Autodoc setzt bei Rechnungsprüfung auf e-Invoicing

Autodoc, Europas führender Onlinehändler für Autoersatzteile, automatisiert mit dem Order Manager-Modul e-Invoicing die Rechnungsprüfung. Durch den automatisierten Abgleich werden Abweichungen zwischen Rechnung und gelieferten Waren aufgedeckt. So kann Autodoc sicher stellen, dass nur das bezahlt wird, was tatsächlich geleistet bzw. geliefert wurde.

Autodoc ist neben Deutschland inzwischen in 26 weiteren europäischen Ländern vertreten. Der Onlinehändler bietet mit derzeit rund 2,5 Millionen Produkten von 545 Markenherstellern für 128 Automarken ein breites Sortiment – von Bremsanlagen über Karosserieteile, Stoßdämpfer und Federn, Auspuffanlagen, Innenraumelemente, Lenkungen und Kupplungen bis hin zu Klimaanlagen, Heizungen, Reparatursätzen und Motorenölen.

In den letzten Jahren ist der Onlinehändler überdurchschnittlich gewachsen. Entsprechend stiegen die Anforderungen an die Logistik und auch die Geschäftsprozesse wurden immer komplexer. Um der europaweiten Nachfrage nachzukommen, hat Autodoc im Herbst 2019 zusätzliche Lagerflächen angemietet und verschiedene Projekte zur Optimierung der Prozesse angestoßen. Eines dieser Projekte umfasst die Automatisierung der Warenvereinnahmung, bei der auch die Lösungen und Standards von TecAlliance eine große Rolle spielen.

„Bei rund 600.000 Seiten Lieferantenrechnungen pro Jahr war eine manuelle Prüfung einfach nicht mehr möglich“, berichtet Thomas Hirte, Teamleiter und Product Owner bei Autodoc, der das Projekt leitet. „Wir konnten nur stichprobenartig prüfen und mussten so in Kauf nehmen, dass wir auf viel Einsparpotenzial verzichten. Auch der Aufwand für die nachträgliche Bearbeitung und Änderung der Abrechnung war viel größer. Für uns hatte die Automatisierung der Rechnungsprüfung mit einem Abgleich gegen die Bestellung und die Warenvereinnahmung daher eine große Priorität.“

Branchenlösung bietet Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger

e-Invoicing ist eines der zentralen Module des Order Managers, der führenden B2B-Plattform für die Auftragsabwicklung in Europa, die weltweit von 280 Teilehersteller und über 35.000 Großhändlern genutzt wird. Das Modul e-Invoicing bietet allen Nutzern die Möglichkeit, schnell und unkompliziert elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen – in einem einheitlichen Standard und garantiert rechtssicher.

„Über eine einzige Schnittstelle erreichen wir mit dem Order Manager viele Lieferanten. Jeder Lieferant, der an die Plattform angebunden ist und das Modul e-Invoicing nutzt, macht uns die Arbeit einfacher,“ erklärt Thomas Hirte. „Aber auch für die Teilehersteller ist es einfacher und kostengünstiger, wenn sie den etablierten, bestehenden Branchenstandard nutzen, als wenn sie eigene Systeme für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen entwickeln.“

„Wir nutzen e-Invoicing jetzt seit knapp einem Jahr und sind sehr zufrieden. Und wir empfehlen unseren Lieferanten ausdrücklich, die Lösung ebenfalls zu nutzen und so von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsstellung zu profitieren.“

Thomas Hirte, Teamleiter und Product Owner, Autodoc GmbH

Alle Informationen auf einen Klick

Schon vor dem Eintreffen der Warenlieferung erhält Autodoc über den Order Manager einen elektronischen Lieferschein. Alternativ kann der Lieferschein im TecAlliance-Format DESADV auch über FTP übermittelt werden.

