Aktivbank AG a traité plus de 1 000 000 de factures via notre système TecCom e-Invoicing.  

Grâce à notre large gamme de produits, nous sommes représentés dans de nombreux segments du marché secondaire de l'automobile. Qu'il s'agisse de spécialistes des pièces automobiles anciennes, d'experts en tuning ou de grands groupes internationaux de renom.
Mais le fait qu'une banque ait traité plus de 1.000.000 de factures par l'intermédiaire de notre solutionTecCome-Invoicing valait bien une histoire à part entière. C'est pourquoi nous avons rendu visite àAktivbank AGà Francfort pour parler de ce cas d'utilisation particulier. 

Notre collègue Christina Meier de l'unité TecCom s'occupe de la coopération avec Aktivbank en tant que responsable des ventes et des partenaires. L'entretien avec Ingo Neubauer, Technical Sales Central Regulation chez Aktivbank, nous en apprend beaucoup sur l'historique et le domaine d'application particulier de notre solution defacturation électroniqueet le domaine d'application de notre solution de facturation électronique.

Christina Meier: Merci de nous recevoir ! Pourriez-vous nous présenter brièvement votre personnalité ? 

Ingo Neubauer :Je m'appelle Ingo Neubauer et je travaille à Aktivbank depuis 2015. Depuis 2016, je travaille dans le département EDI et dans le département informatique d'Aktivbank. Mon domaine de responsabilité actuel est l'onboarding et la mise en place de processus pour les nouveaux fournisseurs de factures, donc dans tous les différents formats que nous tournons dans notre environnement. 

Christina Meier :Aktivbank n'est pas une banque "normale", n'est-ce pas ? Qu'est-ce qui la rend si spéciale ? Qu'est-ce qui la rend si particulière ? Qu'est-ce qui est si spécial dans vos produits ou dans votre domaine ? 

Ingo Neubauer :La particularité d'Aktivbank est que, si vous allez dans la rue et demandez à n'importe qui, personne ne nous connaît à moins de faire des affaires avec nous, parce que nous ne faisons pas d'opérations bancaires normales comme l'ouverture de comptes pour les particuliers ou les entreprises, nous sommes très spécialisés. L'un de nos produits est l'affacturage, mais la principale branche d'Aktivbank est le règlement centralisé, où Aktivbank est un prestataire de services pour de nombreux groupes d'achat, traite leurs factures et s'occupe des paiements des acheteurs aux fournisseurs, une sorte de société de compensation. Comme vous pouvez l'imaginer, nous traitons donc un très grand nombre de factures dans tous les formats différents et provenant de tous les secteurs d'activité. C'est très intéressant et aucune facture, aucun secteur n'est identique.

Ingo Neubauer :Nos clients sont principalement des groupements d'achat qui ont des contrats avec des acheteurs et des fournisseurs. Nous sommes un prestataire de services pour les centrales d'achat, de sorte que les fournisseurs nous envoient directement les factures et que nous nous contentons de les transmettre. Nous ne les remettons pas physiquement ni ne les transmettons aux acheteurs ou aux groupements d'achat, mais nous les plaçons sur un portail web où elles peuvent être téléchargées, vérifiées et corrigées. 

C'est également la raison pour laquelle nous sommes liés à TecAlliance, car l'un de nos domaines d'achat est le marché secondaire de l'automobile. Nous devons accepter les formats de facture communs aux industries et dans l'IAM, Independent Automotive Aftermarket, il y a TecAlliance. C'est un acteur important de la facturation électronique pour nous et c'était donc le moyen logique de se connecter. Je pense que l'aspect le plus intéressant est que nous sommes contractuellement autorisés à recevoir les factures au nom des acheteurs. Il y a donc un contrat qui stipule qu'ils nous autorisent à recevoir les factures, au lieu de les recevoir eux-mêmes, et que nous les traitons dans notre système. L'avantage pour les fournisseurs est qu'ils n'ont pas besoin d'envoyer des factures à de nombreux destinataires, ils envoient simplement les factures à la banque de l'actif, et ils sont payés en une seule fois avec un avis de paiement électronique, de sorte qu'ils n'ont pas à se préoccuper de chaque facture individuelle. En outre, la responsabilité de la facture est généralement assumée par Aktivbank, ce qui minimise le risque pour le fournisseur, qui n'a pas besoin d'une assurance pour toutes les factures qu'il a émises à Aktivbank, puisque la responsabilité est actuellement transférée. 

