Nel primo episodio del nostro Aftermarket Podcast lanciato all’inizio di aprile 2020, Matthias Moritz, Managing Director Asia, ha riferito sull’impatto dell’epidemia da coronavirus sul mercato locale e su come i suoi collaboratori abbiano vissuto la situazione. Ha parlato di collaborazione virtuale e delle esperienze fatte dai dipendenti con lo smart working. Ora i collaboratori sono rientrati in ufficio, sempre nel rispetto delle misure di sicurezza.

Per una migliore comprensione, abbiamo chiesto alla nostra collega cinese Emeline Xie, Marketing & Communication Manager, cosa pensa del lavoro da remoto e se considera questo concetto attuabile anche in futuro.

Emeline Xie, Marketing & Communication Manager

Emeline Xie, Marketing & Communication Manager

# Vantaggi e svantaggi del lavoro da remoto

Abbiamo optato per il lavoro da remoto in un contesto di necessità. Da un lato, è stato accolto positivamente, perché ha permesso di eliminare le grandi distanze generalmente percorse tra casa e ufficio. Infatti molti dipendenti impiegano persino ore per recarsi al posto di lavoro ogni giorno.  Pertanto, lavorare da casa ha permesso a tutti di risparmiare quel tempo normalmente trascorso in viaggio, con conseguenti vantaggi personali. La gestione del tempo tra vita privata e lavoro è diventata più flessibile.

Il tempo libero veniva impiegato per svolgere ore di lavoro e le pause erano organizzate male. Parlare al telefono o comunicare tramite Microsoft Teams venivano spesso considerate come pause. Quando non c’era altro da fare, veniva acceso il computer del lavoro.

L’assenza di interruzioni da parte di terzi ha favorito una maggiore concentrazione sul lavoro. Ciononostante, il risultato è parso meno efficiente. Per parlare con i colleghi, laddove necessario, sono stati impiegati sistemi di messaggistica istantanea. Ma si perdeva più tempo a digitare, controllare il testo, ridigitare, ricontrollare il testo, ecc. che a parlare di persona. Inoltre, sono diminuite le discussioni all’interno del team.

# Lavorare da remoto, ma sempre connessi all’infrastruttura IT dell’ufficio

Molti dipendenti hanno apprezzato avere un ambiente di lavoro nella propria abitazione. Essendo TecAlliance una società digitale, non vi è molta differenza tra un ambiente IT in ufficio o da remoto. Il notebook funzionava via wifi e molti dipendenti avevano a casa schermi e stampanti come in ufficio.

La comunicazione frontale veniva apprezzata da noi tutti per favorire lo scambio di idee, conoscenze e anche per discutere. Inoltre, sono stati utilizzati strumenti di collaborazione come Microsoft Teams e WeChat per comunicare, indipendentemente dal fatto che la conversazione fosse privata o professionale.  Nel lavoro da remoto, le videocamere accese non erano un must, ma ci hanno aiutato a sentirci più vicini ai membri del team e a rafforzare la coesione. Eppure non sono riuscite a sostituire le discussioni e gli scambi personali.

Per garantire uno scambio di informazioni continuo tra tutti i dipartimenti, si sono tenuti due meeting settimanali, uno il lunedì mattina e l’altro il venerdì pomeriggio. La settimana iniziava generalmente con una business review. È stato necessario esaminare la pianificazione del progetto, discutere di problemi e soluzioni e fornire supporto. La riunione del venerdì serviva a fornire un aggiornamento ai dipendenti sulla situazione in azienda.

# Gestione del team e organizzazione autodisciplinata

Ogni team aveva degli obiettivi da conseguire. Le relazioni sull’attività si sono tenute perciò regolarmente. Si tenevano aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili e  ogni membro doveva autodisciplinarsi quanto l’intero team.

L’ufficio marketing locale, ad esempio, ha tenuto review mensili per controllare cosa fosse stato fatto durante il mese e pianificare il da farsi per i mesi successivi, con relative scadenze, se necessarie. Nel lavoro da remoto, le attività sono state pianificate su base settimanale e la revisione settimanale veniva condotta il lunedì. Come sempre, si sono anche verificati degli imprevisti da gestire.

# I rapporti di lavoro rimangono stabili

Nonostante la pandemia in corso, la mole di lavoro non è diminuita, né le mansioni hanno subito variazioni. Sono rimaste più o meno le stesse rispetto a prima della crisi e anche i rapporti di lavoro sono rimasti molto buoni. L’assistenza ai clienti costituisce per noi un’opportunità e abbiamo potuto proseguire su questa strada senza grandi problemi, anche lavorando da casa.

Pertanto, la valutazione del lavoro da remoto non è stata particolarmente negativa, ma neanche del tutto positiva. Preferiamo che il team rimanga unito per favorire una migliore comunicazione, incentivare la produttività e mantenere relazioni più strette.

# Lezioni apprese e sguardo al futuro

L’intero team in Cina è stato felice di rientrare in ufficio.  Durante il lavoro da remoto, non è stato sempre possibile fornire risposte tempestive, in quanto era difficile riunire all’istante tutte le persone necessarie per farlo. Quando si lavora insieme in ufficio, sono possibili discussioni più rapide ed efficienti.

Inoltre, la pianificazione delle attività, generalmente mensile, è diventata settimanale. Alcuni team hanno ritenuto importante migliorare l’efficienza, tracciando tutto l’operato e il da farsi e hanno poi deciso di proseguire su questa strada.

Il lavoro da remoto o in quarantena non ha ridotto gli impegni aziendali. Naturalmente, per TecAlliance sarà necessario prepararsi al futuro.  L’attività aziendale è digitale e va pertanto ottimizzata. I prodotti dovranno essere ulteriormente sviluppati per restare competitivi. Questo è fondamentale per continuare a plasmare la digitalizzazione dell’aftermarket cinese.