Nous sommes fiers de vous présenter la sortie de notre nouveau module, TecFleet Invoice Verification. Ce module permet aux sociétés de leasing et aux opérateurs de flottes de contrôler facilement et de manière fiable les factures relatives aux travaux d'entretien, de maintenance et de réparation (SMR). L'automatisation du processus d'approbation des factures présente plusieurs avantages importants. Elle réduit les erreurs de saisie manuelle des données, rationalise le processus d'approbation et améliore la précision et l'efficacité. Elle offre également une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des processus financiers, tout en aidant les entreprises à gagner du temps et de l'argent.
Notre portail TecFleet soutient les sociétés de flotte, les opérateurs de flotte et les compagnies d'assurance dans tous les processus SMR. Les données et les services intelligents permettent de réaliser d'importantes économies et d'améliorer l'efficacité des processus.
La solution basée sur le web permet d'accéder aux valeurs de référence, aux temps de travail et aux prix des pièces détachées pour tous les fabricants courants. En outre, le portail contient des données de réparation et d'entretien conformes aux normes du fabricant, de sorte qu'il peut calculer automatiquement les travaux de chevauchement définis par le fabricant et les pièces de rechange nécessaires pour effectuer le service. Sur la base des données OE mises à jour quotidiennement, les estimations de coûts peuvent être vérifiées en ligne de manière rapide et pratique.
Le nouveau module de vérification des factures permet d'automatiser en grande partie l'approbation des factures. L'atelier peut fournir une facture sous forme de PDF ou d'enregistrement de données structurées via le portail TecFleet. Les factures sont formellement vérifiées pour la TVA et les exigences spécifiques au pays. L'exactitude factuelle est également vérifiée sur la base du contenu de TecRMI (par exemple, les pièces de rechange, les prix, les temps de travail) et des règles et tolérances définies individuellement. En fonction des paramètres, les factures peuvent être automatiquement validées ou rejetées. Un e-mail informe le client du résultat. Cela permet d'accélérer considérablement le règlement des factures d'atelier.
"Pour les grandes flottes, la vérification automatisée des factures offre un énorme potentiel d'économies. Parfois, le traitement des factures entrantes entraîne des coûts énormes en termes de temps et d'argent ; ces coûts peuvent être réduits de manière significative."
Jan Scherb, Product Owner - Fleet Manager
Gestion automatisée des travaux avec TecFleet EASY
Le nouveau module de vérification des factures est l'extension complémentaire du module de gestion des travaux EASY. Ce module optimise le processus d'approbation des devis d'atelier pour les travaux d'entretien, de maintenance et de réparation. Il met en relation en ligne et en temps réel les décideurs internes à la flotte avec leurs ateliers agréés et indépendants préférés. Sur la base des données conformes au constructeur et enrichies de conditions convenues, de paramètres spécifiques à l'utilisateur et de règles définies, les travaux peuvent être validés automatiquement par le système ou manuellement.
L'approbation automatique des devis d'atelier sans erreur et le transfert standardisé et automatisé des données de travail simplifient et accélèrent les processus. Tous les travaux sont stockés dans le dossier électronique du véhicule et peuvent être consultés à tout moment, ce qui permet de disposer d'un historique complet de l'entretien pour le travail quotidien. Des délais d'approbation courts contribuent positivement à la satisfaction et à la fidélité des clients.
Contrôle total avec PowerBI et les données télématiques
La fonctionnalité intégrée de reporting PowerBI permet d'analyser facilement et rapidement les activités d'approbation. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble des développements internes de la flotte et d'identifier les points faibles ou les zones problématiques. Cela conduit à une plus grande transparence et permet de développer des mesures supplémentaires pour augmenter l'efficacité.
L'intégration des données télématiques de CARUSO, la place de marché neutre, ouverte et sécurisée pour les données automobiles, crée des opportunités d'optimisation supplémentaires. Sur la base de données telles que le kilométrage réel, la position du véhicule, la consommation de carburant ou l'état de chargement, les opérateurs de flotte peuvent mettre en œuvre des cas d'utilisation innovants dans la gestion de leurs véhicules et réduire les coûts d'exploitation.
Pour en savoir plus sur les avantages de l'automatisation des processus avec TecFleet, contactez nos experts.
