El procesamiento automatizado de facturas permite ahorrar tiempo y costes

Ismaning, Alemania, 12 de octubrede 2020. TecAlliance, uno de los especialistas líderes en datos que conectan el mercado posventa digital, ofrece al sector la plataforma B2B Order Manager, una herramienta multifuncional que gestiona todo el proceso desde el pedido hasta la factura. Autodoc, uno de los principales minoristas online de recambios de automóviles de Europa, comprueba automáticamente las facturas entrantes con el módulo e-Invoicing de Order Manager. El proceso de cotejo automatizado detecta cualquier discrepancia entre la factura y la mercancía entregada. De este modo, Autodoc se asegura de pagar sólo por las piezas que realmente se han entregado. Esto ahorra tiempo y dinero.

Autodoc ofrece una amplia gama de productos: componentes del sistema de frenado, piezas de carrocería, amortiguadores, muelles, piezas de escape, accesorios interiores, piezas de embrague, componentes para el sistema de dirección y aire acondicionado, radiadores, kits de reparación y aceite de motor. En los últimos años, el minorista online ha experimentado un crecimiento extraordinario. Por consiguiente, han aumentado las exigencias logísticas y los procesos comerciales son cada vez más complejos. Para poder satisfacer la demanda en toda Europa, Autodoc no sólo ha alquilado espacio de almacenamiento adicional, sino que también ha iniciado proyectos para optimizar procesos. Uno de ellos incluye la automatización de la entrada de mercancías, donde las soluciones y los estándares de TecAlliance tienen un papel importante.

La solución sectorial ofrece ventajas a emisores y receptores de facturas

“Con nuestras 600.000 páginas de facturas de proveedores al año, una comprobación manual es simplemente imposible”, señala Thomas Hirte, jefe de equipo y propietario de producto de Autodoc y encargado del proyecto. “Sólo podíamos hacer controles aleatorios y aceptar que estábamos desaprovechando un gran potencial de ahorro. El esfuerzo necesario para la tramitación posterior y los cambios de facturación también era excesivo. Para nosotros, la automatización de la verificación de facturas, comparando entre el pedido y el albarán, era de máxima prioridad.”

El módulo e-Invoicing es uno de los módulos clave del Order Manager, la plataforma B2B líder en procesamiento de pedidos de Europa, utilizada por 280 fabricantes de recambios y más de 35.000 distribuidores de todo el mundo. Permite a los usuarios crear y recibir facturas electrónicas de forma rápida y sencilla, conforme a un estándar común y a la legislación vigente.

“El Order Manager nos da acceso a muchos proveedores a través de una sola interfaz. Cada proveedor que se conecta a la plataforma y utiliza el módulo e-Invoicing está facilitando nuestro trabajo”, explica Hirte. “Naturalmente, para los fabricantes de recambios también es más fácil y más rentable utilizar el estándar sectorial consolidado que desarrollar sus propios sistemas para crear y enviar facturas electrónicas.”

Toda la información en un clic

Autodoc recibe un albarán electrónico a través de Order Manager incluso antes de que llegue la mercancía. Cuando llega la mercancía, el albarán de entrega o la lista de embalaje se escanea y se coteja con el aviso de entrega electrónico y la factura electrónica.

Inmediatamente, el preparador del almacén tiene toda la información importante en la pantalla y puede ver qué artículos están empaquetados en el pallet y a qué pedidos pertenecen. La información de la mercancía es la base para comparar facturas. Si existe una diferencia entre la entrega y la factura, se solicita una nota de abono o una nueva factura.

Procesos más fáciles y rápidos gracias a la estandarización

El módulo e-Invoicing está certificado según la norma internacional ISAE 3402 y permite procesar facturas sin papel cumpliendo la normativa tributaria. Para el procesamiento electrónico, la factura se transmite a través del Order Manager como mensaje estructurado en formato de datos TXML 2.5. Esto reduce los tiempos de verificación y procesamiento. Además, la factura se entrega en formato PDF firmado, que puede utilizarse para su archivo y clasificación conforme a la ley.

“Somos clientes de TecAlliance desde hace mucho tiempo porque estamos convencidos de las ventajas de unas soluciones y unos estándares de datos uniformes para todo el sector. e-Invoicing nos aporta datos de alta calidad que nos ayudan a optimizar nuestros procesos de auditoría”, afirma Hirte.

El procesamiento automático ahorra tiempo y costes

Un 70% de los proveedores de Autodoc están conectados a la plataforma Order Manager. Con el estándar TXML, e-Invoicing brinda numerosas ventajas y permite a Autodoc conectarse con nuevos proveedores. “Para las facturas que recibimos en formato TXML, el trabajo de procesamiento es mínimo. Incluso facturas con 1.000 artículos son casi un juego de niños. La integración de proveedores adicionales en el sistema apenas requiere esfuerzo”, explica Hirte “Llevamos un año usando e-Invoicing y estamos muy satisfechos. Recomendamos encarecidamente a nuestros proveedores que también utilicen la solución para aprovechar las ventajas que ofrece la facturación automatizada”.

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