Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit und Kosten

Ismaning, 12. Oktober 2020 – TecAlliance, einer der führenden Datenspezialisten für die vernetzte Zusammenarbeit im digitalen Aftermarket, bietet der Branche mit der B2B-Plattform Order Manager ein Multifunktionswerkzeug, das den gesamten Order-to-Invoice Prozess unterstützt. Autodoc, Europas führender Onlinehändler für Autoersatzteile, automatisiert mit dem Order Manager Modul e-Invoicing die Rechnungsprüfung. Der automatisierte Abgleich deckt Abweichungen zwischen Rechnung und gelieferten Waren auf. So kann Autodoc sicherstellen, dass nur das bezahlt wird, was tatsächlich geleistet bzw. geliefert wurde. Das spart Zeit und Kosten.

Der Onlinehändler bietet ein breites Sortiment – von Bremsanlagen über Karosserieteile, Stoßdämpfer und Federn, Auspuffanlagen, Innenraumelemente, Lenkungen und Kupplungen bis hin zu Klimaanlagen, Heizungen, Reparatursätzen und Motorenölen. Das überdurchschnittliche Wachstum in den vergangenen Jahren hat die Anforderungen an Logistik und Geschäftsprozesse stetig komplexer werden lassen. Um der europaweiten Nachfrage nachzukommen, hat Autodoc nicht nur zusätzliche Lagerflächen angemietet, sondern auch Projekte zur Optimierung der Prozesse angestoßen. Für die Automatisierung der Warenvereinnahmung haben die Lösungen und Standards von TecAlliance eine große Rolle gespielt.

Branchenlösung bietet Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger

„Bei rund 600.000 Seiten Lieferantenrechnungen pro Jahr war eine manuelle Prüfung einfach nicht mehr möglich“, berichtet Thomas Hirte, Teamleiter und Product Owner bei Autodoc, der das Projekt leitet. „Wir konnten nur stichprobenartig prüfen und mussten so in Kauf nehmen, dass wir auf viel Einsparpotenzial verzichten. Auch der Aufwand für die nachträgliche Bearbeitung und Änderung der Abrechnung war viel größer. Für uns hatte die Automatisierung der Rechnungsprüfung mit einem Abgleich gegen die Bestellung und die Warenvereinnahmung daher eine große Priorität.“

Das Modul e-Invoicing ist eines der zentralen Module des Order Managers, der führenden B2B-Plattform für die Auftragsabwicklung in Europa, die weltweit von 280 Teilehersteller und über 35.000 Großhändlern genutzt wird. Es bietet allen Nutzern die Möglichkeit, schnell und unkompliziert elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen – in einem einheitlichen Standard und garantiert rechtssicher.

„Über eine einzige Schnittstelle erreichen wir mit dem Order Manager viele Lieferanten. Jeder Lieferant, der an die Plattform angebunden ist und das Modul e-Invoicing nutzt, macht uns die Arbeit einfacher,“ erklärt Hirte. „Aber auch für die Teilehersteller ist es einfacher und kostengünstiger, wenn sie den etablierten, bestehenden Branchenstandard nutzen, als wenn sie eigene Systeme für die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen entwickeln.“

Alle Informationen auf einen Klick

Schon vor dem Eintreffen der Warenlieferung erhält Autodoc über den Order Manager einen elektronischen Lieferschein. Bei Ankunft der Ware wird der Lieferschein bzw. die Packliste gescannt, mit dem elektronischen Lieferavis und nach Erhalt mit der elektronischen Rechnung abgeglichen.

Sofort hat der Picker im Lager alle wichtigen Informationen auf dem Bildschirm: Er sieht, welche Artikel auf der Palette gepackt sind und zu welchen Bestellungen diese vereinnahmt werden müssen. Die Informationen aus der Warenvereinnahmung bilden dann die Grundlage für den Rechnungsabgleich. Abweichungen zwischen Lieferung und Rechnung werden in der Rechnungsprüfung berücksichtigt, d.h. es wird entweder eine Gutschrift oder eine neue Rechnung angefordert.

Schnellere und einfachere Prozesse durch Standardisierung

Das Modul e-Invoicing ist nach dem internationalem Standard ISAE 3402 zertifiziert und ermöglicht eine steuerkonforme und papierlose Rechnungsabwicklung. Für die elektronische Verarbeitung wird die Rechnung über den Order Manager als strukturierte Nachricht im Datenformat TXML 2.5 übermittelt. So werden die Prüf- und Bearbeitungszeiten reduziert. Zusätzlich wird die Rechnung als signiertes PDF bereitgestellt, das für die rechtssichere Ablage und Archivierung genutzt werden kann.

„Wir sind schon lange TecAlliance-Kunden, weil wir überzeugt sind von den Vorteilen einheitlicher Lösungen und Datenstandards für die gesamte Branche. e-Invoicing liefert uns eine qualitativ hochwertige Datengrundlage, mit der wir unsere Rechnungsprüfungsprozesse optimieren können“, sagt Hirte.

Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und Kosten

Rund 70 Prozent der Lieferanten von Autodoc sind an die Order Manager-Plattform angebunden. e-Invoicing bietet mit dem TXML-Standard zahlreiche Vorteile und macht es Autodoc einfach, neue Lieferanten anzubinden. „Bei Rechnungen, die im TXML-Format eingehen, ist der Verarbeitungsaufwand minimal. Da sind Rechnungen mit 1.000 Positionen gar nichts. Und jeder zusätzliche Lieferant kann praktisch ohne Aufwand in das System eingegliedert werden“, erläutert Hirte. „Wir nutzen e-Invoicing jetzt seit knapp einem Jahr und sind sehr zufrieden. Und wir empfehlen unseren Lieferanten ausdrücklich, die Lösung ebenfalls zu nutzen und so von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsstellung zu profitieren.“

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