Con nuestra amplia cartera de productos, estamos representados en muchos segmentos del mercado de recambios de automoción. Ya sean especialistas en piezas de coches antiguos, expertos en tuning o grandes grupos internacionales de renombre.
Pero el hecho de que un banco de todos los lugares haya tramitado más de 1.000.000 de facturas a través de nuestro sistemaTecCommerece una historia aparte. Por eso visitamosAktivbank AGen Frankfurt para hablar de este caso de uso especial.
Nuestra colega Christina Meier, de nuestra unidad de negocio TecCom, se ocupa de la cooperación con Aktivbank como responsable de Ventas y Partner Manager. En la entrevista con Ingo Neubauer, Technical Sales Central Regulation en Aktivbank, aprendemos mucho sobre los antecedentes y el área especial de aplicación de nuestrafacturación electrónicae-Invoicing.
Christina Meier: ¡Gracias por recibirnos! ¿Podría hablarnos brevemente de usted?
Ingo Neubauer:Me llamo Ingo Neubauer y trabajo en Aktivbank desde 2015. Desde 2016 en el departamento de EDI y en TI de Aktivbank. Mi área de responsabilidad en este momento es la incorporación y el establecimiento de procesos para nuevos proveedores de facturas, es decir, en todos los diferentes formatos que utilizamos en nuestro entorno.
Christina Meier:Aktivbank no es un banco "normal", ¿verdad? ¿Qué lo hace tan especial? ¿Qué lo hace tan especial? ¿Qué tienen de especial sus productos o su sector?
Ingo Neubauer:Lo especial de Aktivbank es que, si vas por la calle y preguntas a cualquiera, nadie nos conoce a menos que haga negocios con nosotros, porque no hacemos negocios bancarios normales como abrir cuentas para particulares o empresas, estamos muy especializados. Un producto es el factoring, pero la rama principal de Aktivbank es la liquidación central, donde Aktivbank es un proveedor de servicios para muchos grupos de compra, procesa sus facturas y gestiona los pagos de los compradores a los proveedores, una especie de empresa de compensación. Por tanto, tratamos con muchísimas facturas en todos los formatos y de todos los sectores, como puedes imaginar. Es muy interesante y ninguna factura ni ningún sector es igual.
Christina Meier:¿En qué países operan?
Ingo Neubauer: La mayoría de los compradores están en Alemania, dentro del asentamiento central, pero los proveedores son de todo el mundo; por ejemplo, en el sector de la automoción tenemos proveedores de Europa, de ultramar, de casi todos los países del mundo. Hay muchas diferencias en cuanto a legislación fiscal y barreras lingüísticas.
Christian Meier:Retomando el tema de la "regulación central" o "liquidación central", ya que es una palabra clave en nuestra cooperación, ¿podría explicarnos un poco más cómo funciona este proceso? Y dado que hay varios participantes, ¿podría darnos una idea general de dónde están los proveedores en este proceso, dónde está TecCom e-Invoicing, dónde está el propio Aktivbank y también los compradores, respectivamente los grupos de compra?
Ingo Neubauer:Nuestros clientes son principalmente grupos de compra y tienen contratos con compradores y con proveedores. Somos un proveedor de servicios para los grupos de compra, por lo que los proveedores nos entregan las facturas directamente y nosotros nos limitamos a entregarlas. No las entregamos físicamente ni las enviamos a los compradores o grupos de compra, sino que las introducimos en un portal web desde el que se pueden descargar, comprobar y corregir.
Y esa es también la razón por la que tenemos una conexión con TecAlliance, porque una de nuestras áreas de compras es el mercado de recambios de automoción. Debemos aceptar los formatos de factura comunes de las industrias y en el IAM, Independent Automotive Aftermarket, está TecAlliance. Para nosotros es un actor importante en la facturación electrónica, así que era la forma lógica de conectar. Creo que lo más interesante es que estamos autorizados por contrato a recibir las facturas en nombre de los compradores. Así que hay un contrato que dice que ellos nos permiten recibir las facturas, en lugar de recibirlas ellos mismos, y nosotros las procesamos en nuestro sistema. La ventaja para los proveedores es que no tienen que enviar facturas a muchos destinatarios, sólo las envían al banco de activos, y se les paga en una sola suma con un aviso de pago electrónico, por lo que no tienen que preocuparse de cada factura individual. También suele ocurrir que Aktivbank asume la responsabilidad de la factura, por lo que el riesgo para el proveedor se reduce al mínimo y no necesita un seguro para todas las facturas que ha emitido a Aktivbank, ya que la responsabilidad se transmite en la actualidad.
Christina Meier:Esto significa que todo está digitalizado: desde el envío de facturas del proveedor a través de nuestro formato estructurado de facturación electrónica TecCom, hasta la entrega de los datos de la factura a través de su portal web a los compradores o grupos de compra y el pago. En otras palabras, todo el proceso se cubre electrónicamente. Por lo tanto, ya no es necesario el procesamiento manual.