Bei Ankunft der Ware wird der Lieferschein bzw. die Packliste gescannt, mit dem elektronischen Lieferavis und nach Erhalt mit der elektronischen Rechnung abgeglichen. Sofort hat der Picker im Lager alle wichtigen Informationen auf dem Bildschirm: Er sieht, welche Artikel auf der Palette gepackt sind und zu welchen Bestellungen diese vereinnahmt werden müssen. Die Informationen aus der Warenvereinnahmung bilden dann die Grundlage für den Rechnungsabgleich. Abweichungen zwischen Lieferung und Rechnung werden in der Rechnungsprüfung berücksichtigt, d.h. es wird entweder eine Gutschrift oder eine neue Rechnung angefordert.

OMG's headoffice in Italy

Schnellere und einfachere Prozesse durch Standardisierung

Das Modul e-Invoicing ist nach dem internationalem Standard ISAE 3402 zertifiziert und ermöglicht eine steuerkonforme und papierlose Rechnungsabwicklung. Für die elektronische Verarbeitung wird die Rechnung über den Order Manager als strukturierte Nachricht im Datenformat TXML 2.5 übermittelt. So werden die Prüf- und Bearbeitungszeiten reduziert. Zusätzlich wird die Rechnung als signiertes PDF bereitgestellt, das für die rechtssichere Ablage und Archivierung genutzt werden kann.

„Wir sind schon lange TecAlliance-Kunden, weil wir überzeugt sind von den Vorteilen einheitlicher Lösungen und Datenstandards für die gesamte Branche. e-Invoicing liefert uns eine qualitativ hochwertige Datengrundlage, mit der wir unsere Rechnungsprüfungsprozesse optimieren können“, sagt Thomas Hirte.

Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und Kosten

Von den rund 120 Lieferanten von Autodoc sind circa 85 an die Order Manager-Plattform angebunden. Doch aktuell sind noch nicht alle in der Lage, ihre Rechnungen in guter Datenqualität im TXML 2.5-Standard zu übermitteln. Für diese Fälle greift Autodoc aktuell auf eine PDF-Capturing-Software zurück.

„Die Kombination von PDF-Capturing und e-Invoicing ist für uns die ideale Lösung, weil wir so wirklich sämtliche Rechnungen automatisiert erfassen können. Allerdings sind wir sehr daran interessiert, dass wir von möglichst vielen Lieferanten die Rechnungen über e-Invoicing erhalten“, meint Thomas Hirte. „Bei der Verarbeitung von PDFs kostet jede Seite Geld. Die CPU-Last, also die benötigte Rechenleistung, ist hoch und es dauert auch vergleichsweise lang. Bei jedem Lieferanten müssen wir eine neue Vorlage erstellen und die Felder des PDFs erst zuordnen. Da ist der Aufwand jedes Mal recht groß.“

e-Invoicing bietet mit dem TXML-Standard zahlreiche Vorteile und macht es Autodoc einfach, neue Lieferanten anzubinden. „Bei Rechnungen, die im TXML-Format eingehen, ist der Verarbeitungsaufwand minimal. Da sind Rechnungen mit 1.000 Positionen gar nichts. Und jeder zusätzliche Lieferant kann praktisch ohne Aufwand in das System eingegliedert werden. Wir haben ein Stylesheet von TecAlliance bekommen, also eine Vorlage, die sicherstellt, dass das System Rechnungen richtig darstellt. Mit Hilfe eines Master Templates lassen sich zusätzliche Lieferanten in kürzester Zeit anbinden und verarbeiten. Und gibt es bei einem Lieferanten doch einmal Sonderfälle, stehen uns temporäre Felder zur Verfügung, die wir als Workaround nutzen können“, erklärt Thomas Hirte. „Wir nutzen e-Invoicing jetzt seit knapp einem Jahr und sind sehr zufrieden. Und wir empfehlen unseren Lieferanten ausdrücklich, die Lösung ebenfalls zu nutzen und so von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsstellung zu profitieren.“

Sind Sie auch daran interessiert, Ihre Order-to-Invoice-Prozesse zu optimieren und möchten Sie mehr über unser Modul e-Invoicing erfahren? Kontaktieren Sie uns und wir finden gemeinsam die bestmögliche Lösung für Sie.

Download PDF
Mehr zum Order Manager