Autodoc, l'un des plus grands détaillants de pièces détachées automobiles en ligne d'Europe, vérifie automatiquement les factures entrantes grâce au module e-Invoicing de Order Manager. Le processus de rapprochement automatisé révèle toute divergence entre la facture et les marchandises livrées. De cette manière, Autodoc s'assure de ne payer que les pièces qui ont réellement été livrées.
Autodoc est désormais présent dans 26 pays européens en plus de son siège en Allemagne. Avec environ 2,5 millions de produits provenant de 545 fabricants de marques pour 128 marques automobiles, le détaillant en ligne propose une large gamme de produits : composants du système de freinage, pièces de carrosserie, amortisseurs, ressorts, pièces d'échappement, accessoires d'intérieur, pièces d'embrayage, composants du système de direction et de climatisation, chauffages, kits de réparation et huile moteur.
Ces dernières années, le commerce en ligne a connu une croissance supérieure à la moyenne. En conséquence, les exigences logistiques ont augmenté et les processus commerciaux sont devenus de plus en plus complexes. Afin de répondre à la demande à l'échelle européenne, Autodoc a loué des espaces de stockage supplémentaires à l'automne 2019 et a lancé de nombreux projets pour optimiser ses processus. L'un d'entre eux concerne l'automatisation de la réception des marchandises, dans laquelle les solutions et les normes TecAlliance jouent un rôle majeur.
"Avec nos 600 000 pages de factures fournisseurs par an, le contrôle manuel n'est tout simplement plus possible", rapporte Thomas Hirte, chef d'équipe et propriétaire du produit chez Autodoc, qui gère le projet. "Nous n'étions en mesure d'effectuer que des contrôles aléatoires et nous avons dû accepter de renoncer à de nombreuses économies potentielles. L'effort requis pour le traitement ultérieur et les modifications de facturation était également trop élevé. Pour nous, l'automatisation du contrôle des factures - avec une comparaison entre la commande et le bon de livraison - avait une priorité élevée."
"Nous utilisons e-Invoicing depuis près d'un an maintenant et nous sommes très satisfaits. Nous recommandons vivement à nos fournisseurs d'utiliser également cette solution pour bénéficier des avantages de la facturation automatisée."
Thomas Hirte, chef d'équipe et responsable de produit, Autodoc GmbH
Une solution industrielle offre des avantages aux expéditeurs et destinataires de factures
La facturation électronique est l'un des modules clés d'Order Manager, la principale plateforme B2B de traitement des commandes en Europe, qui est utilisée par 280 fabricants de pièces et plus de 35 000 grossistes dans le monde entier. Le module e-Invoicing permet aux utilisateurs de créer et de recevoir des factures électroniques rapidement et facilement - dans un standard commun et conforme à la loi.
"Order Manager nous permet d'atteindre de nombreux fournisseurs via une seule interface. Chaque fournisseur connecté à la plateforme et utilisant le module de facturation électronique nous facilite la tâche ", explique Thomas Hirte. "Mais il est également plus facile et plus rentable pour les fabricants de pièces d'utiliser la norme industrielle établie que de développer leurs propres systèmes pour créer et envoyer des factures électroniques."
Toutes les informations en un seul clic
Autodoc reçoit un bon de livraison électronique via le gestionnaire de commandes avant même que les marchandises n'arrivent. Le bon de livraison peut également être transmis dans le format TecAlliance DESADV via FTP.
Lorsque les marchandises arrivent, le bon de livraison ou la liste de colisage est scanné et comparé à la notification d'expédition électronique et à la facture électronique. Immédiatement, le préparateur de commandes dans l'entrepôt dispose de toutes les informations importantes sur l'écran : Il peut voir quels articles sont emballés sur la palette et à quelles commandes ils appartiennent. Les informations provenant des marchandises constituent la base de la comparaison des factures. S'il y a une différence entre la livraison et la facture, une note de crédit ou une nouvelle facture est demandée.
Des processus plus rapides et plus simples grâce à la normalisation
Le module de facturation électronique est certifié selon la norme internationale ISAE 3402 et permet un traitement des factures conforme aux taxes et sans papier. Pour le traitement électronique, la facture est transmise via le gestionnaire d'ordres sous forme de message structuré au format de données TXML 2.5. Cela réduit les temps de vérification et de traitement. En outre, la facture est fournie sous forme de PDF signé, qui peut être utilisé pour un classement et un archivage conformes à la législation.
"Nous sommes clients de TecAlliance depuis longtemps car nous sommes convaincus des avantages de solutions et de normes de données uniformes pour l'ensemble du secteur. La facturation électronique nous fournit des données de haute qualité qui nous aident à optimiser nos processus d'audit", déclare Thomas Hirte.
Le traitement automatisé permet de gagner du temps et de réduire les coûts
Environ 85 des quelque 120 fournisseurs d'Autodoc sont connectés à la plateforme Order Manager. Mais tous ne sont pas actuellement en mesure de transmettre leurs factures en bonne qualité de données dans le standard TXML 2.5. Autodoc utilise actuellement un logiciel de capture de PDF pour ces cas.
"La combinaison de la capture PDF et de la facturation électronique est la solution idéale pour nous, car elle nous permet de capturer toutes les factures automatiquement. Cependant, nous sommes très intéressés par la réception des factures via l'e-Invoicing du plus grand nombre possible de fournisseurs", explique Thomas Hirte. "Lorsque nous traitons un PDF, chaque page coûte de l'argent. La charge CPU, c'est-à-dire la puissance de calcul nécessaire, est élevée et prend un temps relativement long. Nous devons d'abord créer un nouveau modèle pour chaque fournisseur et affecter les champs du PDF. L'effort est toujours considérable."
Avec la norme TXML, la facturation électronique offre de nombreux avantages et permet à Autodoc de connecter facilement de nouveaux fournisseurs. "Pour les factures que nous recevons au format TXML, l'effort de traitement est minime. Les factures de 1 000 articles ne sont rien. Et chaque fournisseur supplémentaire peut être intégré au système sans pratiquement aucun effort. Nous avons reçu de TecAlliance une feuille de style, c'est-à-dire un modèle qui garantit que le système affiche correctement les factures. À l'aide d'un modèle maître, nous pouvons connecter des fournisseurs supplémentaires et traiter leurs factures en un temps très court. Et si un fournisseur a des exigences particulières, nous disposons de champs temporaires que nous pouvons utiliser comme solution de rechange", explique Thomas Hirte. "Nous utilisons e-Invoicing depuis près d'un an maintenant et nous sommes très satisfaits. Nous recommandons vivement à nos fournisseurs d'utiliser également cette solution pour bénéficier des avantages de la facturation automatisée."
