„Ein großartiges Werkzeug, um Geschäfte zu machen“

Warum Create Business auf den Order Manager setzt, um neue Standards im Teilevertrieb in Portugal und Spanien zu etablieren

Der portugiesische Großhändler von Autoersatzteilen Create Business setzt den Order Manager seit mehr als 10 Jahren ein. Für Marcelo Lopes, Chief Information Officer, war die Anbindung an die B2B-Plattform ein entscheidender Durchbruch, der zu erheblichen Verbesserungen aller Auftragsprozesse führte. So wurden Zeit und Kosten gespart und der Umsatz gesteigert.

Als Create Business vor 16 Jahren in Portugal gegründet wurde, konzentrierte sich das Unternehmen darauf, dem freien Kfz-Ersatzteilmarkt Mehrwertdienste anzubieten und Teilehersteller mit den Werkstätten zu verbinden. „Wir wollten viel Vertrauen zwischen allen Beteiligten aufbauen. Außerdem wollten wir die Dinge anders, besser machen“, erinnert sich Marcelo Lopes, CIO von Create Business.

Optimierte Geschäftsprozesse durch Digitalisierung

Vor mehr als zehn Jahren begann Create Business, die Order Manager-Plattform zu nutzen. Sämtliche auftragsbezogenen Prozesse wurden im ERP-System integriert. „Bei der Gründung des Unternehmens haben wir festgestellt, dass die Vernetzung mit unseren Lieferanten auf dem Markt nicht optimal war. Und dann zeichnete sich immer stärker der Trend der Digitalisierung ab. Wir haben beschlossen, dieser Entwicklung zu folgen. Einer unserer ersten Schritte war die Anbindung an die B2B-Plattform Order Manager. Das war sehr einfach und wir konnten so die Werkstätten, unsere Vertriebspartner und die Teilehersteller verbinden. Das war ein wichtiger Schritt für uns, der viele Veränderungen in unserem Geschäftsmodell und für unsere Mitarbeiter, die die eingehenden Kundenaufträge bearbeiten, mit sich brachte“, erklärt Marcelo Lopes.

„Vor dem Einsatz des Order Managers haben wir wie ein traditioneller Großhändler gearbeitet. Die Bestellung haben wir telefonisch aufgenommen, dann mit dem Lieferanten gesprochen, um zu klären, ob das Produkt verfügbar ist. Daraufhin haben wir wieder den Kunden angerufen, um ihm zu sagen, dass das Teil verfügbar ist und in ein oder zwei Tagen geliefert wird. Dann haben wir den Lieferanten wieder kontaktiert, um die Bestellung aufzugeben. Der Lieferant hat die Bestellung manuell eingegeben, und die Waren wurden in unser Lager geliefert. Dabei sind so viele Fehler entstanden und die Lieferung dauerte einen Tag länger als heute“, fügt Marcelo Lopes hinzu.

„Wenn ein Kunde uns anruft oder direkt auf unser Webportal geht, um die Verfügbarkeit eines Teils zu prüfen, erhält er die Antwort in Echtzeit.“

Marcelo Lopes, CIO, Create Business AG

Kürzere Reaktionszeiten und schnellere Lieferung

„Die Logistikkette im Automotive Aftermarket ist sehr anspruchsvoll. Immer mehr Kunden fordern besseren Service, schnellere Lieferung oder eine Reduzierung der Versandkosten. Häufig treten Transportprobleme auf“, sagt Marcelo Lopes. Als Antwort auf diese Herausforderungen hat Create Business ein Online-Portal für seine Kunden entwickelt. Dort ist ein Mehrmarken-Ersatzteilkatalog integriert und die Kunden können direkt die Verfügbarkeit von Lagerbeständen und Preisen prüfen oder direkt bestellen. Dieses Portal ist mit der Order Manager-Plattform verbunden und unterstützt die Werkstätten mit einer Reihe von Tools, die echten Mehrwert bieten und es ihnen ermöglichen, mehr Zeit in die Beziehung zu ihren eigenen Kunden zu investieren. Die digitalisierte und automatisierte Bearbeitung von Geschäftsdokumenten ermöglicht es Create Business, schneller auf die Anfragen seiner Kunden zu reagieren.

