Autodoc se apoya en la facturación electrónica para verificar las facturas

Autodoc, uno de los mayores minoristas de piezas de automóviles en línea de Europa, comprueba automáticamente las facturas entrantes con el módulo de facturación electrónica de Order Manager. El proceso de cotejo automatizado revela cualquier discrepancia entre la factura y la mercancía entregada. De este modo, Autodoc se asegura de que sólo paga por las piezas que realmente se han entregado.

Autodoc opera ya en 26 países europeos, además de su sede en Alemania. Con alrededor de 2,5 millones de productos de 545 fabricantes de marcas para 128 marcas de automóviles, el minorista en línea ofrece una amplia gama de productos: componentes del sistema de frenos, piezas de carrocería, amortiguadores, muelles, piezas de escape, accesorios interiores, piezas de embrague, componentes del sistema de dirección y aire acondicionado, calentadores, kits de reparación y aceite para motores.

En los últimos años, el comercio minorista en línea ha experimentado un crecimiento superior a la media. En consecuencia, las exigencias logísticas han aumentado y los procesos empresariales se han vuelto cada vez más complejos. Para satisfacer la demanda en toda Europa, Autodoc alquiló en otoño de 2019 un espacio de almacenamiento adicional e inició numerosos proyectos para optimizar sus procesos. Uno de ellos incluye la automatización de la recepción de mercancías, en la que las soluciones y normas de TecAlliance desempeñan un papel importante.

"Con nuestras 600.000 páginas de facturas de proveedores al año, la comprobación manual ya no es posible", explica Thomas Hirte, jefe de equipo y propietario del producto en Autodoc, que gestiona el proyecto. "Sólo podíamos hacer comprobaciones de forma aleatoria y teníamos que aceptar que estábamos renunciando a un gran ahorro potencial. Además, el esfuerzo necesario para el procesamiento posterior y los cambios en la facturación era demasiado elevado. Para nosotros, la automatización de la verificación de las facturas -con una comparación entre el pedido y el albarán- tenía una gran prioridad".

"Llevamos casi un año utilizando e-Invoicing y estamos muy satisfechos. Recomendamos encarecidamente que nuestros proveedores también utilicen la solución para beneficiarse de las ventajas de la facturación automatizada."

Thomas Hirte, jefe de equipo y propietario de producto, Autodoc GmbH


La solución industrial ofrece ventajas a los emisores y receptores de facturas

La facturación electrónica es uno de los módulos clave de Order Manager, la plataforma B2B líder en Europa para la tramitación de pedidos, que utilizan 280 fabricantes de piezas y más de 35.000 mayoristas de todo el mundo. El módulo de facturación electrónica permite a los usuarios crear y recibir facturas electrónicas de forma rápida y sencilla, con un estándar común y conforme a la ley.

"Order Manager nos permite llegar a muchos proveedores a través de una sola interfaz. Cada proveedor que se conecta a la plataforma y utiliza el módulo de facturación electrónica nos facilita el trabajo", explica Thomas Hirte. "Pero también es más fácil y rentable para los fabricantes de piezas utilizar el estándar industrial establecido que desarrollar sus propios sistemas para crear y enviar facturas electrónicas."

Toda la información en un clic

Autodoc recibe un albarán electrónico a través del gestor de pedidos incluso antes de que llegue la mercancía. Como alternativa, el albarán también puede transmitirse en el formato DESADV de TecAlliance a través de FTP.

Cuando llega la mercancía, se escanea el albarán o la lista de empaquetado y se compara con el aviso de envío electrónico y la factura electrónica. Inmediatamente, el preparador en el almacén tiene toda la información importante en la pantalla: Puede ver qué artículos están embalados en el palé y a qué pedidos pertenecen. La información de la mercancía constituye la base para la comparación de la factura. Si hay una diferencia entre la entrega y la factura, se solicita una nota de crédito o una nueva factura.

Procesos más rápidos y sencillos gracias a la normalización

El módulo de facturación electrónica está certificado de acuerdo con la norma internacional ISAE 3402 y permite la tramitación de facturas sin papel y conforme a los impuestos. Para la tramitación electrónica, la factura se transmite a través del gestor de pedidos como un mensaje estructurado en el formato de datos TXML 2.5. Esto reduce los tiempos de comprobación y procesamiento. Además, la factura se proporciona como un PDF firmado, que puede utilizarse para archivar y cumplir con la legislación.

"Somos clientes de TecAlliance desde hace mucho tiempo porque estamos convencidos de las ventajas de las soluciones uniformes y los estándares de datos para todo el sector. La facturación electrónica nos proporciona datos de alta calidad que nos ayudan a optimizar nuestros procesos de auditoría", afirma Thomas Hirte.

El procesamiento automatizado ahorra tiempo y costes

Unos 85 de los aproximadamente 120 proveedores de Autodoc están conectados a la plataforma Order Manager. Pero no todos ellos son capaces de transmitir sus facturas con una buena calidad de datos en el estándar TXML 2.5. Para estos casos, Autodoc utiliza actualmente un software de captura de PDF.

"La combinación de captura de PDF y facturación electrónica es la solución ideal para nosotros porque nos permite capturar todas las facturas automáticamente. Sin embargo, estamos muy interesados en recibir facturas a través de la facturación electrónica del mayor número posible de proveedores", afirma Thomas Hirte. "Cuando procesamos un PDF, cada página cuesta dinero. La carga de la CPU, es decir, la potencia de cálculo necesaria, es alta y lleva un tiempo comparativamente largo. Tenemos que crear una nueva plantilla para cada proveedor y asignar primero los campos del PDF. El esfuerzo es siempre considerable".

Con el estándar TXML, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas y facilita a Autodoc la conexión de nuevos proveedores. "Para las facturas que recibimos en formato TXML, el esfuerzo de procesamiento es mínimo. Las facturas con 1.000 artículos son como si nada. Y cada proveedor adicional puede integrarse en el sistema prácticamente sin esfuerzo. Recibimos de TecAlliance una hoja de estilo, es decir, una plantilla que garantiza que el sistema muestre las facturas correctamente. Con la ayuda de una plantilla maestra, podemos conectar proveedores adicionales y procesar sus facturas en muy poco tiempo. Y si hay requisitos especiales con un proveedor, disponemos de campos temporales que podemos utilizar como solución", explica Thomas Hirte. "Llevamos casi un año utilizando e-Invoicing y estamos muy satisfechos. Recomendamos encarecidamente que nuestros proveedores también utilicen la solución para beneficiarse de las ventajas de la facturación automatizada."