotive Aftermarket in Polonia, è responsabile per la gestione degli ordini dal 2007 e ha utilizzato prima TecLocal poi TecWeb 4.0. Quando venne lanciato il nuovo portale online Order Manager, Bosh Polonia e i suoi clienti iniziarono a testarlo. “Eravamo molto interessati alla conversione al nuovo portale online. Ma vi erano alcuni punti critici che andavano chiariti prima”, afferma Klaudia Uszyńska. Raccolse tutte le richieste del reparto e dei clienti e le discusse con Dr. Loïc Winterhalter, Product Owner del portale online Order Manager presso TecAlliance. “Il feedback e l’input diretti sono stati molto preziosi per noi”, afferma Dr. Loïc Winterhalter. “Priorizzammo le richieste e valutammo cosa poter migliorare e quando.” 

Per Bosch, una stretta collaborazione e un supporto tecnico costituivano la base per un futuro successo. “TecAlliance ha affrontato molti cambiamenti negli ultimi anni. Esiste una hotline di assistenza tecnica dedicata per la Polonia e l’Ungheria per tutti i problemi tecnici e siamo in contatto diretto con la sede centrale. Percepiamo in modo tangibile che gli impiegati di TecAlliance ci ascoltano e ci supportano attivamente”, ricorda Klaudia Uszyńska. 

Percepiamo in modo tangibile che gli impiegati di TecAlliance ci ascoltano e ci supportano attivamente”

Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe, Bosch Automotive Aftermarket Poland

Sviluppo agile: più vicini ai nostri clienti e più veloci sul mercato 

Dalla fine del 2018, la Business Unit Order Manager di TecAlliance è stata completamente ristrutturata sulla base dei principi di agilità. Diversi team interdisciplinari e interfunzionali stanno lavorando a un ulteriore sviluppo e miglioramento della soluzione Order Manager. Product Owner, Scrum master, sviluppatori di software, tester, collaboratori e consulenti di vendita lavorano fianco a fianco, tutti basandosi sullo sviluppo agile secondo il metodo Scrum. Nuove caratteristiche e funzionalità vengono sviluppate a intervalli di una o due settimane. “Lo sviluppo agile ci consente di essere più vicini ai nostri clienti e di fornire più rapidamente al mercato nuove caratteristiche innovative”, spiega Bryan Marschall, Product Lead Order Manager di TecAlliance. 

Conversione alla piattaforma online riuscita 

Passo dopo passo Dr. Loïc Winterhalter e il suo team hanno migliorato i requisiti e ottimizzato il portale online Order Manager in stretta collaborazione con Bosch e i suoi clienti in Polonia. “Uno degli argomenti più importanti era il registro dove i nostri clienti ricevono i ‘reverse messages’ da parte dei loro fornitori, p. es. le conferme degli ordini, le conferme di spedizione e le fatture”, afferma Klaudia Uszyńska. “Per fare alcuni esempi: I nostri clienti desideravano ricevere anche il numero di fattura dei loro fornitori e usarlo come criterio di filtro. Ci chiesero quindi un’icona che mostrasse a prima vista che una fattura era già stata esportata. Un’altra caratteristica importante che TecAlliance ha implementato per noi è l’opzione per restringere l’accesso al registro. A volte ci sono centinaia di utenti all’interno di un’organizzazione, ma solo alcuni di loro (p. es. i contabili) devono visualizzare le fatture. Ora siamo in grado di nascondere i prezzi e invertire i documenti e di mostrarli solo a utenti selezionati all’interno della stessa organizzazione.”  

Dato che il software viene costantemente migliorato, un numero sempre maggiore di clienti passa alla nuova piattaforma online. “Ora tutte le officine Bosch Car Service in Polonia e la maggior parte dei nostri clienti stanno usando la piattaforma online Order Manager. Sono molto soddisfatti e di conseguenza lo siamo anche noi!“, afferma Klaudia Uszyńska. “Incoraggiamo tutti i nostri clienti a passare dal software TecLocal alla piattaforma online, perché siamo veramente convinti che sia la soluzione migliore. Semplifica e migliora tutti i processi relativi agli ordini, consente di risparmiare costi e riduce i tempi di riposta.” 

Una storia di successo duratura 

Dall’inizio della collaborazione, Bosch ha raggiunto notevoli obiettivi con le soluzioni e il supporto di TecAlliance. “Lavoriamo fianco a fianco con TecAlliance da quasi 20 anni. Grazie alle soluzioni TecAlliance, oggi siamo in grado di offrire ai nostri clienti tutto ciò che occorre per il loro lavoro quotidiano. Tutti utilizzano il catalogo TecDoc e Order Manager: questo rende il loro lavoro molto più facile. Ricevono qualsiasi informazione in qualsiasi momento – 24/7! Non hanno bisogno di chiamarci o di inviarci un’email: trovano il ricambio giusto, sanno se è disponibile e quanto costa e possono ordinarlo subito. E TecAlliance lavora costantemente a ulteriori miglioramenti, presentando nuove funzioni ogni mese. Rimango sempre positivamente sorpresa quando accedo alla sezione delle novità in Order Manager e vedo quali nuove caratteristiche sono state implementate. Siamo veramente molto soddisfatti della collaborazione, del supporto e delle soluzioni di TecAlliance“, riassume Klaudia Uszyńska. 

Anche Voi siete interessati a ottimizzare i Vostri processi order-to-invoice? Contattateci: potremmo lavorare insieme per trovare la soluzione migliore per Voi.  

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