„Heute sind alle Prozessschritte integriert, von der Werkstatt bis zum Lieferanten. Dank dieser Lösung sind unsere Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeiter in der Lage, unseren Kunden sehr schnell eine genaue Antwort zu geben, ohne dass ein weiterer Ansprechpartner bei unseren Lieferanten involviert ist. Wenn ein Kunde uns anruft oder direkt auf unser Webportal geht, um die Verfügbarkeit eines Teils zu prüfen, erhält er die Antwort in Echtzeit. Und er sieht nicht nur, ob ein Teil in unseren Lagern verfügbar ist, sondern auch beim Teilehersteller, was für ihn ein großer Vorteil ist“, erklärt Marcelo Lopes.

Besonders die so genannten „Reverse Messages“, also Auftragsbestätigungen, Lieferankündigungen und elektronische Rechnungen, sind für den Großhändler sehr wichtig, weil sie zur Verbesserung und Automatisierung der Prozesse notwendig sind. „Was die Rückmeldungen zu den Prozessschritten angeht, sind die Lieferanten manchmal nicht sehr einsichtig. Sie glauben, dass das nicht ihr Problem ist – was es in Wirklichkeit aber sehr wohl ist. Wenn wir die Informationen und Dokumente nicht zum frühestmöglichen Zeitpunkt erhalten, kommt es zu Verzögerungen in der Lieferkette. Es gibt dann Probleme beim Wareneingang, beim Versand der Waren und der Prozentsatz von Garantiefällen und Rückgaben steigt. Und die Werkstätten sind weniger zufrieden. Das bringt die Kunden dazu, sich nach alternativen Lieferanten auf dem Markt umzusehen. Alles ist miteinander verbunden, von der Verfügbarkeitsabfrage bis zur Lieferung des richtigen Teils an die Werkstatt. Und alles wirkt sich darauf aus, ob Geschäft gemacht wird oder eben nicht“, betont er.

Gemeinsam auf internationalem Erfolgskurs

Seit der Gründung im Jahr 2016 hat das Unternehmen expandiert und verkauft Fahrzeugteile heute auch in Angola, Mosambik und Spanien. Die internationale B2B-Plattform von TecAlliance hat Create Business dabei unterstützt, alle Order-to-Invoice-Prozesse auch grenzüberschreitend abzuwickeln und förderte somit den internationalen Erfolg des Distributors.

„Der Order Manager ist für uns ein großartiges Werkzeug, um Geschäfte zu machen. Etwa 70 Prozent unserer Teilebeschaffung läuft über den Order Manager. Es erleichtert unsere tägliche Arbeit enorm, dass wir nur ein einziges, standardisiertes und voll integriertes Tool für die große Mehrheit unserer Lieferanten nutzen. Wir würden uns freuen, wenn sich alle Teilehersteller an die Plattform anschließen. Und tatsächlich wäre das eine Win-Win-Situation, denn in diesem hochkonzentrierten Markt sieht man deutlich, dass derjenige, der nicht an die Plattform angebunden ist, sich auch nicht weiterentwickelt“, erklärt Marcelo Lopes.

Wenn ein Teilelieferant Teil der Order Manager-Plattform wird, kann er den gesamten Kundenstamm von weltweit mehr als 25.000 Anwendern erschließen. Neue Tools und Funktionen wie Entry Supply Web, das Rollout-Tool und die Selbstverwaltung von Geschäftsbeziehungen machen es für Lieferanten und Händler noch einfacher, alle ihre Geschäftspartner in die Plattform zu integrieren.

Für Create Business ist die Vernetzung einer der entscheidenden Faktoren für den zukünftigen Erfolg im Kfz-Ersatzteilmarkt. „Heute haben alle unsere Kunden Zugang zu unserem Online-Portal. Und der Order Manager ist das wichtigste Werkzeug, um unsere Kunden mit den Teileherstellern zu verbinden. Diese Anbindung ist sehr wichtig für unseren zukünftigen Erfolg. Wenn wir wachsen wollen, wird diese Art von Werkzeugen noch wichtiger. Wir werden ohne sie nicht in der Lage sein, Geschäfte zu machen“, fasst Marcelo Lopes zusammen.

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