Christina Meier :Cela signifie que tout est numérisé - de l'envoi des factures par le fournisseur via notre format structuré TecCom e-invoicing, à la livraison des données de la facture via votre portail web aux acheteurs ou aux groupements d'achat, en passant par le paiement. En d'autres termes, l'ensemble du processus est couvert électroniquement. Le traitement manuel n'est donc plus nécessaire. 

Ingo Neubauer :Non, pas vraiment. Bien sûr, certains clients préfèrent s'en tenir aux factures papier, mais nous ne proposons pas de factures papier. Je sais que certains d'entre eux les impriment et se contentent de vérifier les factures sur l'imprimé. L'avenir, c'est la facturation électronique, avec un processus entièrement numérisé et sans rupture de média. C'est toujours un problème lorsque vous êtes un client et que vous essayez d'imprimer une facture papier et de la transférer dans votre système de facturation électronique. 

Christina Meier :Quels avantages voyez-vous pour le fournisseur dans ce cas ? 

Ingo Neubauer :Je pense que l'un des principaux avantages est la standardisation de la facturation. Ils utilisent une plateforme qu'ils utilisent pour tous leurs autres clients. Avant 2016, lorsque nous avons commencé la facturation électronique pour les documents originaux, ils devaient envoyer des factures papier. C'est même un problème pour certains d'entre eux parce qu'ils ne sont pas en Allemagne et que l'envoi par la poste prend trop de temps. Nous avons des délais contractuels très stricts pour les factures, et il est donc plus facile de respecter ces règles en les envoyant par voie électronique, sans avoir à les envoyer par la poste. Je pense que c'est l'un des principaux avantages. Il n'est pas nécessaire d'imprimer et d'envoyer les factures une deuxième fois. C'est également intéressant pour les fournisseurs, car les clients exigent ces informations. Lorsque nous traitons des factures papier, nous ne traitons que l'en-tête, la ligne d'en-tête et le pied de page. Toutes les données relatives aux articles sont donc perdues et doivent être saisies manuellement à partir du papier. Avec la facturation électronique, nous disposons de toutes les données relatives aux articles, de tous les détails de la facture, du début à la fin, et oui, c'est l'avenir. 

Christina Meier :C'est très utile, bien sûr, et c'est la même chose avec les factures PDF qui sont transmises par e-mail, vous n'extrayez que l'en-tête et le pied de page, mais pas les données de l'article, n'est-ce pas ? Cela signifie que si la facture est transmise électroniquement dans un format structuré, toutes les données au niveau de l'article sont affichées dans votre portail. 

Ingo Neubauer :Les données sont affichées et transmises aux clients dans un format standardisé, et il leur suffit de les importer dans leurs systèmes pour faire correspondre la commande à la livraison et à la facture. Dans un monde idéal, ils n'ont pas besoin d'y jeter un coup d'œil, car si tous les chiffres sont corrects, la correspondance se fait automatiquement. Vous pouvez également économiser beaucoup d'argent en traitant les factures uniquement sous forme numérique. 

Christina Meier :Cela signifie que si le fournisseur dispose déjà de cette technologie, il suffit d'une petite configuration supplémentaire pour connecter également les factures qui doivent être envoyées directement à Aktivbank.  