Ingo Neubauer:No, la verdad es que no. Por supuesto, hay algunos clientes a los que les gusta seguir con las facturas en papel, pero nosotros no ofrecemos facturas en papel. Sé que algunos las imprimen y se limitan a comprobar las facturas en la impresión. El futuro es esta facturación electrónica con un proceso totalmente digitalizado y sin rupturas de soportes. Eso siempre es un problema cuando un cliente intenta imprimir una factura en papel y transferirla a su sistema de facturación electrónica.
Christina Meier:¿Qué ventajas ve en este caso para el proveedor?
Ingo Neubauer:Creo que una de las mayores ventajas es la facturación estandarizada. Utilizan una plataforma que han utilizado para todos sus demás clientes. En el pasado, si nos fijamos en la época anterior a 2016, cuando empezamos a facturar electrónicamente los documentos originales, tenían que enviar facturas en papel. Esto es incluso un problema para algunos porque no están en Alemania y el envío por correo tarda demasiado. Tenemos unos plazos muy estrictos y contractuales para las facturas, así que es más fácil cumplir esas normas si las envías electrónicamente y no tienes que enviarlas por correo. Creo que esa es una de las principales ventajas. No tienes que pasar por un segundo proceso de imprimirlas y enviarlas. Y también es interesante para los proveedores, porque los clientes exigen esta información. Cuando procesamos facturas en papel, sólo procesamos la cabecera, la línea de cabecera y el pie de página. Así, todos los datos de los artículos se pierden y hay que teclearlos manualmente a partir del papel. Con la facturación electrónica, tenemos todos los datos de los artículos, todos los detalles de la factura desde el principio hasta el final y sí, este es el futuro.
Christina Meier:Es muy útil, por supuesto, y lo mismo ocurre con las facturas en PDF que se transmiten por correo electrónico, de modo que sólo se extraen la cabecera y el pie de página, pero no los datos del artículo, ¿verdad? Lo que significa que si la factura llega electrónicamente en un formato estructurado, entonces todos los datos a nivel de artículo se muestran en tu portal.
Ingo Neubauer:Se muestra y se transmite a los clientes en un formato estandarizado, y ellos sólo tienen que importarlo a sus sistemas y cotejar el pedido con la entrega y la factura. En un mundo ideal, no tienen que mirarlo porque si todos los números son correctos, la correspondencia funciona automáticamente. También se puede ahorrar mucho dinero tramitando las facturas sólo digitalmente.
Christina Meier:Esto significa que si el proveedor ya dispone de esta tecnología, es sólo una pequeña configuración adicional para conectar también las facturas que deben ir directamente a Aktivbank.
Ingo Neubauer:Así que sí, es un pequeño ajuste. Creo que es muy rápido. Sólo necesitamos unos pocos números adicionales de la norma para hacer la identificación de la parte vendedora con la parte compradora y el mapeo correcto, y eso es todo. Es una configuración sencilla, y hemos hecho muchas en los últimos seis años. No tengo cifras sobre el total de proveedores que hemos involucrado, pero ya hemos procesado alrededor de 1 millón de facturas TXML en nuestro sistema. Y eso son solo las facturas. Eso no incluye las facturas de prueba, sólo las facturas reales que han sido procesadas y pagadas y todo lo demás. Así que acabamos de alcanzar la marca del millón y creo que son muy buenas noticias. Bastante impresionante en tan poco tiempo.
Tuvimos que aprender lo que es importante para TecAlliance. Lo que hay que saber para hacer la configuración, ir a los proveedores y poner los campos adecuados en el lugar adecuado. Por supuesto, al principio hubo algunos problemas, pero ya están resueltos. Hablamos regularmente todas las semanas y ahora ambas partes saben exactamente qué hacer cuando llega un nuevo proveedor y el proceso es fluido.
Christina Meier:Por otro lado, ¿qué ventajas ve para los compradores o para los grupos de compra?
Ingo Neubauer:Pueden implantar controles y procesos de facturación automatizados en sus sistemas. Pueden simplemente cotejar los pedidos con la factura y el albarán. Creo que eso ahorra mucho tiempo. También les resulta más fácil si todas las facturas tienen el mismo aspecto. Lo hacemos con el documento visualizado para cada factura electrónica que recibimos, y no importa de qué proveedor proceda la factura, todas tienen el mismo aspecto. Así, es fácil para el comprador comprobar una factura. La estructura es siempre la misma, por lo que es fácil implantar un proceso automatizado, mucho más fácil que si intentamos escanear las facturas en papel y hacer un reconocimiento OCR de todos los elementos. Se puede hacer, pero es caro si son, por ejemplo, 40, y suele ser el caso. Hay procesos manuales que hay que hacer. La ventaja para los compradores es que los datos están normalizados y pueden procesarlos fácilmente. Hablamos regularmente con los compradores sobre las posibilidades de tratamiento automatizado de las facturas.
Christina Meier:Así pues, se ahorran costes, tiempo y errores, y conseguimos una mayor digitalización.
