Lesen Sie Teil 3 unseres Interviews über die Retourenabwicklung im Kfz-Ersatzteilmarkt

Die Abwicklung von Retouren ist teuer, arbeitsintensiv und die damit verbundenen Transporte belasten die Umwelt. In den ersten beiden Teilen dieser Interviewreihe zeigten die TecAlliance-Experten Moritz Mahler, der als Product Owner für die Entwicklung des Moduls Warranty & Returns verantwortlich ist, und Business Consultant Masato Dünßer, wie optimierte Rückgabeprozesse zum Geschäftserfolg beitragen und einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz leisten. Sie haben erklärt, warum das Order Manager-Modul Warranty & Returns entwickelt wurde und wie es alle Akteure im Automotive Aftermarket unterstützt. In diesem letzten Teil sprechen sie über neue Funktionen, die die Retourenprozesse weiter verbessern werden.

Sie haben erklärt, dass Warranty & Returns als Branchenlösung für den Automotive Aftermarket entwickelt wurde, und auch gezeigt, welche Vorteile dieser Ansatz für alle Beteiligten bietet. Aber wie kann ein Großhändler eine Rückgabe bei einem Teilehersteller abwickeln, wenn der nicht an die Order Manager-Plattform angebunden ist?

Moritz Mahler: Warranty & Returns ist ein Modul unserer internationalen B2B-Plattform Order Manager. Und obwohl mehr als 280 Teilehersteller weltweit an die Plattform angeschlossen sind, gibt es immer noch Lieferanten, die über unsere Lösung nicht erreicht werden können. Um dieses Problem zu lösen, haben wir dafür gesorgt, dass ein Großhändler sämtliche Garantie- und Retourenfälle bei allen seinen Lieferanten über Warranty & Returns abwickeln kann – egal, ob diese an unsere Plattform angeschlossen sind oder nicht.

Der Großhändler hat auf diese Weise alle seine Retouren- und Garantiefälle an einem Ort. In einer klar strukturierten Liste, in der er den Status aller Fälle auf einen Blick sehen kann. Das erhöht die Transparenz erheblich und hilft ihm, seinen Kunden sofort Feedback zu geben, wenn sie nach dem Status eines Falls fragen.

 Masato Dünßer: Jeder Lieferant, der an die Order Manager-Plattform angebunden ist, hat über das Online Portal automatisch Zugang zu Warranty & Returns. Das Gleiche gilt auch für die Händler. Und dort kann der Lieferant alle Anträge, die ein Händler übermittelt, einsehen und auch bearbeiten.

Wenn ein Lieferant gar nicht an den Order Manager angebunden ist, läuft es fast genauso ab. Der einzige Unterschied ist, dass der Händler die Adresse des Lieferanten dann manuell ergänzen und das Antragsformular per E-Mail senden muss.

 Und was ist mit den Werkstätten? Wie kann ein Großhändler sicherstellen, dass die Retourenanträge über Warranty & Returns bei ihm eingehen?

Moritz Mahler: Wir haben dafür den so genannten „Werkstattlink“ entwickelt. Der Großhändler kann Links generieren, die er zum Beispiel auf seiner Website, in seinem Teilekatalog, Webshop, ebay-Shop, in einer E-Mail oder sogar als QR-Code auf Lieferscheinen platzieren kann. Die Werkstatt benötigt keine Zugangsdaten für den Order Manager. Wer auf den Link klickt, kann direkt Anträge erstellen und an diesen speziellen Großhändler übermitteln.

 Was planen Sie, um die Abwicklung von Retouren und Garantiefällen weiter zu optimieren und zu vereinfachen?

Moritz Mahler: Wir wollen unseren Kunden helfen, Zeit und Geld zu sparen! Wir arbeiten jeden Tag daran, den Rückgabeprozess zu vereinfachen. Wir wollen es Werkstätten, Großhändlern und Teileherstellern so einfach wie möglich machen, Garantiefälle und Retouren abzuwickeln.

In den letzten Wochen haben wir wieder einige hilfreiche Funktionen entwickelt: Mit der Massen-Upload-Funktionalität können Benutzer nun viele Anträge in einem Schritt hochladen. Und sie können in der Claim-Liste auch Massenentscheidungen durchführen. Das spart viel Zeit!

Masato Dünßer: Wenn ein Mitarbeiter einer Werkstatt oder eines Händlers ein Foto oder Video von einem defekten Teil macht, benutzt er dafür in der Regel sein Smartphone. Und dann ist immer die Frage: Wie bekommt er die Datei auf den PC, an dem er gerade den Antrag ausfüllt? Im digitalen Antragsformular wird jetzt ein QR-Code angezeigt. Der Benutzer scannt diesen Code mit seinem Smartphone auf dem Bildschirm, wählt die Mediendateien aus oder macht ein Foto und lädt die Dateien dann direkt in das Antragsformular hoch. Wir haben viele positive Rückmeldungen von den Benutzern erhalten. Manchmal sind es gerade diese kleinen Dinge, die wirklich einen Unterschied machen.

Moritz Mahler: Wir arbeiten derzeit an mehreren Funktionen, die die Prozesse noch weiter vereinfachen und verschlanken. Wenn ein Teilehersteller den Code auf dem Versandetikett eines zurückgeschickten Produkts scannt, wird der Status der Reklamation automatisch aktualisiert. So weiß der Großhändler, dass die Ware eingegangen ist.

Wir wollen, dass es noch einfacher wird, einen Retourenantrag zu erstellen und wir werden die Antragsliste neu gestalten: Diese Übersicht soll noch benutzerfreundlicher werden und zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten bieten.

Und nicht zuletzt planen wir eine Möglichkeit zur ERP-Integration, weil dies den Prozess für die Hersteller weiter verbessern wird. Damit kommen wir unserem Ideal von einem optimalen Rückgabeprozesses wieder einen Schritt näher.

Sie nutzen bereits den Order Manager, haben eine TecCom-ID und möchten unser Modul Warranty & Returns ausprobieren? Gehen Sie zum Order Manager Online Portal, loggen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten ein und legen Sie direkt Ihren ersten Claim an!