Ingo Neubauer :Oui, c'est un petit ajustement. Je pense que c'est très rapide. Nous avons juste besoin de quelques numéros supplémentaires de la norme pour identifier la partie vendeuse avec la partie acheteuse et le bon mappage, et c'est tout. Il s'agit donc d'une configuration simple, et nous en avons réalisé un grand nombre au cours des six dernières années. Je n'ai pas de chiffres sur le nombre total de fournisseurs impliqués, mais nous avons déjà traité environ 1 million de factures TXML dans notre système. Et il ne s'agit que des factures. Cela n'inclut pas les factures de test, mais seulement les factures réelles qui ont été traitées et payées, et tout le reste. Nous venons donc d'atteindre le million et je pense que c'est une très bonne nouvelle. C'est assez impressionnant en si peu de temps. 

Nous avons dû apprendre ce qui est important pour TecAlliance. Ce qu'il faut savoir pour mettre en place l'installation, aller voir les fournisseurs et placer les bons champs au bon endroit. Bien sûr, il y a eu quelques difficultés au début, mais tout est rentré dans l'ordre. Nous nous parlons régulièrement chaque semaine et les deux parties savent maintenant exactement ce qu'il faut faire lorsqu'un nouveau fournisseur arrive et le processus se déroule sans heurts. 

Christina Meier :D'autre part, quels avantages voyez-vous pour les acheteurs ou les groupements d'achat ? 

Ingo Neubauer :Ils peuvent mettre en place des contrôles et des processus de facturation automatisés dans leurs systèmes. Il leur suffit de faire correspondre les commandes avec la facture et le bon de livraison. Je pense que cela permet de gagner beaucoup de temps. Il est également plus facile pour eux que toutes les factures aient la même apparence. C'est ce que nous faisons avec le document visualisé pour chaque facture électronique que nous recevons, et quel que soit le fournisseur d'où provient la facture, elles se ressemblent toutes. Il est donc facile pour l'acheteur de vérifier une facture. La structure est toujours la même, il est donc facile de mettre en œuvre un processus automatisé - beaucoup plus facile que si nous essayons de scanner les factures papier et de faire de la reconnaissance OCR pour tous les éléments. C'est possible, mais c'est coûteux s'il y en a par exemple 40, et c'est souvent le cas. Il y a des processus manuels à effectuer. L'avantage pour les acheteurs est que les données sont sous une forme standardisée et qu'ils peuvent facilement les traiter. Nous discutons régulièrement avec les acheteurs des possibilités de traitement automatisé des factures. 

Christina Meier :Il s'agit donc d'une économie de coûts, d'un gain de temps, d'une réduction des risques d'erreur et d'une plus grande numérisation. 

Ingo Neubauer :Absolument. En outre, vous avez demandé quels étaient les avantages pour les centrales d'achat... Je pense que l'un des plus importants est que vous obtenez toutes les données relatives aux articles sur les factures et dans les statistiques. Je pense qu'il est très important pour les centrales d'achat de savoir exactement quels sont les produits qui marchent bien sur le marché et ceux qui marchent moins bien, afin de pouvoir discuter avec les fournisseurs pour que les produits demandés par le marché puissent être livrés. Je pense que c'est l'un des aspects les plus intéressants pour les centrales d'achat. 

Christina Meier :Cela semble très utile pour eux aussi et ils peuvent également l'extraire de votre portail Web 2.0, n'est-ce pas ? 

Ingo Neubauer :Cette possibilité existe, mais elle n'est pas utilisée régulièrement pour l'instant. Mais nous pouvons créer une statistique basée sur la position et, si elle est demandée, nous pouvons la mettre à la disposition des entreprises, mais pas par l'intermédiaire du portail. C'est donc un autre moyen, un moyen direct, que nous utilisons en contact avec les associations d'acheteurs. 

Christina Meier :Il existe également deux procédures, l'OBV et le KBV, c'est-à-dire les procédures de l'original et de la copie. Les deux sont couvertes, n'est-ce pas ? 

