Le distributeur portugais de pièces de rechange automobiles Create Business utilise le gestionnaire de commandes depuis plus de 10 ans maintenant. Pour Marcelo Lopes, directeur des systèmes d'information, la connexion à la plateforme B2B a été une avancée décisive qui a permis d'améliorer considérablement tous les processus de gestion des commandes, de gagner du temps, de réduire les coûts et de stimuler les ventes.
Lorsque Create Business a été fondée il y a 16 ans au Portugal, elle se concentrait sur l'offre de services à valeur ajoutée au marché indépendant de l'après-vente automobile, en reliant les fabricants de pièces aux garages. "Nous voulions créer un climat de confiance entre tous les acteurs. Et nous voulions aussi faire les choses différemment, pour les améliorer", se souvient Marcelo Lopes, directeur informatique de Create Business.
"Si un client nous appelle ou se rend directement sur notre portail web pour vérifier la disponibilité d'une pièce, il obtient une réponse en temps réel."
Marcelo Lopes, CIO, Create Business AG
Améliorer les affaires grâce à la numérisation
Il y a plus de dix ans, Create Business a commencé à utiliser la plateforme Order Manager, intégrant tous les processus liés aux commandes dans son système ERP. "Lorsque nous avons créé l'entreprise, nous nous sommes rendu compte du manque de connexion avec nos fournisseurs sur le marché. Et puis il y avait la tendance émergente de la numérisation. Nous avons donc commencé à suivre le mouvement. Rejoindre la plateforme B2B Order Manager a été l'une de nos premières étapes. C'était très facile et cela nous a permis de connecter les ateliers, nos revendeurs et aussi les fabricants de pièces. C'était un changement majeur pour nous, car il a introduit beaucoup de changements dans notre modèle d'entreprise et pour les personnes qui géraient les commandes entrantes des clients", explique Marcelo Lopes.
"Avant de commencer à utiliser le gestionnaire de commandes, nous travaillions comme un distributeur traditionnel. Nous recevions la commande par téléphone, puis nous parlions au fournisseur pour voir si le produit était disponible. Ensuite, nous parlions à nouveau au client, lui disions que la pièce était disponible et serait livrée dans un ou deux jours. Nous sommes retournés chez le fournisseur pour passer la commande. Le fournisseur a saisi manuellement la commande et les marchandises ont été livrées à notre entrepôt. Cela provoquait beaucoup d'erreurs et la livraison durait un jour de plus qu'aujourd'hui", ajoute Marcelo Lopes.
Des temps de réponse plus courts et une livraison plus rapide
"La chaîne logistique du marché de l'après-vente est très exigeante. De plus en plus de personnes demandent un meilleur service, une livraison plus rapide ou une réduction des frais de transport. Souvent, des problèmes de transport se posent", explique Marcelo Lopes. Pour résoudre ce problème, Create Business a développé un portail en ligne pour ses clients qui intègre un catalogue de pièces détachées multimarques et permet de vérifier la disponibilité du stock et les prix ou de passer directement une commande. Ce portail est connecté à la plateforme Order Manager et aide les ateliers avec un ensemble d'outils à valeur ajoutée, leur permettant d'investir plus de temps dans la relation avec leurs clients. Le traitement numérisé et automatisé des documents commerciaux permet au distributeur de réagir plus rapidement aux demandes de ses clients.
"Aujourd'hui, tout est intégré, de l'atelier au fournisseur. Grâce à cette solution, notre support client et nos commerciaux sont en mesure de donner une réponse précise à nos clients très rapidement, sans autre point de contact du côté de nos fournisseurs. Si un client nous appelle ou se rend directement sur notre portail web pour vérifier la disponibilité d'une pièce, il obtient une réponse en temps réel. Et il ne voit pas seulement si une pièce est disponible dans nos entrepôts mais aussi chez le fabricant de pièces, ce qui est un énorme avantage pour eux", explique Marcelo Lopes.
Les messages dits inversés, c'est-à-dire les confirmations de commande, les notifications de livraison et les factures électroniques, sont particulièrement importants pour le distributeur car ils sont nécessaires pour améliorer et automatiser le processus. "En ce qui concerne les messages inversés, les fournisseurs ne sont parfois pas très sensibles car ils pensent que ce n'est pas leur problème. Mais en fait, c'est leur problème. Si nous n'avons pas la documentation au plus tôt, la chaîne de distribution prendra du retard. Il y aura des problèmes lors de la réception des marchandises, lors de leur expédition et le pourcentage de cas de garantie et de retours augmentera. Et cela diminue également la satisfaction des ateliers. Cela amène les clients à chercher d'autres fournisseurs sur le marché. Tout est lié, de la vérification de la disponibilité à la livraison de la bonne pièce à l'atelier. Et tout se traduira par la réussite ou la perte d'une affaire", souligne-t-il.
La réussite internationale
Depuis sa création en 2016, l'entreprise s'est développée et vend aujourd'hui des pièces également en Angola, au Mozambique et en Espagne. La plateforme B2B internationale de TecAlliance a aidé Create Business à gérer tous les processus de la commande à la facturation également au-delà des frontières et a favorisé le succès international du distributeur.
"Le gestionnaire d'ordres est un excellent outil pour nous permettre de faire des affaires. Environ 70 % de nos achats de pièces passent par Order Manager. Le fait de disposer d'un outil unique, standardisé et totalement intégré pour la grande majorité de nos fournisseurs facilite énormément le travail quotidien. Nous serions heureux si tous les fabricants de pièces se connectaient à la plate-forme. Et en fait, ce serait une situation gagnant-gagnant, car dans ce marché très concentré, on voit bien que celui qui n'est pas connecté n'évolue pas", explique Marcelo Lopes.
Si un fournisseur de pièces fait partie de la plate-forme Order Manager, il peut exploiter la totalité de la base de clients de plus de 25 000 utilisateurs dans le monde entier. De nouveaux outils tels que Entry Supply Web, l'outil de déploiement et l'autogestion des relations commerciales permettent aux fournisseurs et aux acheteurs d'intégrer encore plus facilement tous leurs partenaires commerciaux dans la plate-forme.
Pour Create Business, la connectivité est l'un des facteurs décisifs de la réussite future sur le marché de l'après-vente automobile. "Aujourd'hui, tous nos clients ont accès à notre portail en ligne. Et le gestionnaire de commandes est le principal outil permettant de connecter nos clients aux fabricants. Cette chaîne de connexion est très importante si nous voulons réussir à l'avenir. Si nous voulons nous développer, ce type d'outils deviendra encore plus important et nous ne pourrons pas faire des affaires sans eux", résume Marcelo Lopes.