Ingo Neubauer:Por supuesto. Además, ha preguntado por las ventajas para los grupos de compra... Creo que una de las mayores es que se obtienen todos los datos de los artículos en las facturas y en las estadísticas. Creo que es muy importante que los grupos de compra sepan exactamente qué productos van bien en el mercado y cuáles no tanto, para que puedan hablar con los proveedores y suministrar los productos que demanda el mercado. Creo que este es uno de los aspectos más interesantes para los grupos de compra.
Christina Meier:Eso también suena muy útil para ellos y también pueden extraerlo de su portal Web 2.0, ¿verdad?
Ingo Neubauer:Existe esta posibilidad, pero ahora no se utiliza con regularidad. Pero podemos crear una estadística basada en la posición y, si se solicita, podemos ponerla a disposición de las empresas, pero no a través del portal. Así que esa es otra vía, una vía directa, que hacemos en contacto con las asociaciones de compradores.
Christina Meier:También hay dos procedimientos, el OBV y el KBV, es decir, para los procedimientos de originales y copias. Ambos están cubiertos, ¿verdad?
Ingo Neubauer:Nuestra cooperación abarca ambas cosas, eso es algo que desarrollamos juntos. Empezamos con facturas originales y desarrollamos el proceso de copia de facturas con otro proyecto. Tal vez sería interesante mostrar cuál es la diferencia con un pequeño ejemplo. Con la facturación original, en Aktivbank recibimos -como su nombre indica- la factura original. Por lo tanto, es la factura original del proveedor. Es la factura original para la institución fiscal. Hay algunas normas fiscales que deben cumplirse, y ya no se envía una factura al cliente. Por lo tanto, sólo existe esta factura. Nos la envían, la procesamos y transmitimos los datos de la factura al comprador a través de nuestro portal web. Con el proceso de copia de factura, es un poco diferente. En este caso, la facturación se negocia directamente entre el comprador y el proveedor. Por tanto, no sabemos qué forma adoptará la factura. Pero esta factura se envía directamente del proveedor al comprador, y sólo recibimos una copia para efectuar el pago. No procesamos los detalles de los artículos porque no son necesarios. Sólo recibimos la cabecera y el pie de página, aunque recibimos la información en el TXML de la factura, ya que es el TXML 2.5 estándar. Recibimos los datos del artículo, pero no los procesamos porque no es la factura original. El original lo envía el proveedor directamente al comprador, en una forma que ni siquiera conocemos. No necesitamos saberlo; sólo recibimos una copia y eso es todo lo que necesitamos. Pero la mayoría de las empresas utilizan el proceso de factura original. Entonces sabemos que sólo hay una factura. Nos la envían, y nosotros la recibimos para el comprador, la procesamos y simplemente la ponemos en nuestro portal web.
Christina Meier:¿Qué diría de la cooperación con TecAlliance?
Ingo Neubauer:Estamos satisfechos. Nuestros clientes o los grupos de compradores y los proveedores están satisfechos y ese es uno de nuestros objetivos. Tenemos a nuestros clientes. Deben estar satisfechos con las soluciones que ofrecemos, y lo están. Este es un punto importante. Ha sido un largo camino llegar a donde estamos ahora. Seis años parece poco tiempo, pero creo que hemos conseguido mucho en seis años. Por supuesto, al principio fue difícil. Todo era nuevo para nosotros. También era en parte nuevo para TecAlliance. Creo que hemos avanzado mucho y ahora ambas partes saben lo que la otra necesita para tramitar una factura. Fue un proceso largo, por supuesto, pero creo que en los dos primeros años aprendimos lo máximo de los primeros proveedores piloto. Si miramos ahora las cifras, cuántos proveedores tenemos, estamos muy contentos con la cooperación. Hemos permitido a los proveedores facturar por TXML para los clientes de fondos activos, y creo que vemos cosas nuevas casi todos los meses. Nuevos proveedores, nuevos temas, al principio nunca pensamos en hacer el proceso de facturación a través de TMXL, ni siquiera era una idea. La idea simplemente creció en nuestra colaboración, y en realidad fue un proyecto muy corto. Conseguimos implementarlo en medio año, y creo que ese es otro punto que demuestra lo bien que funciona la colaboración. Así que tenemos nuevos contratos, solo necesitábamos nuevas conexiones, nuevas asignaciones por nuestra parte, y todo se hizo en medio año.
Acabamos de hacer otro cambio técnico y nadie se ha dado cuenta de que lo hemos hecho. Hace unos meses, pasamos de la transmisión de facturas por TOM Connect a la transmisión basada en servicios web y nadie se dio cuenta del cambio. Eso siempre es buena señal cuando haces un cambio técnico y nadie se da cuenta porque todo sigue funcionando igual que antes. Creo que eso es un éxito.
Christina Meier:¡Perfecto! Gracias por esta entrevista y por la información que nos ha proporcionado.
Ingo Neubauer:¡Gracias por ser nuestro invitado!
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