Ingo Neubauer :Notre coopération couvre les deux, c'est une chose que nous avons développée ensemble. Nous avons commencé par les factures originales et développé le processus de copie de facture dans le cadre d'un autre projet. Il serait peut-être intéressant de montrer la différence à l'aide d'un petit exemple. Dans le cas de la facturation originale, Aktivbank reçoit - comme son nom l'indique - la facture originale. Il s'agit donc de la facture originale du fournisseur. C'est la facture originale pour l'institution fiscale. Certaines règles fiscales doivent être respectées et il n'y a plus de facture envoyée au client. Il n'y a donc qu'une seule facture. Elle nous est envoyée ; nous la traitons et transmettons les données de la facture à l'acheteur via notre portail web. Le processus de copie de facture est un peu différent. Ici, la facturation est négociée directement entre l'acheteur et le fournisseur. Nous ne savons donc pas quelle forme prendra la facture. Mais cette facture est envoyée directement par le fournisseur à l'acheteur, et nous n'en recevons qu'une copie pour effectuer le paiement. Nous ne traitons pas les détails des articles car ils ne sont pas nécessaires. Nous ne recevons que l'en-tête et le pied de page, même si nous recevons les informations dans la facture TXML, puisqu'il s'agit de la norme TXML 2.5. Nous recevons les données relatives aux articles, mais nous ne les traitons pas car il ne s'agit pas de la facture originale. L'original est envoyé par le fournisseur directement à l'acheteur, sous une forme que nous ne connaissons même pas. Nous n'avons pas besoin de le savoir ; nous recevons simplement une copie et c'est tout ce dont nous avons besoin. Mais la plupart des entreprises utilisent la procédure de la facture originale. Nous savons alors qu'il n'y a qu'une seule facture. Elle nous est envoyée, nous la recevons pour l'acheteur, nous la traitons et nous la mettons sur notre portail web. 

Christina Meier :Que diriez-vous de la coopération avec TecAlliance ? 

Ingo Neubauer :Nous sommes satisfaits. Nos clients ou les groupes d'acheteurs et les fournisseurs sont satisfaits et c'est l'un de nos objectifs. Nous avons nos clients. Ils doivent être satisfaits des solutions que nous offrons, et ils le sont. C'est donc un point important. La route a été longue pour arriver là où nous sommes aujourd'hui. Six ans, cela peut paraître court, mais je pense que nous avons accompli beaucoup de choses en six ans. Bien sûr, les débuts ont été difficiles. Tout était nouveau pour nous. C'était aussi en partie nouveau pour TecAlliance. Je pense que nous avons fait de grands progrès et que les deux parties savent désormais ce dont l'autre a besoin pour traiter une facture. Le processus a été long, bien sûr, mais je pense que c'est au cours des deux premières années que nous avons le plus appris des premiers fournisseurs pilotes. Si l'on considère les chiffres actuels, le nombre de fournisseurs que nous avons, nous sommes très satisfaits de la coopération. Nous avons permis aux fournisseurs d'effectuer la facturation TXML pour les clients des fonds actifs, et je pense que nous voyons de nouvelles choses presque tous les mois. Au début, nous n'avions jamais pensé à effectuer le processus de facturation via TMXL, ce n'était même pas une idée. L'idée a simplement germé dans notre collaboration, et il s'agissait en fait d'un projet très court. Nous avons réussi à le mettre en œuvre en l'espace de six mois, et je pense que c'est un autre point qui montre à quel point la collaboration fonctionne bien. Nous avons donc de nouveaux contrats, nous avions juste besoin de nouvelles connexions, de nouvelles allocations de notre côté, et tout a été fait en moins de six mois. 

Nous venons d'effectuer un autre changement technique, et personne n'a remarqué que nous l'avions fait. Il y a quelques mois, nous sommes passés de la transmission des factures par TOM Connect à la transmission par service web et personne n'a remarqué le changement. C'est toujours un bon signe quand on fait un changement technique et que personne ne le remarque parce que tout fonctionne encore de la même manière qu'avant. Je pense que c'est une réussite.  

Christina Meier :Parfait ! Merci pour cet entretien et pour les informations que vous nous avez données. 

Ingo Neubauer :Merci d'être notre invité !

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